FAQ sur les factures

Comment créer une facture ?

Dans le menu principal, cliquez sur l'onglet Commandes. Si vous êtes connecté à plusieurs clients Coupa, sélectionnez leur nom dans le menu déroulant Sélectionner un client. Dans le tableau du bon de commande qui apparaît, choisissez le bon de commande que vous souhaitez facturer, puis cliquez sur les pièces jaunes pour créer une facture. Pour plus d'informations, voir Coupa Supplier Portal.

Si vous n'avez pas de BC et que votre client vous a autorisé à créer des factures sans justificatif, cliquez sur l'onglet Factures dans le menu principal. Cliquer sur le bouton Créer une facture vierge au-dessus du tableau Factures.  

Si vous n'avez pas de bon de commande et que votre client vous a autorisé à créer des factures avec un justificatif, cliquez sur l'onglet Factures dans le menu principal. Cliquez sur le bouton Créer une facture à partir d'un contrat au-dessus du tableau Factures. 

Pour plus d'informations, voir Créer ou modifier une facture.

Comment créer une facture qui n'est pas étayée par un bon de commande ?

Pour créer une facture non adossée à un bon de commande, cliquez sur l'onglet Factures dans le menu principal. Si vous êtes connecté à plusieurs clients Coupa, sélectionnez leur nom dans le menu déroulant Sélectionner un client. Cliquer sur le bouton Créer une facture vierge au-dessus du tableau Factures. Pour plus d'informations, voir Créer ou modifier une facture.

Comment envoyer une facture ?

Votre compte doit être configuré pour gérer les factures via l'instance Coupa de votre client. Contactez-les pour mettre en place une méthode de facturation.

Quelles sont les options disponibles pour soumettre des factures à mes clients ?

Vous devez parler à votre client des méthodes suivantes qu'il souhaite utiliser :

• Le CSP, où vous vous connectez pour retourner manuellement un BC pour créer une facture.

• Notification exploitable par le fournisseur (SAN), où vous agissez sur un e-mail sans vous connecter au CSP.

• cXML, où vous pouvez automatiser le processus d'envoi d'un fichier de facture en utilisant le format cXML standard de Coupa.

• API, où vous pouvez automatiser le processus d'envoi d'un fichier de facture à l'aide de l'API de Coupa.

• Feuille de calcul Excel, envoyée par e-mail par votre client, que vous remplissez et lui renvoyez.

Puis-je réutiliser un numéro de facture une fois que mon client l'a supprimé de son côté ?

Oui, si un client a supprimé un numéro de facture, vous pouvez le réutiliser.

Puis-je envoyer des factures PDF créées à partir de mon système au lieu d'utiliser la facturation en ligne ?

Oui, vous pouvez. Vous pouvez charger vos factures PDF des manières suivantes :

• Connectez-vous au CSP pour créer une facture et joindre le PDF. Vous n'avez pas besoin de contacter votre client pour ce faire, et cela ne prend qu'un moment.
• Envoyez le PDF directement à votre client par courriel. Ceci est idéal pour les factures sans bon de commande. Cependant, il se peut que votre client doive saisir manuellement les informations de facture PDF dans Coupa, ce qui peut entraîner un retard de paiement. Vérifiez auprès de votre client si cette option fonctionne pour lui. Ils doivent configurer une adresse e-mail spécifique où vous pouvez envoyer le PDF.

Pourquoi ne puis-je pas envoyer de factures cXML ?

Vérifiez si vous utilisez les protocoles pris en charge : TLS 1.1 ou TLS 1.2. Si vous rencontrez encore des problèmes, contactez supplier@coupa.com.

Comment savoir si une facture a été enregistrée ?

Dans le menu principal, cliquez sur l'onglet Factures. Pour le client souhaité, recherchez les factures qui sont toujours répertoriées comme brouillons. Ils doivent être modifiés puis soumis. Si la facture n'est pas là, elle n'est pas dans le système.

Comment ajouter des frais d'expédition à une facture ?

Vous pouvez ajouter des frais d'expédition en bas de la facture ou au niveau du poste. Demandez à votre client quelle méthode il préfère.

Dois-je inclure des informations comptables sur les factures cXML ?

Les factures relatives à un bon de commande n'ont pas besoin d'informations comptables, car ces informations font partie de la demande et sont reportées sur le bon de commande. Lorsqu'une facture fait référence à un numéro de ligne de BC, Coupa prend les informations comptables associées à la ligne et les ajoute à la facture.

Comment puis-je créditer ou annuler une facture qui a déjà été facturée ?

Pour créer un avoir, entrez une quantité négative. Pour plus d'informations, voir Créer une note de crédit.

Une fois qu'une facture est soumise, elle ne peut être modifiée en aucune façon. Pour plus d'informations, voir Créer ou modifier une facture.

Comment faire une réclamation de pièce sur une facture ?

Vous pouvez facturer plusieurs fois pour un seul bon de commande. Il vous suffit de cliquer sur l'icône en forme de pièce d'or et de saisir le montant que vous souhaitez voir apparaître sur la facture.

