Modifier un BC
Modifiez les commandes et les lignes de commande.
Demander des modifications de BC
Vous pouvez demander des modifications de bon de commande si votre client vous autorise à soumettre des demandes de modification de bon de commande et que vous disposez de l'autorisation de modification de commande. Pour plus d'informations, voir Gérer les utilisateurs.
Vous pouvez demander des modifications aux BC créés dans Coupa et les soumettre pour approbation à votre client. Vous ne pouvez pas demander de modifications aux BC fermés ou fermés provisoirement ou aux lignes de BC.
Cliquez sur l'onglet Commandes dans le menu principal, puis sur la page Bons de commande qui s'affiche, cliquez sur le numéro du bon de commande que vous souhaitez modifier.
Au bas du bon de commande, cliquez sur le bouton Demander un changement. Si vous avez enregistré mais n'avez pas soumis votre demande de modification, cliquez sur le bouton Modifier la modification.
Vous pouvez modifier les champs que votre client vous permet de modifier, par exemple, Expédier à l'utilisateur, Département et Date d'arrivée estimée sur la commande, et Besoin par date, Qté/Amt de l'article et Prix sur une ligne de commande. Vous pouvez également supprimer les lignes de BC qui ne peuvent pas être remplies.
Vous ne pouvez pas réduire la quantité/le montant en dessous des valeurs déjà reçues ou facturées.
Vous devez sélectionner un motif de modification dans la liste déroulante :
-
Impossible de livrer la quantité/le montant de la commande
-
L'article commandé n'est plus disponible
-
Impossible d'honorer les commandes avant la date d'échéance
-
Autre - Dans ce cas, vous devez également saisir un commentaire.
Annuler, enregistrer ou soumettre la demande de modification.
Au bas de la page, vous pouvez également ajouter des commentaires pour votre client.
Une seule demande de modification peut être en attente d'approbation à la fois. Vous ne pouvez pas soumettre de demande de modification de bon de commande tant que votre client a une modification en attente d'approbation.
Les modifications sont effectives lorsqu'une demande de modification est approuvée. Lorsqu'une demande de modification du bon de commande est rejetée, vous recevez la notification de la demande de modification de la commande rejetée. Pour plus d'informations, voir Afficher et gérer les notifications.
Après avoir soumis votre demande de modification et en attendant l'approbation de votre client, vous pouvez voir les modifications en attente si vous cliquez pour voir les modifications en attente en haut du bon de commande. Vous pouvez également sélectionner une révision de BC à afficher en cliquant sur la liste déroulante à côté du numéro de BC.
Lors de l'affichage des modifications en attente, la page Demande de modification en attente affiche le numéro de bon de commande, la date de révision, la date à laquelle la demande de modification a été soumise, la raison de la modification, le statut de la modification, le type de modification, etc.
Vous pouvez retirer votre demande de modification en cliquant sur Retirer en bas de la page.
Dans les onglets Modifications de la ligne de commande et Modifications de la ligne de commande, vous pouvez voir des tableaux répertoriant toutes vos modifications de la ligne de BC et de la ligne de BC.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Modifications de bons de commande | |
| N ° de la modification du BdC | Numéro de modification de BdC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher la modification du bon de commande. |
| Commande n ° | Numéro de BdC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher le bon de commande. |
| Version n ° | Numéro de révision du bon de commande généré par Coupa. |
| Utilisateur destinataire | Nom de l'utilisateur à qui l'article/service doit être expédié/livré. |
| État | Statut du changement de BC : brouillon, approbation en attente ou approuvé. Si une demande de modification du BC est rejetée et que vous consultez la modification du BC, elle passe à l'ébauche pour que vous puissiez la modifier et la soumettre à nouveau. Un statut de demande de changement de bon de commande passe également à brouillon lorsque vous le retirez. |
| Éléments | Article(s) ou service(s) sur le bon de commande. |
| Total | Prix total du ou des article(s)/service(s) sur le bon de commande. |
| Lancé par le fournisseur | Indique si la modification du bon de commande a été initiée par vous/le fournisseur (demandes de modification en état d'ébauche ou d'approbation en attente). Les demandes de modification approuvées ne sont pas initiées par les fournisseurs. |
| Créé par | Nom de l'utilisateur qui a créé la demande de modification. |
| Code du motif |
Affiche la raison de la modification sélectionnée dans la liste déroulante : Impossible de livrer la quantité/le montant de la commande, l'article commandé n'est plus disponible, ne peut pas livrer les commandes avant la date de livraison requise ou autre. Si vous sélectionnez autre, vous devez saisir un commentaire. |
| Justification |
Affiche le commentaire fourni ainsi que la raison du changement. |
| Modifications de la ligne de commande de l'achat | |
| Changement de # du BdC | Numéro de modification de BdC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher la modification du bon de commande. |
| Commande n ° | Numéro de BdC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher le bon de commande. |
| Ligne n ° | Numéro de ligne du BC. |
| Type de ligne | Type de ligne : quantité ou montant. |
| Gestion des Fournisseurs | Nom du fournisseur. |
| Compte | Code du compte de facturation. |
| Plan comptable | Nom du plan comptable. |
| Catégorie d ´ achat | Nom de la marchandise. |
| Article | Nom de l'article. |
| Article n ° | Code article. |
| Marqué pour suppression | Indique si la ligne du BdC est marquée pour être supprimée. |
Vous pouvez filtrer les deux tableaux par colonnes, utiliser la barre de recherche pour filtrer avec un terme de recherche ou cliquer sur la liste déroulante Afficher pour effectuer un filtrage avancé. Le tableau des modifications des commandes d'achat contient les filtres intégrés des modifications des commandes initiées par les fournisseurs et des modifications des commandes d'approbation en attente, et le tableau des modifications des lignes de commande d'achat contient le filtre intégré des modifications des lignes de commande d'approbation en attente. Pour plus d'informations, voir Créer des vues personnalisées.
Ajouter des informations de suivi de l'expédition
Vous pouvez ajouter des informations de suivi d'expédition aux bons de commande si votre client active le suivi d'expédition en temps réel.
Dans la section Suivi des expéditions du BC, cliquez sur l'icône Ajouter (
). Dans la fenêtre contextuelle Create Shipment Tracker qui s'affiche, entrez le numéro de suivi de l'ensemble du bon de commande, sélectionnez un transporteur (FedEx, USPS, UPS) dans la fenêtre déroulante et ajoutez une note (facultatif).
Vous ne pouvez entrer qu'un seul numéro de suivi sur un bon de commande. Pour les expéditions partielles, vous pouvez créer un préavis d'expédition (ASN).
