FAQ factures

Comment créer une facture ?

Dans le menu principal, cliquez sur l'ongletCommandes . Si vous êtes connecté à plusieurs clients Coupa, sélectionnez leur nom dans le menu déroulant Sélectionner un client . Dans la table des bons de commande qui apparaît, choisissez le bon de commande à facturer, puis cliquez sur les pièces jaunes pour créer une facture. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Coupa Supplier Portal.

Si vous n'avez pas de bon de commande et que votre client vous a autorisé à créer des factures sans justificatif, cliquez sur l'onglet Factures [Invoices ] du menu principal. Cliquez sur le boutonCréer une facture vierge,au-dessus de la table Factures .  

Si vous n'avez pas de bon de commande et que votre client vous a autorisé à créer des factures avec un document justificatif, cliquez sur l'onglet Factures [Invoices ] du menu principal. Cliquez sur le bouton Créer une facture à partir du contrat au-dessus de la table Factures . 

Pour en savoir plus, consultezla rubrique Créer ou modifier une facture.

Comment créer une facture qui n'est pas adossée à un bon de commande ?

Pour créer une facture non adossée à un bon de commande, cliquez sur l' onglet Factures [Invoices ] du menu principal. Si vous êtes connecté à plusieurs clients Coupa, sélectionnez leur nom dans le menu déroulant Sélectionner un client . Cliquez sur le boutonCréer une facture vierge,au-dessus de la table Factures . Pour en savoir plus, consultezla rubrique Créer ou modifier une facture.

Comment soumettre une facture ?

Votre compte doit être configuré pour gérer les factures via l'instance Coupa de votre client. Contactez-les pour configurer une méthode de facturation.

Quelles options me sont disponibles pour soumettre des factures à mes clients ?

Parlez à votre client des méthodes qu'il souhaite utiliser, parmi les suivantes :

• Le CSP, où vous vous connectez pour inverser manuellement un bon de commande pour créer une facture.

• Notifications exploitables par le fournisseur (SAN), lorsque vous utilisez un e-mail sans vous connecter au CSP.

• cXML, où vous pouvez automatiser le processus d'envoi d'un fichier de facture à l'aide du format cXML standard de Coupa.

• API, qui vous permet d'automatiser le processus d'envoi d'un fichier de facture à l'aide de l'API de Coupa.

• Feuille de calcul Excel, envoyée par e-mail par votre client, que vous remplissez et lui renvoyez.

Puis-je réutiliser un numéro de facture une fois que mon client l'a supprimé de son côté ?

Oui, si un client a supprimé un numéro de facture, vous pouvez le réutiliser.

Puis-je soumettre des factures PDF créées à partir de mon système plutôt que d'utiliser la facturation en ligne ?

Oui, tu peux. Vous pouvez télécharger vos factures PDF de plusieurs façons :

• Connectez-vous au CSP pour créer une facture et joindre le PDF. Vous n'avez pas besoin de contacter votre client pour ce faire, et cela ne prend que quelques instants.
• Envoyez le PDF directement à votre client. Idéal pour les factures sans bon de commande. Cependant, votre client peut avoir à saisir manuellement les informations de la facture PDF dans Coupa, ce qui peut entraîner un retard de paiement. Vérifiez auprès de votre client si cette option lui convient. Ils doivent configurer une adresse e-mail spécifique à laquelle vous pouvez envoyer le PDF.

Pourquoi ne puis-je pas envoyer de factures cXML ?

Vérifiez si vous utilisez les protocoles pris en charge : TLS 1.1 ou TLS 1.2. Si vous rencontrez encore des problèmes, contactez supplier@coupa.com.

Comment savoir si une facture a été enregistrée ?

Dans le menu principal, cliquez sur l'ongletFactures . Pour le client souhaité, recherchez les factures qui sont toujours répertoriées comme brouillons. Elles doivent être modifiées, puis soumises. Si la facture n'existe pas, elle n'est pas dans le système.

Comment ajouter des frais d'expédition à une facture ?

Vous pouvez ajouter des frais d'expédition en bas de la facture ou au niveau de l'article. Demandez à votre client quelle méthode il préfère.

Dois-je inclure des informations comptables sur les factures cXML ?

Les factures associées à un bon de commande ne nécessitent pas d'informations comptables, car ces informations font partie de la demande et sont reportées sur le bon de commande. Lorsqu'une facture fait référence à un numéro de ligne de bon de commande, Coupa prend les informations comptables associées à la ligne et les ajoute à la facture.

Comment puis-je créditer ou annuler une facture déjà facturée ?

Pour créer un crédit, entrez une quantité négative. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Créer une notede crédit .

Une fois qu'une facture est soumise, elle ne peut plus être modifiée. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Créer ou modifier une facture.

Comment puis-je faire une réclamation de pièces sur une facture ?

Vous pouvez facturer plusieurs fois un même bon de commande. Il vous suffit de cliquer sur l'icône en forme de pièce d'or et de saisir le montant que vous souhaitez voir apparaître sur la facture.

