Automatiser la récupération de facture légale
Automatisez la récupération de vos factures légales à l'aide de votre propre serveur SFTP.
Introduction
L'archivage des factures légales est une obligation réglementaire tant pour les fournisseurs que pour les clients. Avec la conformité en tant que service (CaaS) pour la facturation électronique, Coupa génère la facture légale en votre nom dans les pays pris en charge. Bien que vous puissiez télécharger vos factures légales via le Coupa Supplier Portal (CSP), il s'agit actuellement d'un processus manuel.
Pour faciliter ce processus, vous pouvez maintenant spécifier votre propre point de terminaison de serveur SFTP pour télécharger les factures légales pour vos clients Coupa qui utilisent CaaS pour la facturation électronique. Coupa regroupe les factures légales et toutes les pièces jointes aux factures justificatives et envoie le fichier ZIP groupé à votre serveur SFTP.
Vous devez disposer d'un client SFTP pour créer la connexion.
Pour utiliser cette option, vos clients doivent utiliser CaaS. Contactez votre client si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité.
Comment ça marche
Lorsque vous configurez votre point de terminaison SFTP, vous créez un point de terminaison unique pour tous vos clients qui utilisent CaaS. En utilisant ce point de terminaison, Coupa fournit un fichier ZIP par lot qui contient un fichier ZIP par facture contenue dans le lot. Chaque lot peut aller jusqu'à 15 Mo. Coupa n'envoie les factures qu'une seule fois ; une fois qu'elles vous ont été envoyées, elles ne sont pas renvoyées.
| Type de fichier | Fichiers inclus | Convention d'appellation |
|---|---|---|
| Fichier ZIP par lot |
Chaque fichier ZIP de lot contient :
|
Les fichiers ZIP par lots utilisent la convention de dénomination suivante : [nom du client]-[nom du fournisseur]-[cachet de la date et de l'heure]-[ID du lot] |
| Fichier ZIP des factures |
Chaque fichier ZIP de facture contient :
|
Les fichiers ZIP de facture utilisent la convention de dénomination suivante : [numéro de facture]-[abréviation du pays d'origine] |
Si vous fusionnez votre compte CSP avec un autre CSP, le point de terminaison SFTP du compte parent est utilisé pour tous les clients (ceux des comptes parent et enfant). Si le compte parent n'a pas de connexion SFTP et que le compte enfant en a une, le point de terminaison SFTP du compte enfant est supprimé. Dans ce cas, vous devez créer un nouveau point de terminaison SFTP si vous souhaitez automatiser la récupération de vos factures légales.
Vous pouvez vérifier les statuts SFTP et les erreurs sur la page Statut du fichier SFTP (provenant des clients).
Si vous ne savez pas lequel de vos clients utilise CaaS, survolez le lien Afficher les clients utilisant ce service dans la section Données SFTP des clients sur la page Configurer les comptes SFTP de l'administrateur pour voir la liste de vos clients qui utilisent CaaS. > >
Créer un point de terminaison SFTP
Lorsque vous créez un point de terminaison SFTP, vous spécifiez les informations de votre serveur que Coupa utilise pour livrer vos factures légales. Une fois la configuration terminée, Coupa commence à vous envoyer des lots de factures.
- Accédez à Configurer les comptes > SFTP de > l'administrateur.
- Dans la section Données SFTP des clients, cliquez sur Ajouter en haut du tableau.
Si vous ne voyez pas cette section, aucun de vos clients n'utilise CaaS.
- Dans la fenêtre Ajouter un compte SFTP sortant qui apparaît, remplissez les champs
Champ Description Serveur Entrez l'URL de votre serveur SFTP. Nom d'utilisateur Entrez votre nom d'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter à votre compte SFTP. Mot de passe Saisissez le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre compte SFTP. Confirmer le mot de passe Confirmez le mot de passe que vous avez entré dans le champ précédent. Port Le port 22 est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié. - Cochez la case pour vous inscrire aux transferts automatiques de fichiers.
Si vous n'êtes pas prêt à vous inscrire à des transferts automatisés, attendez de créer votre point de terminaison SFTP.
- Cliquez sur Enregistrer.
Une fois que vous avez enregistré, vous ne pouvez pas modifier votre point de terminaison SFTP. Supprimez le point de terminaison et créez-en un nouveau si vous devez apporter des modifications.
- Contactez vos clients Coupa qui utilisent CaaS afin qu'ils puissent activer la fonctionnalité de leur côté.
Examiner l'état et les erreurs du fichier SFTP
Vous pouvez consulter vos fichiers SFTP, l'état des fichiers et les erreurs en accédant à Configurer l'état des fichiers > SFTP de l'>administrateur (dans Clients).
| Colonne | Description |
|---|---|
| État |
État du fichier :
|
| Nom du fichier |
Nom du fichier qui a été envoyé. Remarque Les fichiers sont nommés en utilisant la convention suivante : [nom du client]-[nom du fournisseur]-[cachet de la date et de l'heure]-[ID du lot]. |
| Envoyé | Date à laquelle le fichier a été envoyé par Coupa. |
| Erreur |
L'erreur de livraison, le cas échéant. |
FAQ et dépannage
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