Créer ou modifier une facture

Dans la liste déroulante en haut à droite de la page Factures, sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez créer ou modifier une facture ou une note de crédit.

L'icône Info avec l'info-bulle à côté de l'en-tête Créer des factures vous indique ce qu'il faut faire si vous ne pouvez pas créer une facture comme prévu, par exemple, contactez votre client pour activer plus d'options de facturation pour vous.

Créer une facture à partir d'un bon de commande

1. Accédez à la page Commandes ou, sur la page Factures, cliquez sur le bouton Créer une facture à partir du BdC au-dessus du tableau pour accéder à la page Commandes.

2. Sur la page Commandes, effectuez l'une des opérations suivantes :

   • Cliquez sur l'icône Créer une facture pour le bon de commande dans la colonne Actions du tableau Bons de commande.

     Selon les paramètres de votre client, le texte de l'info-bulle de l'icône peut également être Accepter le bon de commande et Créer une facture.

   • Cliquez sur le lien Numéro de bon de commande pour ouvrir le bon de commande et cliquez sur le bouton Créer une facture.

     

3. Ajoutez de nouveaux détails de facturation ou choisissez des détails de facturation existants, c'est-à-dire ajoutez ou sélectionnez une facture à partir de, remettez à et/ou expédiez à partir de l'adresse.

   Lorsque vous sélectionnez une entité juridique, la fenêtre contextuelle affiche les adresses de facturation disponibles pour l'entité juridique et des informations sur la façon dont vos clients associés à l'entité juridique peuvent vous payer, par exemple, « Ce client peut vous payer par compte bancaire ou carte de crédit ».

   Dans le cas de plusieurs types de paiement, vous pouvez voir plusieurs adresses Remit-To et Ship From pour les différents types de paiement. Pour accepter un nouveau type de paiement, vous devrez peut-être ajouter un nouveau type de versement.

   

   Si vous n'avez pas d'entité juridique, vous devez en ajouter une en cliquant sur le lien Ajouter ou sur l'icône Ajouter/Plus. Vous êtes guidé dans la création de votre entité juridique. Pour plus d'informations, voir Configurer les entités juridiques.

   L'entité juridique sélectionnée ou nouvellement créée est ajoutée à votre facture.

4. Sur la page Créer une facture, remplissez au moins les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) de votre facture. Certains des champs sont pré-remplis d'informations provenant du bon de commande. 

Créer une facture à partir d'un contrat

1. Cliquez sur le bouton Créer une facture à partir d'un contrat au-dessus du tableau Factures sur la page Factures et sélectionnez le contrat concerné dans la liste déroulante.

   

2. Créer une nouvelle adresse ou choisir une adresse de facturation existante.

3. Sur la page Créer une facture, remplissez au moins les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) de votre facture.

4. Dans la section Lignes, vous pouvez choisir de cliquer sur Ajouter une ligne pour ajouter une ligne vide ou sur Choisir des lignes d'un contrat pour choisir des lignes d'un contrat.

   1. Si vous choisissez Choisir des lignes dans le contrat, choisissez les lignes que vous souhaitez ajouter sur la page Choisir des lignes dans le contrat et cliquez sur Terminer.
      

5. Une fois que vous avez terminé de modifier la facture, cliquez sur Soumettre.

Créer une facture vide

1. Cliquer sur le bouton Créer une facture vierge au-dessus du tableau Factures sur la page Factures.

2. Créer une nouvelle adresse ou choisir une adresse de facturation existante.

3. Sur la page Créer une facture, remplissez au moins les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) de votre facture.

Créer une facture à partir d'une feuille de temps

Vous verrez les feuilles de temps approuvées comme rémunération qui doivent être facturées et perçues. À partir du Coupa Supplier Portal (CSP), vous pouvez créer, soumettre et voir les feuilles de temps approuvées. Vous pouvez créer et soumettre une facture à partir du bon de commande avec les feuilles de temps sélectionnées. 

1. Sélectionnez le bouton Créer une facture sur la page Commandes pour une commande de feuille de temps.
2. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez inclure sur la facture.
3. Sélectionnez Créer une facture.

