• Dernière modification le: 22 March 2022

Créer ou modifier une facture

Utiliser des factures existantes ou en créer de nouvelles sans bon de commande de secours.

Dans la liste déroulante en haut à droite de la page Factures, sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez créer ou modifier une facture ou une note de crédit.

Cliquez sur le bouton approprié au-dessus du tableau des factures pour :

create_invoice_button.png

Remarque

Les boutons ne sont actifs que pour les actions que vous pouvez effectuer. Par exemple, si votre client ne vous a pas autorisé à créer des factures sans justificatif, le bouton Créerune facturevierge est inactif.

L'icôneInfo[Info], avec l'infobulle située en regard de l'en-têteCréer des factures [Create Invoices], vous indique la marche à suivre si vous ne pouvez pas créer une facture comme prévu. Contactez par exemple votre client pour activer d'autres options de facturation pour vous.

Remarque

En haut de la page, vous pouvez voir les instructions de votre client.

Créer une facture à partir d'un BC

  1. Accédez à la page Commandes ou, sur la page Factures, cliquez sur le bouton Créer une facture à partir d'un bonde commande [Create Invoice from PO] au-dessus de la table pour accéder à la page Commandes [Orders].

  2. Sur la page Commandes, effectuez l'une des actions suivantes :

    • Cliquez sur l'icône Créer une facture(Pièces d'or.png) du bon de commande dans la colonneActions[Actions] de la table Bonsde commande [Purchase Orders].

      En fonction des paramètres de votre client, le texte de l'infobulle de l'icône peut également être Accepter le bon de commande [Accept PO] et Créer une facture [Create Invoice].

    • Cliquez sur le lien Numéro de bon de commande [PO Number] pour ouvrir le bon de commande et cliquez sur le bouton Créer une facture [Create Invoice].

  3. Ajoutez de nouveaux détails de facturation ou choisissez des détails de facturation existants, c'est-à-dire ajouter ou sélectionner une adresse de facturation, de paiement et/ou d'expédition.

    Lorsque vous sélectionnez une entité juridique, la fenêtre contextuelle affiche les adresses de facturation disponibles pour l'entité juridique, ainsi que des informations sur la manière dont vos clients associés à l'entité juridique peuvent vous payer. Par exemple, « Ce client peut vous payer par compte bancaire ou carte de crédit ».

    Dans le cas de plusieurs types de paiement, plusieurs adresses de paiement et d'expédition peuvent s'afficher pour les différents types de paiement. Pour accepter un nouveau type de paiement, vous devrez peut-être ajouter un nouveau type de paiement.

    csp_select_invoicing_details.png

    Si vous n'avez pas d'entité juridique, vous devez en ajouter une en cliquant sur le lien Ajouter [Add New] ou sur l'icône Ajouter/plus [add/plus (add_icon.png)]. Vous êtes guidé lors de la création de votre entité juridique. Pour en savoir plus, consultezla rubrique Configurer des entitésjuridiques .

    L'entité juridique sélectionnée ou nouvellement créée est ajoutée à votre facture.

  4. Sur la pageCréer une facture, renseignez au moins les champs obligatoires (signalés par un astérisque rouge) de votre facture. Certains champs sont pré-remplis avec les informations du bon de commande. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modifier une facture.

Créer une facture à partir d'un contrat

  1. Cliquez sur le boutonCréer une facture à partir d'un contrat[Create Invoice from Contract] au-dessus du tableauFactures [Invoices] sur la pageFactures[Invoices], puis sélectionnez le contrat pertinent dans la liste déroulante.

    select_contract_popup.png

  2. Créez une nouvelle adresse ou choisissez une adresse de facturation existante. Reportez-vous à l'étape 3 de la rubriqueCréer une facture à partir d'un BC.

  3. Sur la pageCréer une facture, renseignez au moins les champs obligatoires (signalés par un astérisque rouge) de votre facture. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modifier une facture.

  4. Sous la section Lignes , vous pouvez choisir de cliquer sur Ajouter une ligne pour ajouter une ligne vide ou sur Sélectionner des lignes dans le contrat pour choisir des lignes dans un contrat.

    1. Si vous choisissez Sélectionner des lignes dans le contrat, choisissez les lignes à ajouter sur la page Sélectionner des lignes dans le contrat, puis cliquez sur Terminer.
      csp_invoice_from_contract_add_contract_lines_v30.4.png

  5. Une fois la facture modifiée, cliquez sur Soumettre.

Créer une facture vide

  1. Cliquez sur le boutonCréer une facturevierge [Create Blank Invoice] au-dessus du tableauFactures [Invoices] sur la pageFactures[Invoices].

