FAQ zu Rechnungen
Antworten auf Fragen zur Rechnungsstellung finden Sie beim CSP.
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Wie erstelle ich eine Rechnung?
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Bestellungen. Wenn Sie mit mehr als einem Coupa-Kunden verbunden sind, wählen Sie dessen Namen aus dem Dropdown-Menü Kunden auswählen aus. Wählen Sie in der angezeigten PO-Tabelle die PO aus, die Sie fakturieren möchten, und klicken Sie dann auf die gelben Münzen, um eine Rechnung zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Coupa Supplier Portal.
Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen ohne Begleitdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie über der Tabelle „Rechnungen“ auf die Schaltfläche „Leere Rechnung erstellen“.
Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen mit einem Begleitdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie oberhalb der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Rechnung anhand von Vertrag erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung.
Wie erstelle ich eine Rechnung, die nicht durch eine Bestellung gedeckt ist?
Um eine Rechnung ohne Bestellbestätigung zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Wenn Sie mit mehr als einem Coupa-Kunden verbunden sind, wählen Sie dessen Namen aus dem Dropdown-Menü Kunden auswählen aus. Klicken Sie über der Tabelle „Rechnungen“ auf die Schaltfläche „Leere Rechnung erstellen“. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung.
Wenn die Schaltfläche Leere Rechnung erstellen nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Kunden und bitten Sie ihn, Ihr Lieferantenkonto zu konfigurieren, damit Sie Rechnungen ohne eine gesicherte Bestellung einreichen können.
Wie reiche ich eine Rechnung ein?
Ihr Konto muss so konfiguriert sein, dass Rechnungen über die Coupa-Instanz Ihres Kunden verarbeitet werden. Wenden Sie sich an sie, um eine Rechnungsstellungsmethode einzurichten.
Welche Optionen stehen mir zur Verfügung, um Rechnungen an meine Kunden zu übermitteln?
Sie sollten mit Ihrem Kunden darüber sprechen, welche der folgenden Methoden er verwenden möchte:
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Der CSP, bei dem Sie sich anmelden, um eine Bestellung manuell umzudrehen, um eine Rechnung zu erstellen.
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Lieferantenbenachrichtigungen (SAN), bei denen Sie auf eine E-Mail reagieren, ohne sich beim CSP anzumelden.
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cXML, wo Sie den Prozess des Sendens einer Rechnungsdatei mit dem Standard-cXML-Format von Coupa automatisieren können.
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API, mit der Sie den Prozess des Sendens einer Rechnungsdatei mithilfe der API von Coupa automatisieren können.
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Excel-Tabelle, per E-Mail von Ihrem Kunden, die Sie ausfüllen und an ihn zurücksenden.
Kann ich eine Rechnungsnummer wiederverwenden, nachdem mein Kunde sie gelöscht hat?
Ja, wenn ein Kunde eine Rechnungsnummer gelöscht hat, können Sie sie wiederverwenden.
Kann ich von meinem System erstellte PDF-Rechnungen anstelle von Online-Rechnungen einreichen?
Ja, das können Sie. Sie können Ihre PDF-Rechnungen auf folgende Weise hochladen:
- Melden Sie sich beim CSP an, um eine Rechnung zu erstellen und die PDF anzuhängen. Sie müssen sich dazu nicht an Ihren Kunden wenden, und es dauert nur einen Moment.
- Senden Sie die PDF-Datei direkt an Ihren Kunden. Dies ist ideal für Rechnungen ohne Bestellung. Möglicherweise muss Ihr Kunde jedoch die PDF-Rechnungsinformationen manuell in Coupa eingeben, was zu einer Zahlungsverzögerung führen kann. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Kunden, ob diese Option für ihn funktioniert. Sie müssen eine bestimmte E-Mail-Adresse einrichten, an die Sie die PDF-Datei senden können.
Warum kann ich cXML-Rechnungen nicht senden?
Überprüfen Sie, ob Sie die unterstützten Protokolle verwenden: TLS 1.1 oder TLS 1.2. Wenn Sie immer noch Probleme haben, wenden Sie sich an supplier@coupa.com.
