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  • Zuletzt bearbeitet am: 19 November 2020
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Rechnungen anzeigen und verwalten

Anzeigen und Bearbeiten von Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden gesendet haben.

Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Die Seite Rechnungen wird angezeigt.

csp14_invoices_page.png

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kunden auswählen in der oberen rechten Ecke den Kunden aus, dessen Rechnungen angezeigt werden sollen. 

Hinweis

Wenn Sie die Seite erneut besuchen, werden Ihnen die Rechnungen für den Kunden angezeigt, den Sie beim letzten Mal ausgewählt haben.

Die  Tabelle Rechnungen zeigt die folgenden Informationen für alle Rechnungen, die Sie an den ausgewählten Kunden gesendet haben.

Spalte Beschreibung
Rechnungs-Nr. Rechnungsnummer, die von Coupa generiert wurde. Klicken Sie darauf, um die Rechnung anzuzeigen. 
Erstellungsdatum Datum der Rechnungserstellung.
Status Aktueller Stand der Rechnung. Weitere Informationen finden Sie in der folgenden Liste mit dem Rechnungsstatus.
Bestellnummer Von Coupa generierte Bestellnummer für die Bestellung, auf der die Rechnung basiert. Klicken Sie darauf, um die Bestellung anzuzeigen.
Gesamtsumme

Gesamtbetrag der Abrechnung.

Wenn Ihre Kunden eine länderkonforme Rechnungsstellung verwenden und die entsprechende Feldeinstellung aktiviert haben, können Sie auf gesetzlichen Rechnungen (PDFs) auch den Abschnitt Gesamt mit Skonto mit rabattierten Gesamtwerten sehen.
Unbeantwortete Kommentare Ihre Anmerkungen zur Rechnung für Ihren Kunden. Außerdem die Kommentare Ihrer Kunden, auf die Sie antworten müssen.

Sie können alle Kommentare Ihres Kunden sehen oder Ihre Kommentare für den Kunden hinzufügen, wenn Sie die Rechnung öffnen.
Grund für Anfechtung Der Grund für die Anfechtung der Rechnung durch Ihren Kunden.
Aktionen Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Edit.png) oder Löschen (Delete.png), um eine Rechnung zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können nur Rechnungsentwürfe bearbeiten oder löschen.

 Rechnungen können folgende Statusinformation haben:

Status Beschreibung
Aufgegeben Die angefochtene Rechnung wurde aufgegeben. Ihr Kunde kann sich dafür entscheiden, Sie über diese Änderung des Rechnungsstatus zu informieren und Anweisungen zu geben. Sie können Benachrichtigungspräferenzen für abgebrochene Rechnungen festlegen.
Genehmigt Die Rechnung wurde von Ihrem Kunden zur Bezahlung angenommen.
Angefochten

Die Rechnung wurde angefochten. Weitere Informationen finden Sie unter Angefochtene Rechnungen.
Entwurf

Die Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht an Ihren Kunden übermittelt.
Ungültig Spezifisch für konforme E-Rechnungen für Abfertigungsländer, z. B. Mexiko. Es gibt an, dass ein CFDI (mexikanisches legales Rechnungsformular), das Sie gesendet haben, die Validierung nicht bestanden hat. Rechnungen mit diesem Status sind nur für Sie sichtbar, nicht für Ihren Kunden.
Genehmigung ausstehend

Die Rechnung wird derzeit von Ihrem Kunden geprüft.
In Bearbeitung Die Rechnung wird von der AP-Abteilung verarbeitet und sollte bald bezahlt werden.
Aufgehoben Es besteht ein Problem mit der Rechnung. Kontaktieren Sie Ihren Kunden, um die Rechnung wieder auf Kurs zu bringen.

Über der Tabelle können Sie Anweisungen des Kunden finden, in denen beispielsweise Richtlinien oder bewährte Verfahren angegeben sind.

Sie können die Tabelle nach Spalten filtern, die Suchleiste verwenden, um mit einem Suchbegriff zu filtern, oder auf die Dropdown-Liste Ansicht klicken, um eine erweiterte Filterung durchzuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten erstellen.

Sie können die INVOICES-Tabelle im CSV- oder Excel-Format exportieren.