Pourquoi ne puis-je pas modifier, annuler ou supprimer une facture ?

Une fois qu'une facture a été soumise, elle ne peut plus être modifiée. Cela garantit l’intégrité du traitement des factures. Cependant, vous avez encore des options :

1. Demandez à votre client de rejeter ou d'annuler la facture existante. Vous pouvez ensuite en créer une nouvelle.

   Remarque

   Si votre client utilise une facturation conforme, il peut uniquement rejeter les factures, mais pas les annuler.

2. Créez un nouvel avis de crédit qui crédite le client de la valeur d'origine, puis créez une nouvelle facture.

Demandez à votre client quelle méthode il préfère.

What does the status "Tolerance Hold" on an invoice mean ?

Cela signifie que le montant facturé diffère du bon de commande de plus que ce que votre client autorise sans approbation manuelle. Si une facture est en attente depuis un certain temps, demandez à votre client de la consulter.

Que faire si une facture a été rejetée ?

Il vous suffit de créer une nouvelle facture pour remplacer celle qui a été rejetée.

Une fois la facture approuvée, que dois-je faire ensuite ?

Rien. La facture se trouve dans la file d'attente de votre client et vous serez payé en fonction des conditions de paiement définies avec lui.

Que faire si une facture n'a pas été payée ?

Pour toute question concernant les informations de paiement, contactez directement votre client. Certains détails de paiement peuvent figurer sur le document de facture dans Coupa, mais tous les clients ne mettent pas à jour ces informations. En outre, dans vos paramètres de notification, vous pouvez choisir de recevoir des notifications de paiement par e-mail ou par SMS.

Dois-je consulter un bon de commande sur le CSP avant de pouvoir facturer mon client ?

Cela dépend de la façon dont votre client vous a configuré. Contactez-les et demandez-leur comment vous êtes configuré et si vous pouvez envoyer des factures non avalisées par un bon de commande.

À quoi sert le bouton Exporter vers ?

Vous pouvez exporter les lignes vers un fichier CSV, un document Excel ou exporter en masse des factures légales dans un fichier compressé (.zip).

Par défaut, le nombre maximum de lignes que vous pouvez exporter est de 200 000. Si vous essayez d'exporter un tableau plus grand, vous recevrez un message d'erreur indiquant que seules 200 000 lignes sont exportées.

Lorsque vous exportez un tableau de moins de 500 lignes, le fichier est immédiatement téléchargé sur votre ordinateur. Lorsqu'une table contient plus de 500 lignes, vous recevez le fichier exporté dans un e-mail.

Comment puis-je créer un avoir ?

Connectez-vous au CSP et cliquez sur l'ongletCommandesdans le menu principal. Choisissez le bon de commande pour lequel vous souhaitez créer un crédit et sélectionnez les pièces rouges. Vous allez créer une facture négative avec une quantité négative ou un montant négatif. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Coupa Supplier Portal.

Si vous n'avez pas de bon de commande et que votre client vous a autorisé à créer des factures sans justificatif, cliquez sur l'onglet Factures [Invoices ] du menu principal. Cliquez sur le boutonCréer une facture vierge,au-dessus de la table Factures .  

Si vous n'avez pas de bon de commande et que votre client vous a autorisé à créer des factures avec un document justificatif, cliquez sur l'onglet Factures [Invoices ] du menu principal. Cliquez sur le bouton Créer une facture à partir du contrat au-dessus de la table Factures . 

Pour en savoir plus, consultezla rubrique Créer ou modifier une facture.

Why do I get the "VAT ID format incorrect" error ?

Vous devez ajouter GB ou ABN devant le numéro de TVA pour les fournisseurs/factures britanniques ou australiens. Dans le menu principal, cliquez sur l' onglet Admin [Admin] pour ajouter une entité juridique avec le numéro de TVA correct sous Configuration de l'entité juridique.

What do I do if I get the "Please fix the below error" message ?

Un problème est survenu du côté du client. Demandez à votre client de vérifier son instance Coupa pour voir si un champ de mandat personnalisé ne peut pas être affiché de votre côté ou si le compte de facturation est actif. Votre client peut ouvrir un ticket auprès du support Coupa s'il ne parvient pas à résoudre le problème.

Quels types de fichiers puis-je joindre à une facture ?

Pour la numérisation d'images de facture, les pièces jointes doivent être de type PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF ou PDF. 

Une pièce jointe peut atteindre 100 Mo, mais pour des raisons de performances, envisagez de limiter la taille de la pièce jointe à environ 16 Mo.

Combien de temps les factures légales peuvent-elles être téléchargées ?

Vous pouvez télécharger des factures dans le CSP tant que vous êtes connecté au client correspondant via le CSP. Vous pouvez également développer un processus interne pour télécharger et stocker ces factures dans une archive électronique séparée de votre choix.

What does "pending receipt" mean ?
Ce statut indique que le client est en train de recevoir les biens/services dans son système. Une fois le reçu saisi par le client, la facture est rapprochée de celui-ci.