Pourquoi ne puis-je pas modifier, annuler ou supprimer une facture ?

Une fois qu'une facture a été soumise, elle ne peut être modifiée en aucune façon. Cela garantit l'intégrité du traitement des factures. Cependant, vous avez encore des options :

1. Demandez à votre client de rejeter ou d'annuler la facture existante. Vous pouvez ensuite en créer un nouveau.

   Remarque

   Si votre client utilise une facturation conforme, il ne peut que rejeter les factures, mais pas les annuler.

2. Créer une nouvelle note de crédit qui crédite le client pour la valeur d'origine, puis créer une nouvelle facture.

Demandez à votre client quelle méthode il préfère.

Que signifie le statut « Tolerance Hold » sur une facture ?

Cela signifie que le montant facturé diffère du BC de plus de ce que votre client autorise sans approbation manuelle. Si une facture est en attente depuis un certain temps, demandez à votre client de l'examiner.

Que dois-je faire si une facture a été rejetée ?

Il suffit de créer une facture pour remplacer celle qui a été rejetée.

Une fois qu'une facture a été approuvée, que dois-je faire ensuite ?

Rien. La facture est la file d'attente de votre client et vous serez payé selon les conditions de paiement que vous avez définies avec votre client.

Que faire si j'ai une facture qui n'a pas été payée ?

Pour toute question concernant les informations de paiement, contactez directement votre client. Certains détails de paiement peuvent figurer sur le document de facture dans Coupa, mais tous les clients ne mettent pas à jour ces informations. En outre, dans vos paramètres de notification, vous pouvez choisir de recevoir des notifications de paiement par e-mail ou par SMS.

Dois-je voir un bon de commande sur le CSP avant de pouvoir facturer mon client ?

Cela dépend de la façon dont votre client vous a configuré. Contactez-les et demandez comment vous êtes configuré et si vous pouvez envoyer des factures non adossées à un bon de commande.

Que fait le bouton Exporter vers ?

Vous pouvez exporter les lignes vers un fichier CSV, un document Excel ou exporter en bloc des factures légales dans un fichier compressé (.zip).

Par défaut, le nombre maximal de lignes que vous pouvez exporter est de 200 000. Si vous essayez d'exporter un tableau plus grand, vous recevez un message d'erreur indiquant que seulement 200 000 lignes sont exportées.

Lorsque vous exportez un tableau de moins de 500 lignes, le fichier se télécharge immédiatement sur votre ordinateur. Lorsqu'un tableau compte plus de 500 lignes, vous recevez le fichier exporté compressé dans un e-mail.

Comment créer une note de crédit ?

Connectez-vous au CSP et cliquez sur l'onglet Commandes dans le menu principal. Choisissez le bon de commande pour lequel vous souhaitez créer un crédit et sélectionnez les pièces rouges. Vous créerez une facture négative avec une quantité négative ou un montant négatif. Pour plus d'informations, voir Coupa Supplier Portal.

Si vous n'avez pas de BC et que votre client vous a autorisé à créer des factures sans justificatif, cliquez sur l'onglet Factures dans le menu principal. Cliquer sur le bouton Créer une facture vierge au-dessus du tableau Factures.  

Si vous n'avez pas de bon de commande et que votre client vous a autorisé à créer des factures avec un justificatif, cliquez sur l'onglet Factures dans le menu principal. Cliquez sur le bouton Créer une facture à partir d'un contrat au-dessus du tableau Factures. 

Pour plus d'informations, voir Créer ou modifier une facture.

Pourquoi l'erreur « Format du numéro de TVA incorrect » s'affiche-t-elle ?

Vous devez ajouter GB ou ABN devant le numéro de TVA pour les fournisseurs/factures britanniques ou australiens. Dans le menu principal, cliquez sur l'onglet Admin pour ajouter une entité juridique avec le bon numéro de TVA sous Configuration de l'entité juridique.

Que dois-je faire si je reçois le message « Veuillez corriger l'erreur ci-dessous » ?

Il y a un problème du côté du client. Demandez à votre client de vérifier son instance Coupa pour voir s'il existe un champ de mandat personnalisé qui ne peut pas être affiché de votre côté ou si le compte de facturation est actif. Votre client peut ouvrir un ticket auprès du support Coupa s'il ne parvient pas à résoudre le problème.

Quels types de fichiers puis-je joindre à une facture ?

Pour les scans d'image de facture, les pièces jointes doivent être des types suivants : PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF ou PDF. 

Une pièce jointe peut atteindre 100 Mo, mais pour des raisons de performance, envisagez de limiter la taille de la pièce jointe à environ 16 Mo.

Combien de temps les factures légales sont-elles disponibles pour téléchargement ?

Vous pouvez télécharger les factures dans le CSP tant que vous êtes connecté au client correspondant via le CSP. Vous pouvez également développer un processus interne pour télécharger et stocker ces factures dans une archive électronique séparée de votre choix.

Que signifie « en attente de réception » ?
Ce statut montre que le client est en train de recevoir les biens/services dans son système. Une fois que le client a saisi le reçu, la facture est comparée à celui-ci.