Wenn Ihre Kunden eine länderkonforme Rechnungsstellung verwenden, können Sie auch alle rechtsgültigen Rechnungsanhänge (in der Regel PDFs) in einer komprimierten (.zip) Datei exportieren, indem Sie die Option Rechtsgültige Rechnung (ZIP) aus dem Dropdown-Menü Exportieren in auswählen.

csp_export_legalinvoice.png

Eine grüne Nachrichtenleiste informiert Sie darüber, dass "Ihnen die von Ihnen angefragten Daten in Kürze per E-Mail zugestellt werden."

Hinweis

Der Export dauert in der Regel etwa eine Minute. Bei einer großen Anzahl von Rechnungen kann es länger dauern.

Es gibt keine Begrenzung der Anzahl der Rechnungen oder der Dateigröße beim Export von gesetzlichen Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Was bewirkt die Schaltfläche Exportieren nach? in CSP-FAQ / Rechnungen. 

Tipp

Sie können Ihre Rechnungs-Tabellenansicht so einstellen, dass Ihre gesetzlichen Rechnungen nach Status, Erstellungsdatum, Rechnungsdatum, Zeitraum usw. angezeigt und exportiert werden.

Online- und E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert. Wenn Sie also Ihre Online-Benachrichtigung für Legal Invoice Export Ready nicht deaktiviert haben, erhalten Sie auch eine Benachrichtigung im CSP. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Verwalten von Benachrichtigungen.

Warnung

Wenn Sie Benachrichtigungen für diese Funktion deaktivieren, wird die  ZIP-Datei nicht generiert, sodass Sie Ihre gesetzlichen Rechnungen nicht in großen Mengen exportieren können. Sie sehen eine Warnung in der Nachrichtenleiste, um Ihre Benachrichtigungen zu aktivieren.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Rechtliche Rechnungen herunterladen“ in der E-Mail oder auf die Benachrichtigung im CSP klicken, wird die komprimierte Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Hinweis

Wenn Sie nicht im CSP angemeldet sind, werden Sie zur  Anmeldeseite weitergeleitet und müssen zu Ihren Benachrichtigungen gehen, um die Datei herunterzuladen. Nach der Anmeldung können Sie in Ihrer E-Mail-Benachrichtigung erneut auf die Schaltfläche „Rechtliche Rechnungen herunterladen“ klicken.

Warnung

Die  ZIP-Datei läuft 30 Tage nach dem Export ab. Nach Ablauf können Sie es nicht mehr aus Ihrer E-Mail oder Online-Benachrichtigung herunterladen.

Rechnungen angefochten

Rechnungen mit umstrittenem Status sind Rechnungen mit Informationen, denen Ihr Kunde nicht zustimmt, die einer Klärung bedürfen oder die er für falsch hält.

Wenn sich der Status einer Rechnung in „Anfechtung“ ändert, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Rechnungsnummer, dem Datum der Anfechtung, dem Grund der Anfechtung und optional weiteren Kommentaren. Ihr Kunde kann Kommentare zur Rechnung hinterlassen, während sie sich im Status „Umstritten“ befindet.

Warnung

Ihr Kunde bearbeitet angefochtene Rechnungen erst dann zur Zahlung, wenn Sie den Streitfall beigelegt haben.

Klicken Sie in der Tabelle „Rechnungen“ auf die Rechnungsnummer oder auf die Schaltfläche „Beheben“ in der Spalte „Aktionen“ für die angefochtene Rechnung, die Sie auflösen möchten. 

Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche am Ende der Rechnung, um eine Streitigkeit beizulegen. Je nach Rechnungsart haben Sie folgende Möglichkeiten:

Standard E-Rechnung

  • Für ungültig erklärt

    Für den Fall, dass eine Rechnung als Duplikat ausgegeben wurde oder bereits durch eine frühere Rechnung bezahlt wurde, wird sie ungültig.

  • Rechnung korrigieren

    Wenn eine Rechnung falsche Informationen enthält, korrigieren Sie sie. Wenn Sie eine korrigierte Rechnung einreichen, können Sie dieselbe Rechnungsnummer verwenden.

Länderkonforme E-Rechnung

Tipp

Länderkonforme E-Rechnungen sind oben rechts neben dem Ländercode mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.

Wenn Ihr Kunde eine Rechnung irrtümlich anfechtet oder Sie sich entscheiden, die Anfechtung nicht beizulegen, kann Ihr Kunde die Rechnung aus der Anfechtung zurückziehen und bearbeiten.