Woher weiß ich, ob eine Rechnung registriert wurde?
Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Suchen Sie für den gewünschten Kunden nach Rechnungen, die noch als Entwürfe aufgeführt sind. Sie müssen bearbeitet und dann eingereicht werden. Wenn die Rechnung nicht vorhanden ist, ist sie nicht im System.
Wie kann ich einer Rechnung Versandkosten hinzufügen?
Sie können Versandkosten am Ende der Rechnung oder auf Zeilenebene hinzufügen. Fragen Sie Ihren Kunden, welche Methode er bevorzugt.
Muss ich Buchhaltungsinformationen auf cXML-Rechnungen angeben?
Rechnungen gegen eine Bestellung benötigen keine Buchhaltungsinformationen, da diese Informationen Teil der Anforderung sind und in die Bestellung übertragen werden. Wenn eine Rechnung auf eine Bestellzeilennummer verweist, nimmt Coupa die mit der Zeile verknüpften Buchhaltungsinformationen und fügt sie der Rechnung hinzu.
Wie kann ich eine Rechnung, die bereits in Rechnung gestellt wurde, gutschreiben oder stornieren?
Um ein Guthaben zu erstellen, geben Sie eine negative Menge ein. Weitere Informationen finden Sie unter Gutschrift erstellen.
Die eingereichte Rechnung kann in keiner Weise mehr geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung.
Wie kann ich einen Teilanspruch auf einer Rechnung geltend machen?
Sie können für eine einzelne Bestellung mehrere Rechnungen erstellen. Klicken Sie einfach auf das Goldmünzensymbol und geben Sie den Betrag ein, der auf der Rechnung erscheinen soll.
Warum kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?
Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie in keiner Weise mehr geändert werden. Dies stellt die Integrität der Rechnungsverarbeitung sicher. Es gibt jedoch noch Optionen:
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Bitten Sie Ihren Kunden, die bestehende Rechnung abzulehnen oder für ungültig zu erklären. Sie können dann eine neue erstellen.
HinweisWenn Ihr Kunde eine konforme Rechnungsstellung verwendet, kann er Rechnungen nur ablehnen, aber nicht für ungültig erklären.
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Erstellen Sie eine neue Gutschrift, die dem Kunden den ursprünglichen Wert gutschreibt, und erstellen Sie dann eine neue Rechnung.
Fragen Sie Ihren Kunden, welche Methode er bevorzugt.
Was bedeutet der Status „Tolerance Hold“ auf einer Rechnung?
Dies bedeutet, dass sich Ihr Rechnungsbetrag um mehr von der Bestellung unterscheidet, als Ihr Kunde ohne manuelle Genehmigung zulässt. Wenn eine Rechnung eine Weile in der Warteschleife war, bitten Sie Ihren Kunden, sie zu überprüfen.
Was mache ich, wenn eine Rechnung abgelehnt wurde?
Erstellen Sie einfach eine neue Rechnung, um die abgelehnte Rechnung zu ersetzen.
Was muss ich als Nächstes tun, nachdem eine Rechnung genehmigt wurde?
Nichts. Die Rechnung ist die Warteschlange Ihres Kunden und Sie werden auf der Grundlage der Zahlungsbedingungen bezahlt, die Sie mit Ihrem Kunden festgelegt haben.
Was ist, wenn ich eine Rechnung habe, die nicht bezahlt wurde?
Wenden Sie sich bei Fragen zu Zahlungsinformationen direkt an Ihren Kunden. Einige Zahlungsdetails befinden sich möglicherweise auf dem Rechnungsdokument in Coupa, aber nicht alle Kunden aktualisieren diese Informationen. Außerdem können Sie in Ihren Benachrichtigungseinstellungen Zahlungsbenachrichtigungen per E-Mail oder SMS erhalten.
Muss ich eine Bestellung im CSP sehen, bevor ich meinem Kunden eine Rechnung stellen kann?
