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Afficher et gérer les factures

Affichez et modifiez les factures que vous avez envoyées à vos clients.

Cliquez sur l'onglet Factures du menu principal. La page Factures apparaît.

Dans la liste déroulanteSélectionner un client[Select Customer] en haut à droite, sélectionnez le client dont vous souhaitez afficher les factures.

Remarque

Lorsque vous revenez sur cette page, les factures du client sélectionné en dernier sont affichées.

La tableFactures[Invoices] affiche les informations suivantes pour toutes les factures envoyées au client sélectionné.

Colonne	Description
Numéro de facture	Numéro de facture généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher la facture.
Date de création	Date de création de la facture.
Statut	Statut actuel de la facture. Pour en savoir plus, consultez la liste des statuts de facture ci-dessous.
BC n°	Numéro de BC généré par Coupa pour la commande sur laquelle la facture est basée. Cliquez dessus pour afficher le bon de commande.
Total	Montant total de la facture. Si vos clients utilisent la facturation conforme au pays et ont activé le paramètre de champ approprié, la section Totaux avec remise pour paiement anticipé [Totals with Early PaymentDiscount ] apparaît également sur les factures légales (PDF).
Commentaires sans réponse	Vos commentaires sur la facture de votre client. Les commentaires de votre client auxquels vous devez répondre. Lorsque vous ouvrez la facture, vous pouvez consulter tous les commentaires de votre client ou les ajouter à son intention.
Motif de la contestation	Motif de contestation de la facture par votre client.
Actions	Cliquez sur l'icône Modifier() ou Supprimer () pour modifier ou supprimer une facture. Vous ne pouvez modifier ou supprimer que des brouillons de facture.

Les factures peuvent avoir les statuts suivants :

Statut	Description
Abandonné	La facture contestée a été abandonnée. Votre client peut choisir de vous informer de ce changement de statut de facture et de fournir des instructions. Vous pouvez définir des préférences de notification pour les factures abandonnées.
Approuvé	La facture a été acceptée pour paiement par votre client.

En litige	La facture a été contestée. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Factures contestées.
Brouillon	La facture a été créée, mais elle n'a pas encore été soumise à votre client.
Invalide	Spécifique aux factures électroniques conformes pour les pays de dédouanement, par exemple, le Mexique. Cela indique qu'un CFDI (formulaire de facture légale mexicain) que vous avez envoyé n'a pas pu être validé. Les factures avec ce statut ne sont visibles que pour vous, pas pour votre client.
Approbation en attente	La facture est actuellement en cours d'examen par votre client.
Traitement	La facture est en cours de traitement par le service de comptabilité fournisseurs et devrait être payée prochainement.
Annulé	La facture présente un problème. Contactez votre client pour remettre la facture sur les rails.

Au-dessus du tableau, vous trouverez des instructions du client spécifiant, par exemple, des politiques ou des bonnes pratiques.

Vous pouvez filtrer le tableau par colonnes, utiliser la barre de recherche pour filtrer avec un terme de recherche ou cliquer sur la liste déroulanteAfficherpour effectuer un filtrage avancé. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueCréer des vuespersonnalisées .

Vous pouvez exporter la table des factures au format CSV ou Excel.

Si vos clients utilisent la facturation conforme au pays, vous pouvez également exporter en masse toutes les pièces jointes aux factures légales (généralement au format PDF) dans un fichier compressé (.zip) en sélectionnant l'option Facture légale (zip) dans la liste déroulante Exporter vers [ Export to].

Une barre de message verte vous informe que « Les données que vous avez demandées vous seront envoyées sous peu ».

Remarque

L'exportation prend généralement environ une minute. En cas de nombre élevé de factures, cela peut prendre plus de temps.

Le nombre de factures ou la taille du fichier ne sont pas limités lors de l'exportation de factures légales. Pour en savoir plus, consultezla rubrique À quoi sert le bouton Exporter vers dans FAQCSP / Factures.

Conseil

Vous pouvez configurer la vue de la table Factures pour afficher et exporter vos factures légales par statut, date de création, date de facture, période, etc.

Les notifications en ligne et par e-mail sont activées par défaut. Si vous n'avez pas désactivé la notification en ligne pourl'exportation de factures légales prête, vous recevrez également une notification dans le CSP. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueAfficher et gérer les notifications.

Avertissement

Si vous désactivez les notifications pour cette fonctionnalité, le.zipfichier n'est pas généré. Vous ne pouvez donc pas exporter en masse vos factures légales. Un avertissement s'affiche dans la barre de messages pour activer vos notifications.

Lorsque vous cliquez sur le boutonTélécharger les factureslégales dans l'e-mail ou sur la notification dans le CSP, le fichier compressé est téléchargé sur votre appareil.

Remarque

Si vous n'êtes pas connecté au CSP, vous êtes redirigé vers la pageConnexion[Login] et vous devez accéder à vos notifications pour télécharger le fichier. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Télécharger lesfactureslégales [Download Legal Invoices] à partir de votre notification par e-mail.

Avertissement

Le.zipfichier expire 30 jours après son exportation. Après expiration, vous ne pouvez pas le télécharger à partir de votre e-mail ou notification en ligne.

Factures contestées

Les factures dont le statut est Contesté sont des factures contenant des informations que votre client n'accepte pas, sur lesquelles il a besoin d'éclaircissements ou qui sont incorrectes.

Lorsque le statut d'une facture passe à « Contesté », vous recevez une notification par e-mail indiquant le numéro de facture, la date du litige, le motif du litige et, éventuellement, tout commentaire supplémentaire. Votre client peut laisser des commentaires sur la facture dont l'état est « Contesté ».

Avertissement

Votre client ne traite pas les factures contestées tant que vous n'avez pas résolu le litige.

Dans la table Factures [Invoices ], cliquez sur le numéro de facture ou sur le boutonRésoudre [Resolve] dans la colonne Actions [Actions] de la facture contestée que vous souhaitez résoudre.

Pour résoudre un litige, cliquez sur le bouton approprié en bas de la facture. En fonction du type de facture, vous avez les options suivantes :

Facture électronique standard

Annuler

Si une facture a été émise en double ou a déjà été payée via une facture antérieure, annulez-la.
Facture correcte

Si une facture contient des informations incorrectes, corrigez-la. Lorsque vous soumettez une facture corrigée, vous pouvez utiliser le même numéro de facture.

Facture électronique conforme au pays

Conseil

Les factures électroniques conformes au pays sont marquées d'une coche verte en regard du code pays en haut à droite.

Annuler la facture

Si une facture a été émise en double, créez une note de crédit pour l'annuler.

Si une facture comporte des informations incorrectes (autres que le prix ou la quantité), par exemple, un taux d'imposition ou une description d'article erronés, créez une notede crédit pour l'annuler et émettre une nouvelle facturecorrigée . La facture d'origine reste contestée et la facture corrigée est soumise pour approbation.

Avertissement

La facture corrigée doit avoir un nouveau numéro.
Ajuster

Si le prix et/ou la quantité des lignes de facture sont incorrects sur une facture, émettez une note de crédit d'ajustement (crédit partiel) pour le corriger. Vous pouvez également ajuster la quantité de la ligne de crédit en cas de retour de marchandises ou si une facture a déjà été payée.

Si votre client conteste une facture par erreur ou si vous choisissez de ne pas résoudre le litige, il peut retirer la facture du litige et la traiter.

Une partie ou la totalité de cette page peut avoir été traduite par machine. Toutes nos excuses pour les inexactitudes.