Création des notes de frais des travailleurs occasionnels

• Les travailleurs occasionnels (CW) peuvent créer des notes de frais en accédant à Expense > Create Expense
• Tous les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque.
  • Le numéro CW et le nom CW seront automatiquement remplis en fonction du profil CW.
  • Choisissez le bon numéro de frais ou le bon compte dans la liste déroulante.
  • Saisissez un titre de récapitulatif des dépenses.
  • Entrer la date de début et la date de fin.
  • Entrez l'objet (bref détail) de la dépense.
  • Cliquez sur Enregistrer et continuer.

• Si vous avez des travailleurs qui changent souvent d'affectation, vous pouvez gagner du temps en permettant à tous les travailleurs de sélectionner des comptes en dehors de celui(s) attribué (s) à leur profil, afin que les gestionnaires n'aient pas à mettre à jour manuellement les profils des travailleurs pour chaque nouvelle affectation.
• Les clients qui utilisent l'interface améliorée de CCW pour attribuer des comptes de facturation peuvent activer cette option en accédant à : Paramètres du client Paramètres > du système > Permettre au travailleur occasionnel de choisir un compte différent de son affectation sur la feuille de temps, la facture et les dépenses.
  • Si cette option est activée, les travailleurs peuvent ensuite rechercher tous les comptes à leur disposition directement sur le terrain ou en cliquant sur l'icône en forme de loupe. (Les travailleurs sont limités par la même sécurité de compte de facturation qui s'applique à leur responsable. Si un travailleur tente de sélectionner un compte auquel son responsable n'a pas accès, une erreur se produira.)
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• En savoir plus sur la façon dont les employés peuvent sélectionner des comptes. (Les clients ayant accès à la plate-forme principale Coupa peuvent se référer à ce document à la place.)

Ajouter un article

• Sélectionnez Ajouter un élément à partir de la liste d'actions.
  • Sélectionnez la date de dépense (date à laquelle la dépense a été engagée), qui doit être comprise dans la plage de dates indiquée sur la dépense.
  • Choisissez la catégorie de dépenses appropriée.
  • Choisissez le type de dépense approprié.
  • Choisissez le type de paiement.
  • Saisissez le montant de la dépense. Les montants sont arrondis à deux décimales immédiatement après avoir cliqué ou retiré de ce champ.
  • Saisissez une brève description de la dépense.
  • Joignez un reçu en cliquant sur Parcourir les reçus, en naviguant jusqu'à l'endroit où le fichier est enregistré (fichiers pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx uniquement) et en le sélectionnant pour le téléchargement. Une fois téléchargé, le titre du reçu est le nom du fichier téléchargé. Cliquez sur le titre et tapez dans le champ de texte pour modifier le nom si nécessaire.
  • Pour associer l'élément de dépense à un projet et/ou à un ordre de tâche spécifique, veuillez consulter la section suivante.
  • Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l'article.
  • Continuez à ajouter des postes de dépenses individuels à déclarer, au besoin.

Éléments de dépenses pour les projets et les ordres de tâches

Les travailleurs sur les projets SOW peuvent également sélectionner un numéro de projet et un numéro de commande de tâche à associer à l'article. Seuls les projets et les ordres de tâches qui ont été attribués au travailleur à la date sélectionnée sont disponibles. Sélectionnez Sans objet si l'élément ne doit pas être associé à un projet ou à un ordre de tâches.

Sélectionnez d'abord le numéro du projet. Tous les ordres de tâches associés à ce projet peuvent également être sélectionnés.

En savoir plus sur le suivi des dépenses des travailleurs sur les projets SOW.

Autres façons d'ajouter des reçus

Après avoir enregistré un article avec un reçu, le reçu joint est visible sur la page Aperçu des dépenses dans les zones Articles de dépense et Reçus et documents. Il existe d'autres moyens d'ajouter des reçus à des éléments de dépense, par exemple :

Dans la zone Éléments de dépense, chaque élément répertorié comprend une icône de téléchargement (voir l'image ci-dessous) afin que les reçus puissent également être joints directement à partir de cette zone. Si vous remarquez le mauvais reçu joint à un article ici, ouvrez l'article pour supprimer le reçu et en ajouter un nouveau.

Les reçus peuvent être ajoutés sur la page Aperçu des dépenses avec le lien Télécharger le reçu dans la liste des actions ou le bouton Télécharger au-dessus de la dépense.

• Lors du téléchargement d'un reçu :
  • Saisissez le titre du reçu.
  • Cliquez sur Parcourir pour accéder à l'emplacement du reçu enregistré.
  • Sélectionnez le fichier de réception (fichiers pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx uniquement) et cliquez sur Ouvrir.
  • Cochez la case à côté de l'élément de dépense où ce reçu doit être joint.
  • Cliquez sur Charger.

Les détails sur les reçus joints peuvent être consultés à partir de la page Aperçu des dépenses, sous Éléments de dépense, en cliquant sur l'icône « globe oculaire » à côté d'un élément pour voir les reçus joints ainsi que des informations à leur sujet.

Dans la section Reçus et documents, cliquez sur le bouton dans la colonne Afficher l'article à côté de tout reçu pour voir le (s) article(s) associé (s) à ce reçu. Le numéro d'article, le montant et d'autres détails sont affichés.

Soumettre la note de frais

• Cliquez sur Soumettre à dans la liste d'actions.
• Cliquez pour confirmer.

Suivi des notesde frais

• CW accèdera au menu principal Détails > des notes > de frais
• Le statut des dépenses indique où se trouve la dépense dans le processus d'approbation.