Es hängt davon ab, wie Ihr Kunde Sie eingerichtet hat. Wenden Sie sich an sie und fragen Sie, wie Sie konfiguriert sind und ob Sie Rechnungen senden können, die nicht von PO unterstützt werden.
Wie funktioniert die Schaltfläche „Exportieren nach“?
Sie können die Zeilen in eine CSV-Datei, ein Excel-Dokument oder juristische Massenrechnungen in einer komprimierten (.zip) Datei exportieren.
Standardmäßig beträgt die maximale Anzahl von Zeilen, die Sie exportieren können, 200.000. Wenn Sie versuchen, eine größere Tabelle zu exportieren, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass nur 200.000 Zeilen exportiert werden.
Es gibt keine Begrenzung der Anzahl der Rechnungen oder der Dateigröße beim Export von gesetzlichen Rechnungen.
Für die beste Leistung wird empfohlen, nicht mehr als 1.000 Rechnungen auf einmal zu exportieren.
Wenn Sie eine Tabelle mit weniger als 500 Zeilen exportieren, wird die Datei sofort auf Ihren Computer heruntergeladen. Wenn eine Tabelle mehr als 500 Zeilen hat, erhalten Sie die exportierte Datei in einer E-Mail gezippt.
Wie erstelle ich eine Gutschrift?
Melden Sie sich beim CSP an und klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Orders. Wählen Sie die Bestellung aus, für die Sie eine Gutschrift erstellen möchten, und wählen Sie die roten Münzen aus. Sie erstellen eine negative Rechnung mit einer negativen Menge oder einem negativen Betrag. Weitere Informationen finden Sie im Coupa Supplier Portal.
Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen ohne Begleitdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie über der Tabelle „Rechnungen“ auf die Schaltfläche „Leere Rechnung erstellen“.
Wenn Sie keine Bestellung haben und Ihr Kunde Ihnen die Berechtigung erteilt hat, Rechnungen mit einem Begleitdokument zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Klicken Sie oberhalb der Tabelle Rechnungen auf die Schaltfläche Rechnung anhand von Vertrag erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung.
Warum erhalte ich die Fehlermeldung „Format der Umsatzsteuernummer falsch“?
Sie müssen GB oder ABN vor der Umsatzsteuernummer für britische oder australische Lieferanten/Rechnungen hinzufügen. Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Admin, um unter Einrichtung der Gesellschaft eine Gesellschaft mit der richtigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzuzufügen.
Was mache ich, wenn ich die Fehlermeldung "Please fix the below error" erhalte?
Es besteht ein Problem beim Kunden. Bitten Sie Ihren Kunden, seine Coupa-Instanz zu überprüfen, um festzustellen, ob es ein benutzerdefiniertes Mandatsfeld gibt, das auf Ihrer Seite nicht angezeigt werden kann, oder ob das Abrechnungskonto aktiv ist. Ihr Kunde kann ein Ticket mit dem Coupa-Support eröffnen, wenn er das Problem nicht lösen kann.
Welche Arten von Dateien kann ich an eine Rechnung anhängen?
Für Rechnungsbildscans müssen Anhänge von den folgenden Typen sein: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF oder PDF.
Ein Anhang kann bis zu 100 MB groß sein, aber aus Leistungsgründen sollten Sie die Größe des Anhangs auf etwa 16 MB beschränken.
Wie lange stehen legale Rechnungen zum Download bereit?
Rechnungen im CSP stehen Ihnen zum Download zur Verfügung, solange Sie über den CSP mit dem entsprechenden Kunden verbunden sind. Sie können auch einen internen Prozess zum Herunterladen und Speichern dieser Rechnungen in einem separaten elektronischen Archiv Ihrer Wahl entwickeln.
Was bedeutet "ausstehender Beleg"?
Dieser Status zeigt an, dass der Kunde gerade dabei ist, die Waren/Dienstleistungen in sein System zu übernehmen. Sobald der Kunde den Beleg eingibt, wird die Rechnung damit abgeglichen.
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