  2. Créez une nouvelle adresse ou choisissez une adresse de facturation existante. Reportez-vous à l'étape 3 de la rubriqueCréer une facture à partir d'un BC.

  3. Sur la pageCréer une facture, renseignez au moins les champs obligatoires (signalés par un astérisque rouge) de votre facture. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Modifier une facture.

Créer une note de crédit

Vous pouvez émettre une note de crédit pour :

  • Résoudre un litige concernant une facture, corriger une facture ou annuler une facture en double. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Factures contestées

  • Enregistrer divers crédits, par exemple, retour/annulation de marchandises, ajustements de prix, remises et remboursements.

Remarque

Une note de crédit ne peut être créée que pour les factures dont le statut est Contesté ou Approuvé .

Pour créer une note de crédit : 

  1. Cliquez sur le bouton Créer une note de crédit [Create Credit Note ] au-dessus du tableau Factures [Invoices ] sur la page Factures [InvoicesPièces_rouges.png ] ou, sur la pageCommandes [Orders], cliquez sur l'icône Créer une note de crédit [Create Credit Note] (

  2. Dans la fenêtre contextuelleNote de crédit qui apparaît, sélectionnez le motif de votre note de crédit.

    csp_creditnote_from_invoice_popup.png

    • Résoudre un litige

      Si la note de crédit est liée à un problème concernant une facture ou les marchandises expédiées, sélectionnez le bouton radio Résoudre le problème lié au numérode facture [Resolve issue for invoice number], puis sélectionnez le numéro de facture dans la liste déroulante. Cliquez sur Continuer pour sélectionner la manière dont vous souhaitez résoudre le problème.

      creditnote_resolution.png

      Vous pouvez choisir d'émettre une note de crédit pour annuler et éventuellement corriger la facture ou pour l'ajuster. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueFactures contestées.

      Remarque

      Seule une quantité ou un prix peuvent être diminués par le biais de notes de crédit partielles.

    • Enregistrer un crédit

      Sélectionnez Autre, puis cliquez sur Continuer. Si un contrat est disponible, vous pouvez également le sélectionner dans la liste déroulante.

      note de crédit_autre.png

Créez la note de crédit de la même manière qu'une facture. Pour en savoir plus, consultezla rubrique Modifier une facture.

Si vous annulez entièrement la facture, vous pouvez modifier les champs suivants : Numérode la note de crédit, Datede la note de crédit , Notedu fournisseuret Montantde la remise. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes (fichier, URL ou texte) et un scan d'image , et modifier les lignes de bon de commande, la description de l'UNSPSC et la descriptiondu motif fiscal. Les autres champs sont pré-remplis et ne peuvent pas être modifiés afin que toutes les informations soient reportées de la facture d'origine.

Si vous ajustez la facture, vous pouvez également modifier le prix ou la quantité. Les taxes de niveau ligne sont reportées de la facture et sont calculées au prorata du montant du crédit.

Remarque

Les frais de niveau en-tête (par exemple, expédition, manutention, divers ou taxe de niveau en-tête) ne sont pas transférés de la facture d'origine. Pour fournir un crédit pour les frais de niveau en-tête, vous devez soumettre une note de crédit distincte.

Si vous avez sélectionnéAutre, vous êtes invité à créer une nouvelle adresse ou à choisir une adresse d' envoi de facture existante avant de modifier la facture. Reportez-vous à l'étape 3 de la rubriqueCréer une facture à partir d'un BC.

Modifier une facture

Renseignez au moins les champs obligatoires (signalés par un astérisque rouge) de votre facture.

Si vous créez ou modifiez une note de crédit ou une facture adossée à un bon de commande, certains champs sont pré-remplis avec les informations de la facture d'origine ou du bon de commande.

En fonction des paramètres de votre client, il se peut que vous deviez accepter le bon de commande et que les restrictions suivantes s'appliquent à la facture correspondante :

  • Devise- Ne peut pas être modifié à partir de la devise du BC.

  • UDM- Ne peut pas être modifié à partir de l'UDM de ligne du BC.

  • Prix- Ne peut pas être modifié à partir du prix unitaire de la ligne du BC.

  • Quantité- Peut être modifié de 0 à la quantité restante sur la ligne du bon de commande.

  • Montant- Peut être modifié de 0 au montant restant sur la ligne du bon de commande.

Ces restrictions ne s'appliquent pas aux notes de crédit.