Créer une note de crédit

Vous pouvez émettre une note de crédit à :

• Résoudre un litige sur une facture, corriger une facture ou annuler une facture en double.

• Enregistrez des crédits divers, par exemple, le retour/l'annulation de marchandises, les ajustements de prix, les remises et les remboursements.

Pour créer une note de crédit : 

1. Cliquez sur le bouton Créer une note de crédit au-dessus du tableau Factures sur la page Factures ou, sur la page Commandes, cliquez sur l'icône Créer une note de crédit pour le BC dans la colonne Actions du tableau Bons de commande.

2. Dans la fenêtre contextuelle de note de crédit qui s'affiche, sélectionnez le motif de votre note de crédit.

   

   • Résoudre un différend

     Si la note de crédit est liée à un problème avec une facture ou les marchandises expédiées, sélectionnez le bouton radio Résoudre le problème pour le numéro de facture et, dans la liste déroulante, sélectionnez le numéro de facture. Cliquez sur Continuer pour sélectionner la manière dont vous souhaitez résoudre le problème.

     

     Vous pouvez choisir d'émettre une note de crédit pour annuler et éventuellement corriger la facture ou l'ajuster. Pour plus d'informations, voir Afficher et gérer les factures : Factures en litige.

     Remarque

     Seul le prix ou la quantité peut être réduit grâce à des notes de crédit partielles.

   • Enregistrer un crédit

     Sélectionnez Autre et cliquez sur Continuer. Si un contrat est disponible, vous pouvez également le sélectionner dans la liste déroulante.

     

Créez l'avoir de la même manière que la création d'une facture.

Si vous annulez complètement la facture, vous pouvez modifier les champs suivants : Numéro de la note de crédit, date de la note de crédit, note du fournisseur et montant de la remise. Vous pouvez également ajouter des pièces jointes (fichier, URL ou texte) et une analyse d'image, et modifier les lignes de BC, l'UNSPSC et les descriptions des motifs fiscaux. Les autres champs sont pré-remplis et non modifiables, de sorte que toutes les informations sont reportées de la facture d'origine.

Si vous ajustez la facture, vous pouvez également modifier le prix ou la quantité. Les taxes au niveau de la ligne sont reportées de la facture et sont calculées au prorata en fonction du montant du crédit.

Si vous avez sélectionné Autre, il vous est demandé de créer une nouvelle facture ou de choisir une adresse de facturation existante avant de modifier la facture.

Éditer une facture

Remplissez au moins les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge) de votre facture.

Si vous créez ou modifiez une note de crédit ou une facture adossée à un bon de commande, certains des champs sont pré-remplis d'informations provenant de la facture originale ou du bon de commande.

En fonction des paramètres de votre client, vous devrez peut-être accepter le bon de commande et les restrictions suivantes peuvent s'appliquer à la facture correspondante :

• Devise – Ne peut pas être remplacé par la devise du BC.

• UDM – Ne peut pas être modifié à partir de l'UDM de la ligne du BC.

• Prix – Ne peut pas être modifié à partir du prix unitaire de la ligne du BC.

• Quantité – Possible de modifier de 0 à la quantité restante sur la ligne du BdC.

• Montant – Possible de modifier 0 pour saisir le montant restant sur la ligne du BdC.

Ces restrictions ne s'appliquent pas aux notes de crédit.

Pour modifier une ébauche de facture, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Cliquez sur l'icône Modifier de la facture dans le tableau Factures.

• Cliquez sur le lien Facture # pour ouvrir la facture et cliquez sur le bouton Modifier.

Remplissez au moins les champs obligatoires (marqués d'un astérisque rouge). Vous pouvez créer ou choisir une facture, une remise et/ou une adresse d'expédition en cliquant sur l'icône de recherche (loupe) correspondante dans la section De. Vous êtes guidé dans la création de votre entité juridique. Pour plus d'informations, voir Configurer les entités juridiques.

