Afficher et gérer les factures
Affichez et modifiez les factures que vous avez envoyées à vos clients.
Cliquer sur l'onglet Factures dans le menu principal. La page Factures s'affiche.
Dans la liste déroulante Sélectionner un client en haut à droite, sélectionnez le client dont vous souhaitez afficher les factures.
Lorsque vous visitez à nouveau la page, elle vous montre les factures du client que vous avez sélectionné la dernière fois.
Le tableau Factures affiche les informations suivantes pour toutes les factures que vous avez envoyées au client sélectionné.
| Colonne | Description |
|---|---|
| N ° de facture | Numéro de facture généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher la facture. |
| Date de création | Date de la création de la facture. |
| État | Statut actuel de la facture. Pour plus d'informations, voir la liste de l'état de la facture ci-dessous. |
| BC n ° | Numéro de bon de commande généré par Coupa pour la commande sur laquelle la facture est basée. Cliquez dessus pour afficher le bon de commande. |
| Total |
Montant total de la facture. Si vos clients utilisent la facturation conforme au pays et ont activé le paramètre de champ approprié, sur les factures légales (PDF), vous pouvez également consulter la section Totaux avec remise pour paiement anticipé avec des totaux réduits. |
| Commentaires sans réponse | Vos commentaires sur la facture de votre client. Aussi, les commentaires de votre client auxquels vous devez répondre.
Vous pouvez voir tous les commentaires de votre client ou ajouter vos commentaires pour le client lorsque vous ouvrez la facture. |
| Motif du différend | La raison de la contestation de la facture par votre client. |
| Actions | Cliquez sur l'icône Modifier ( ) ou Supprimer ( ) pour modifier ou supprimer une facture. Vous pouvez modifier ou supprimer uniquement les brouillons de factures. |
Les factures peuvent avoir les statuts suivants :
| État | Description |
|---|---|
| Abandonné | La facture contestée a été abandonnée. Votre client peut choisir de vous informer de ce changement de statut de facture et de fournir des instructions. Vous pouvez définir des préférences de notification pour les factures abandonnées. |
| Approuvé | La facture a été acceptée pour paiement par votre client. |
| En litige |
La facture a fait l'objet d'un litige. Pour plus d'informations, voir Factures contestées. |
| Brouillon |
La facture a été créée, mais elle n'a pas encore été soumise à votre client. |
| Non valide | Spécifique pour les factures électroniques conformes pour les pays de dédouanement, par exemple, le Mexique. Il indique qu'un CFDI (formulaire de facture juridique mexicain) que vous avez envoyé a échoué à la validation. Les factures avec ce statut ne sont visibles que par vous, pas par votre client. |
| Approbation en attente |
La facture est actuellement en cours d'examen par votre client. |
| Traitement en cours | La facture est actuellement traitée par le service AP et devrait être payée prochainement. |
| Annulé | Il y a un problème avec la facture. Contactez votre client pour remettre la facture sur les rails. |
Au-dessus du tableau, vous pouvez avoir des instructions du client spécifiant, par exemple, des politiques ou des meilleures pratiques.
Vous pouvez filtrer le tableau par colonnes, utiliser la barre de recherche pour filtrer avec un terme de recherche ou cliquer sur la liste déroulante Afficher pour effectuer un filtrage avancé. Pour plus d'informations, voir Créer des vues personnalisées.
Vous pouvez exporter le tableau INVOICES au format CSV ou Excel.
Si vos clients utilisent une facturation conforme au pays, vous pouvez également exporter en bloc toutes les pièces jointes à la facture légale (généralement des PDF) dans un fichier compressé (.zip) en sélectionnant l'option Facture légale (zip) dans la liste déroulante Exporter vers.
Une barre de message verte vous informe que « Les données que vous avez demandées vont vous être envoyées sous peu ».
L'exportation prend généralement environ une minute. Dans le cas d'un grand nombre de factures, cela peut prendre plus de temps.
Il n'y a pas de limitation sur le nombre de factures ou la taille du fichier lors de l'exportation de factures légales. Pour plus d'informations, voir Que fait le bouton Exporter vers ? dans la FAQ / Factures de CSP.
Vous pouvez définir l'affichage de votre tableau des factures pour afficher et exporter vos factures légales par statut, date de création, date de facturation, période, etc.
Les notifications en ligne et par e-mail sont activées par défaut, donc si vous n'avez pas désactivé votre notification en ligne pour l'exportation de factures légales, vous recevez également une notification dans le CSP. Pour plus d'informations, voir Afficher et gérer les notifications.
Si vous désactivez les notifications pour cette fonctionnalité, le fichier .zip n'est pas généré, vous ne pouvez donc pas exporter en masse vos factures légales. Vous pouvez voir un avertissement dans la barre des messages pour activer vos notifications.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Télécharger les factures légales dans l'e-mail ou sur la notification dans le CSP, le fichier compressé est téléchargé sur votre appareil.
Si vous n'êtes pas connecté au CSP, vous êtes dirigé vers la page de connexion et vous devez accéder à vos notifications pour télécharger le fichier ; ou après vous être connecté, vous pouvez à nouveau cliquer sur le bouton Télécharger les factures légales de votre notification par e-mail.
Le fichier .zip expire 30 jours après son exportation. Après expiration, vous ne pouvez pas le télécharger depuis votre e-mail ou votre notification en ligne.
Factures en litige
Les factures dont le statut est contesté sont des factures contenant des informations que votre client n'accepte pas, sur lesquelles il a besoin d'éclaircissements ou qu'il trouve incorrectes.
Lorsque le statut d'une facture passe à « Contesté », vous recevez une notification par e-mail avec le numéro de facture, la date du litige, la raison du litige et éventuellement des commentaires supplémentaires. Votre client peut laisser des commentaires sur la facture alors qu'elle est à l'état « Contesté ».
Votre client ne traite pas les factures contestées tant que vous n'avez pas résolu le litige.
Dans le tableau Factures, cliquez sur le numéro de facture ou sur le bouton Résoudre dans la colonne Actions pour la facture contestée que vous souhaitez résoudre.
Pour résoudre un litige, cliquez sur le bouton correspondant en bas de la facture. Selon le type de facture, vous avez les options suivantes :
Facture électronique standard
-
Annuler
Si une facture a été émise en double ou a déjà été payée via une facture antérieure, annulez-la.
-
Corriger la facture
Si une facture contient des informations incorrectes, corrigez-la. Lorsque vous soumettez une facture corrigée, vous pouvez utiliser le même numéro de facture.
Facture électronique conforme au pays
Les factures électroniques conformes au pays sont marquées d'une coche verte à côté du code du pays dans leur coin supérieur droit.
-
Annuler la facture
Si une facture a été émise en double, créez une note de crédit pour l'annuler.
Si une facture contient des informations incorrectes (autres que le prix ou la quantité), par exemple un taux de taxe ou une description d'article incorrect, créez une note de crédit pour l'annuler et émettez une nouvelle facture corrigée. La facture originale reste en litige et la facture corrigée est soumise pour approbation.
AvertissementLa facture corrigée doit avoir un nouveau numéro.
-
Ajuster
Si le prix et/ou la quantité des lignes de facture sont incorrects sur une facture, émettre une note de crédit d'ajustement (crédit partiel) pour la corriger. Vous pouvez également ajuster la quantité de la ligne de crédit en cas de retour de marchandises ou si une facture a déjà été payée.
Si votre client conteste une facture par erreur, ou si vous choisissez de ne pas résoudre le litige, votre client peut retirer la facture du litige et la traiter.