Erstellung von Ausgaben für Beschäftigte mit Zeitaufwand
Beschäftigte mit Zeitvertrag (CWs) können ihre Ausgaben erstellen und übermitteln
- Zeitarbeitskräfte (CWs) können Spesen erstellen, indem sie zu Spesen > Spesen erstellen navigieren
- Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet.
- Die CW-Nummer und der CW-Name werden basierend auf dem CW-Profil automatisch ausgefüllt.
- Wählen Sie die richtige Gebührennummer oder das richtige Konto aus der Dropdown-Liste aus
- Geben Sie einen Titel für die Spesenübersicht ein.
- Geben Sie das Von-Datum und das Bis-Datum ein.
- Geben Sie den Zweck (kurzes Detail) der Ausgabe ein.
- Speichern und fortfahren .
- Wenn Sie Mitarbeiter haben, die häufig Aufgaben ändern, können Sie Zeit sparen, indem Sie es allen Mitarbeitern ermöglichen, Konten außerhalb der Konten auszuwählen, die ihrem Profil zugewiesen sind, sodass Manager die Profile der Mitarbeiter nicht für jede neue Aufgabe manuell aktualisieren müssen.
- Kunden, die die erweiterte Benutzeroberfläche von CCW für die Zuweisung von Abrechnungskonten verwenden, können diese Option aktivieren, indem sie zu navigieren: Kundeneinstellungen > Systemeinstellungen > Erlauben Sie Zeitarbeitern, ein Konto auszuwählen, das sich von ihrer Zuordnung zu Arbeitszeittabelle, Rechnung und Ausgaben unterscheidet.
- Wenn diese Option aktiviert ist, können die Mitarbeiter dann direkt im Feld oder durch Klicken auf das Lupensymbol nach allen Konten suchen, die ihnen zur Verfügung stehen. (Mitarbeiter werden durch die gleiche Sicherheit des Abrechnungskontos eingeschränkt, die auch für ihren Vorgesetzten gilt. Wenn ein Mitarbeiter versucht, ein Konto auszuwählen, auf das sein Vorgesetzter keinen Zugriff hat, wird ein Fehler angezeigt.)
-
- Mehr darüber erfahren, wie Mitarbeiter Konten auswählen können. (Kunden mit Zugriff auf die Coupa-Kernplattform können stattdessen auf dieses Dokument verweisen.)
Artikel hinzufügen
- Wählen Sie Add Item from Action List (Element aus Aktionsliste hinzufügen
- Wählen Sie das Ausgabendatum (Datum, an dem die Auslagen entstanden sind) aus, das innerhalb des auf der Ausgabenseite angegebenen Zeitraums liegen muss.
- Wählen Sie die entsprechende Ausgabenkategorie.
- Wählen Sie den entsprechenden Spesentyp.
- Wählen Sie die Zahlungsart.
- Geben Sie den Betrag der Ausgaben ein. Beträge werden sofort nach dem Klicken oder Tabulieren aus diesem Feld auf zwei Dezimalstellen gerundet.
- Geben Sie eine kurze Beschreibung der Ausgaben ein.
- Hängen Sie eine Quittung an, indem Sie auf Quittungen durchsuchen klicken, zum Speicherort der Datei navigieren (nur PDF-, jpg-, png-, gif-, doc-, docx-, xls-, xlsx-Dateien) und sie zum Hochladen auswählen. Nach dem Hochladen ist der Titel der Quittung der Name der hochgeladenen Datei. Klicken Sie auf den Titel und geben Sie ihn in das Textfeld ein, um den Namen bei Bedarf zu editieren.
- Um die Ausgabenposition mit einem bestimmten Projekt und/oder einer bestimmten Aufgabenreihenfolge zu verknüpfen, lesen Sie bitte den nächsten Abschnitt.
- Klicken Sie auf Speichern, um den Artikel hinzuzufügen.
- Fügen Sie nach Bedarf einzelne Ausgabenpositionen zur Abrechnung hinzu.
Spesenpositionen für Projekte und Aufgaben
Mitarbeiter in SOW-PROJEKTEN können auch eine Projektnummer und eine Auftragsnummer auswählen, die mit dem Artikel verknüpft werden sollen. Es sind nur Projekte und Aufgabenaufträge verfügbar, die dem Mitarbeiter am ausgewählten Datum zugewiesen wurden. Wählen Sie Nicht zutreffend, wenn das Element keinem Projekt- oder Aufgabenauftrag zugeordnet werden soll.
Wählen Sie zunächst die Projektnummer aus. Alle mit diesem Projekt verknüpften Aufgabenaufträge sind dann ebenfalls auswählbar.
Erfahren Sie mehr über die Nachverfolgung von Arbeitskosten bei SOW-Projekten.
Weitere Möglichkeiten, Belege hinzuzufügen
Nach dem Speichern eines Artikels mit einem Beleg ist der beigefügte Beleg auf der Seite Spesen-Schnappschuss in den Bereichen Spesenposten und Belege & Dokumente sichtbar. Es gibt zusätzliche Möglichkeiten, Belege zu Ausgabenposten hinzuzufügen, zum Beispiel:
Im Bereich Ausgabenpositionen enthält jeder aufgelistete Artikel ein Upload-Symbol (siehe Abbildung unten), sodass Belege auch direkt aus diesem Bereich angehängt werden können. Wenn Sie den falschen Beleg bemerken, der hier an einen Artikel angehängt ist, öffnen Sie den Artikel, um den Beleg zu entfernen und einen neuen hinzuzufügen.
Belege können auf der Seite Ausgaben-Schnappschuss mit dem Link Beleg hochladen in der Aktionsliste oder der Schaltfläche Hochladen über den Ausgaben hinzugefügt werden.
- Beim Hochladen eines Belegs:
- Geben Sie einen Titel des Belegs ein.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, um zum Speicherort des gespeicherten Belegs zu navigieren.
- Wählen Sie die Belegdatei (nur pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx-Dateien) aus und klicken Sie auf Öffnen.
- Wählen Sie das Kontrollkästchen neben dem Ausgabenposten aus, an den dieser Beleg angehängt werden soll.
- Klicken Sie auf Upload.
Details zu den angehängten Belegen können auf der Seite Spesen-Schnappschuss unter Spesenposten angezeigt werden, indem Sie auf das „Augapfel“ -Symbol neben einem Posten klicken, um die angehängten Belege zusammen mit Informationen über sie anzuzeigen.
Klicken Sie im Abschnitt Belege und Dokumente auf die Schaltfläche in der Spalte Artikel anzeigen neben einem beliebigen Beleg, um Artikel zu sehen, die diesem Beleg zugeordnet sind. Artikelnummer, Betrag und weitere Details werden angezeigt.
Spesenabrechnung übermitteln
- Klicken Sie in der Aktionsliste auf Senden an.
- Klicken Sie zum Bestätigen.
Überwachung der Spesenabrechnung(en)
- CW navigiert zum Hauptmenü > Ausgaben > Ausgabendetails
- Der Ausgabenstatus gibt an, wo sich die Ausgabe im Genehmigungsprozess befindet.
