Modifier un BC
Modifier les bons de commande et les lignes de bon de commande.
Demander des modifications de BC
Vous pouvez demander des modifications de BC si votre client vous autorise à soumettre des demandes de modification de BC et si vous disposez de l'autorisation Modifications de commande. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Gérer les utilisateurs.
Vous pouvez demander des modifications aux bons de commande créés dans Coupa et les soumettre pour approbation à votre client. Vous ne pouvez pas demander de modification des bons de commande ou des lignes de commande fermés provisoirement ou provisoirement.
Dans le menu principal, cliquez sur l'ongletCommandes[Orders], puis sur le numéro du bon de commande à modifier dans la page Bonsde commande [Purchase Orders] qui apparaît.
En bas du bon de commande, cliquez sur le bouton Demander une modification . Si vous avez enregistré votre demande de modification mais que vous ne l'avez pas soumise, cliquez sur le bouton Modifier [EditChange].
Vous pouvez modifier les champs que votre client vous autorise à modifier, par exemple,Utilisateurà livrer , Département et Dated'arrivée estimée [Estimated Arrival Date ] sur la commande, et Datede besoin [Need by Date] , Quantité/Montantde l'article et Vous pouvez également supprimer les lignes de BC qui ne peuvent pas être exécutées.
Vous ne pouvez pas réduire la quantité/le montant en dessous des valeurs déjà reçues ou facturées.
Vous devez sélectionner unmotif de modification dans la liste déroulante :
-
Impossible de livrer la quantité/le montant de la commande
-
L'article commandé n'est plus disponible.
-
Impossible d'exécuter les commandes d'ici la date de livraison requise
-
Autre - Dans ce cas, vous devez également fournir un commentaire.
Annuler, Enregistrer ou Soumettrela demande de modification.
En bas de la page, vous pouvez également ajouter des commentaires pour votre client.
Une seule demande de modification peut être en attente d'approbation à la fois. Vous ne pouvez pas soumettre une demande de modification de bon de commande tant que votre client a une modification en attente d'approbation.
Les modifications prennent effet lorsqu'une demande de modification est approuvée. Lorsqu'une demande de modification de bon de commande est rejetée, vous recevez la notification de la demande de modification de la commande quiest rejetée . Pour en savoir plus, consultez la rubrique Afficher et gérer les notifications.
Après avoir soumis votre demande de modification et en attendant l'approbation de votre client, vous pouvez afficher les modifications en attente si vous cliquez sur Cliquez pour afficher les modifications en attente en haut du bon de commande. Vous pouvez également sélectionner une révision de bon de commande à afficher en cliquant sur la liste déroulante en regard du numéro du bon de commande.
Lorsque vous consultez des modifications en attente, la page Demande de modification en attente [Pending Change Request] affiche le numéro du bon de commande, la date de révision, la date de soumission de la demande de modification, le motif de la modification, le statut de la modification, le type de modification, etc.
Vous pouvez retirer votre demande de modification en cliquant sur Retirer en bas de la page.
Les onglets Modifications de commande et Modifications de ligne de commande [Order Line Changes ] affichent des tableaux répertoriant toutes les modifications apportées à vos commandes et lignes de commande.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Modifications des bons de commande | |
| Changement de # du BC | Numéro de modification du BC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher la modification du bon de commande. |
| Commande n° | Numéro de BC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher le bon de commande. |
| Version n° | Numéro de révision du BC généré par Coupa. |
| Utilisateur du destinataire | Nom de l'utilisateur auquel l'article/service doit être expédié/livré. |
| Statut | Statut de la modification du BC : Brouillon, En attente d'approbation ou Approuvé. Si une demande de modification de bon de commande est rejetée et que vous affichez la modification du bon de commande, elle passe au brouillon pour vous permettre de la modifier et de la soumettre à nouveau. Une demande de modification de bon de commande passe également au statut Brouillon lorsque vous la retirez. |
| Articles | Article(s) ou service(s) sur le bon de commande. |
| Total | Prix total du ou des articles/services sur le bon de commande. |
| Lancé par le fournisseur | Indique si la modification du BC a été initiée par vous/fournisseur (demandes de modification à l'état de brouillon ou en attente d'approbation). Les demandes de modification approuvées ne sont pas initiées par les fournisseurs. |
| Créé par | Nom de l'utilisateur qui a créé la demande de modification. |
| Code motif |
Affiche le motif de la modification sélectionné dans la liste déroulante : Impossible de satisfaire la quantité/le montant de la commande, L'article commandé n'est plus disponible, Impossible de satisfaire les commandes à la date de besoin ou Autre. Si vous sélectionnez Autre, vous devez fournir un commentaire. |
| Justification |
Affiche le commentaire fourni avec le motif de la modification. |
| Modifications des lignes de bon de commande | |
| Changement de # du BC | Numéro de modification du BC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher la modification du bon de commande. |
| Commande n° | Numéro de BC généré par Coupa. Cliquez dessus pour afficher le bon de commande. |
| Ligne n° | Numéro de ligne du BC. |
| Type de ligne | Type de ligne : quantité ou montant. |
| Fournisseur | Nom du fournisseur. |
| Compte | Code du compte de facturation. |
| Plan comptable | Nom du plan comptable. |
| Catégorie d'achat | Dénomination de marchandise. |
| Article | Nom de l'article. |
| N° d'article | Numéro d'article. |
| Marqué pour suppression | Indique si la ligne du BC est marquée pour suppression. |
Vous pouvez filtrer les deux tableaux par colonnes, utiliser la barre de recherche pour filtrer par terme de recherche ou cliquer sur la liste déroulanteAfficherpour effectuer un filtrage avancé. La table Modifications de commande contient les filtres intégrés Modifications de commande initiées par les fournisseurset Modifications de commande en attente d'approbation, tandis que la table Modificationsde ligne de commande contient les modifications de ligne de commande enattente d'approbation. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueCréer des vuespersonnalisées .
Ajouter des informations de suivi des expéditions
Vous pouvez ajouter des informations de suivi des expéditions aux bons de commande si votre client active le suivi des expéditions en temps réel.
Dans la section Suivi des expéditions du bon de commande, cliquez sur l'icône Ajouter(
). Dans la fenêtre contextuelle Créer un traceur d'expédition [Create Shipment Tracker] qui apparaît, saisissez le numéro de suivi de l'intégralité du bon de commande, sélectionnez un transporteur (FedEx, USPS, UPS) dans la fenêtre déroulante et ajoutez une note (facultatif).
Vous ne pouvez saisir qu'un seul numéro de suivi sur un bon de commande. Pour les expéditions partielles, vous pouvez créer un préavis d'expédition (ASN).
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