Vous pouvez également joindre des fichiers à une facture à l'aide du scan d'image. Une pièce jointe peut atteindre 100 Mo, mais pour des raisons de performance, envisagez de limiter la taille de la pièce jointe à environ 16 Mo. Les pièces jointes d'image sur les factures doivent être des types suivants : PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF ou PDF.

Dans la section Sous-total, vous pouvez entrer des valeurs et sélectionner des taux de taxe pour les frais d'expédition, de manutention et divers.

Les taux de taxe applicables sont déterminés par le code fiscal figurant sur la facture. Le taux d'imposition est un taux réglementé par le gouvernement à payer aux autorités fiscales dans le cadre de la vente et il est indiqué en pourcentage. Il s'applique à toutes les marchandises vendues dans une zone géographique spécifiée.

En cliquant sur Calculer, vous obtiendrez le montant total brut en tenant compte des valeurs fiscales.

Vous pouvez ajouter des lignes de facture à votre facture en cliquant sur le lien Ajouter une ligne ou sur  l'icône Ajouter à côté, à condition que votre client Coupa permette à ses fournisseurs d'ajouter des lignes.

En cochant la case Taxe de niveau de ligne, vous pouvez saisir des informations fiscales pour chaque ligne de facture.

Si vous créez une facture à partir d'un bon de commande et que votre client vous permet de choisir des lignes de bons de commande (ce qui vous permet de référencer plusieurs bons de commande sur une seule facture) et de mettre à jour/corriger les références de bons de commande sur les lignes de facture, vous pouvez effacer les lignes de bons de commande et sélectionner des lignes de bons de commande à partir des factures en cliquant sur l'icône de la loupe Pick Order Line(s). Dans la fenêtre contextuelle Pick Order Line(s) qui s'affiche, choisissez la ligne de BC que vous souhaitez mapper à votre ligne de facture.

Vous pouvez également ajouter des lignes de BdC à partir d'autres commandes ouvertes en cliquant sur le lien Sélectionner des lignes à partir du BdC ou sur  l'icône Ajouter située à côté. Dans la fenêtre contextuelle Choisir des lignes à ajouter, cliquez sur l'icône Ajouter dans la colonne Actions pour la ligne de commande que vous souhaitez ajouter.

Les factures associées aux chèques numériques et aux virements bancaires sont renseignées avec les informations de paiement suivantes : facture payée ou non, date et numéro de paiement, montant payé et notes de paiement. Pour plus d'informations, voir Afficher et télécharger des chèques numériques.

Soumettez la facture ou enregistrez-la sous forme de brouillon pour la soumettre plus tard. Vous pouvez également ajouter des commentaires pour votre client.

Lorsque vous essayez de soumettre une facture qui ne répond pas aux exigences de votre client, en fonction des paramètres de votre client, le message d'avertissement suivant peut s'afficher : « Cette facture comporte le (s) avertissement(s) suivant (s) : », suivi (s) de détails sur ce qu'il faut corriger.

Avant d'envoyer la facture, vous pouvez l'annuler ou la supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les brouillons de factures.

Pièces jointes de la facture

Lorsque vous joignez un document à une facture, assurez-vous que le document est pertinent et approprié à la transaction. Si vous avez joint un document par erreur et que la facture a été soumise à votre client sur la plate-forme Coupa, contactez votre client et demandez que le fichier soit supprimé en votre nom.

FAQ

Que dois-je faire si mon client Coupa utilise une facturation conforme pour le Mexique ?

Lorsque votre client utilise une facturation conforme pour le Mexique, vous aurez une nouvelle option sous Factures Reçus de paiement>. Lorsque vous sélectionnez un reçu dans Télécharger un fichier CFDI, vous pouvez télécharger le fichier XML pour examen de validation. 

Dans le tableau des reçus de paiement, le numéro de reçu complet s'affiche et le fait de sélectionner un lien de reçu télécharge le fichier. Pour afficher la facture afin de vous assurer que le fichier CFDI a été téléchargé, sélectionnez n'importe quelle facture et utilisez la section No du reçu de paiement pour afficher tous les fichiers CFDI vérifiés en sélectionnant les liens.