Pour modifier un brouillon de facture, effectuez l'une des actions suivantes :

  • Cliquez sur l' icône Modifier (Modifier.png) de la facture dans le tableauFactures.

  • Cliquez sur le lien Invoice # [Facture n°] pour ouvrir la facture, puis cliquez sur le bouton Modifier [ Edit] .

create_invoice.png

Renseignez au moins les champs obligatoires (signalés par un astérisque rouge). Vous pouvez créer ou choisir une adresse de facturation, de paiement et/ou d'expédition en cliquant sur l'icône derecherche (loupe) correspondante dans la section De [ From]. Vous êtes guidé lors de la création de votre entité juridique. Pour en savoir plus, consultezla rubrique Configurer des entitésjuridiques .

Vous pouvez également joindre des fichiers à une facture à l'aide d'Analysed'image . Une pièce jointe peut atteindre 100 Mo, mais pour des raisons de performances, envisagez de limiter la taille de la pièce jointe à environ 16 Mo. Les pièces jointes d'image sur les factures doivent être des types suivants : PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF ou PDF.

Dans la section Sous-total [Subtotal], vous pouvez saisir des valeurs et sélectionner des taux de taxe pour l'expédition, la manutention et les coûts divers.

Les taux d'imposition applicables sont déterminés par le code d'imposition figurant sur la facture. Le taux d'imposition est un taux réglementé par le gouvernement qui doit être payé aux autorités fiscales dans le cadre de la vente et est indiqué en pourcentage. Il s'applique à toutes les marchandises vendues dans une zone géographique déterminée.

Cliquer sur Calculer vous donnera le montant total brut en tenant compte des valeurs fiscales.

Vous pouvez ajouter des lignes de facture à votre facture en cliquant sur le lien Ajouter une ligne ou sur l'icôneAjouter (add_icon.png) en regard, à condition que votre client Coupa autorise ses fournisseurs à ajouter des lignes.

Cochez la case Imposition au niveau de la ligne pour saisir les informations fiscales pour chaque ligne de facture.

csp11-invoiceline-taxinfo.png

Si vous créez une facture à partir d'un bon de commande et que votre client vous permet de sélectionner des lignes à partir de bons de commande (ce qui vous permet de référencer plusieurs bons de commande sur une facture) et de mettre à jour/corriger les références de bon de commande sur les lignes de facture, vous pouvez Effacer les lignes de bon de commande et sélectionner des lignes de bon de commande à partir de factures en cliquant sur l'icône Sélectionner une ou plusieurs lignes de bon de commande [Pick Order Line(s)][loupe]loupe.png. Dans la fenêtre contextuelle Sélectionner une ou plusieurs lignes de commande [Pick Order(s)] qui apparaît, choisissez la ligne de bon de commande à mapper à votre ligne de facture.

csp11_invoice_pick_order_lines.png

Vous pouvez également ajouter des lignes de bon de commande à partir d'autres commandes ouvertes en cliquant sur le lien Sélectionner des lignes à partir du bon de commande [Pick Lines from PO] ou sur l'icôneAjouter (add_icon.png) en regard. Dans la fenêtre contextuelle Sélectionner des lignes à ajouter [Pick Lines to Add] qui apparaît, cliquez sur l'icôneAjouter (add_icon.png) dans la colonne Actions [Actions] de la ligne de commande à ajouter.

csp11_invoice_pick_lines_from_po.png

Les factures associées aux chèques numériques et aux virements bancaires sont renseignées avec les informations de paiement suivantes : facture payée ou non, date et numéro de paiement, montant payé et notes de paiement. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueAfficher et télécharger des chèquesnumériques .

Soumettez la facture ou enregistrez-la en tant que brouillon pour la soumettre ultérieurement. Vous pouvez également ajouter des commentaires pour votre client.

When you try to submit an invoice that does not meet your customer's requirements, depending on your customer's settings, you might get the following warning message : "This invoice has the following warning(s) :", followed by details on what to correct.

Avant de soumettre la facture, vous pouvez l'annuler ou la supprimer. Vous ne pouvez supprimer que des brouillons de facture.

Remarque

Si vous souhaitez apporter des modifications à la facture après l'avoir soumise, vous devez contacter votre client

Pièces jointes des factures

Lorsque vous joignez un document à une facture, assurez-vous qu'il est pertinent et approprié pour la transaction. Si vous avez joint un document par erreur et que la facture a été soumise à votre client sur la plateforme Coupa, contactez votre client et demandez la suppression du fichier en votre nom.

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