Rechnung erstellen oder bearbeiten
Arbeiten Sie mit vorhandenen Rechnungen oder erstellen Sie neue Rechnungen ohne eine gedeckte Bestellung.
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Wählen Sie in der Dropdown-Liste oben rechts auf der Seite Rechnungen den Kunden aus, für den Sie eine Rechnung oder Gutschrift erstellen oder bearbeiten möchten.
Schaltflächen sind nur für die Aktionen aktiv, die Sie ausführen können. Wenn Ihr Kunde es Ihnen beispielsweise nicht ermöglicht hat, Rechnungen ohne ein Begleitdokument zu erstellen, ist die Schaltfläche Leere Rechnung erstellen inaktiv.
Das Info-Symbol mit dem Tooltip neben der Kopfzeile „Rechnungen erstellen“ zeigt Ihnen, was zu tun ist, wenn Sie eine Rechnung nicht erwartungsgemäß erstellen können. Kontaktieren Sie beispielsweise Ihren Kunden, um weitere Rechnungsoptionen für Sie zu aktivieren.
Oben auf der Seite sehen Sie möglicherweise Anweisungen Ihres Kunden.
Rechnung anhand einer Bestellung erstellen
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Gehen Sie zur Seite „Bestellungen“ oder klicken Sie auf der Seite „Rechnungen“ auf die Schaltfläche „Rechnung aus Bestellung erstellen“ über der Tabelle, um zur Seite „Bestellungen“ zu gelangen.
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Führen Sie auf der Seite Bestellungen einen der folgenden Schritte aus:
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Sie klicken auf das
Symbol „Rechnung erstellen“ für die Bestellung in der Spalte „Aktionen“ der Tabelle „Bestellungen“.Abhängig von den Einstellungen Ihres Kunden kann der Tooltip-Text des Symbols auch „Bestellung akzeptieren“ und „Rechnung erstellen“ lauten.
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Klicken Sie auf den Link PO Number (Bestellnummer), um die Bestellung zu öffnen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Create Invoice (Rechnung erstellen).
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Fügen Sie neue Rechnungsdetails hinzu oder wählen Sie vorhandene Rechnungsdetails aus, d. h. fügen Sie eine Rechnung hinzu oder wählen Sie sie aus, senden Sie sie an und/oder versenden Sie sie von der Adresse.
Wenn Sie eine juristische Person auswählen, zeigt das Popup-Fenster die Rechnungsadresse an, die für die juristische Person verfügbar ist, sowie Informationen darüber, wie Ihre mit der juristischen Person verbundenen Kunden Sie bezahlen können, z. B. "Dieser Kunde kann Sie per Bankkonto oder Kreditkarte bezahlen."
Bei mehreren Zahlungsarten werden möglicherweise mehrere Zahlungsempfänger- und Versandadresse für die verschiedenen Zahlungsarten angezeigt. Um eine neue Zahlungsart zu akzeptieren, müssen Sie möglicherweise einen neuen Überweisungstyp hinzufügen.
Wenn Sie keine juristische Person haben, müssen Sie eine hinzufügen, indem Sie auf den Link Neu hinzufügen oder auf das
Symbol Hinzufügen/Plus klicken. Sie werden durch die Gründung Ihrer Gesellschaft geführt. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
Die ausgewählte oder neu erstellte juristische Person wird zu Ihrer Rechnung hinzugefügt.
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Füllen Sie auf der Seite Rechnung erstellen mindestens die Pflichtfelder (mit einem roten Sternchen markiert) in Ihrer Rechnung aus. Einige der Felder sind mit Informationen aus der Bestellung vorausgefüllt.
Erstellen Sie eine Rechnung aus einem Vertrag
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung aus Vertrag erstellen über der Tabelle Rechnungen auf der Seite Rechnungen und wählen Sie den entsprechenden Vertrag aus der Dropdown-Liste aus.
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Neue Rechnungsadresse erstellen oder bestehende Rechnungsadresse auswählen.
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Füllen Sie auf der Seite Rechnung erstellen mindestens die Pflichtfelder (mit einem roten Sternchen markiert) in Ihrer Rechnung aus.
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Im Abschnitt Linien können Sie auswählen, ob Sie auf Linie hinzufügen klicken, um eine leere Linie hinzuzufügen, oder auf Linien aus einem Vertrag auswählen, um Linien aus einem Vertrag auszuwählen.
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Wenn Sie Positionen aus Vertrag auswählen, wählen Sie die Positionen, die Sie hinzufügen möchten, auf der Seite Positionen aus Vertrag auswählen und klicken Sie auf Fertig stellen.
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Sobald Sie die Bearbeitung der Rechnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Senden.
Leere Rechnung erstellen
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Klicken Sie auf der Seite „Rechnungen“ über der Tabelle „Rechnungen“ auf die Schaltfläche „Leere Rechnung erstellen“.
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Neue Rechnungsadresse erstellen oder bestehende Rechnungsadresse auswählen.
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Füllen Sie auf der Seite Rechnung erstellen mindestens die Pflichtfelder (mit einem roten Sternchen markiert) in Ihrer Rechnung aus.
Rechnung anhand von Arbeitszeitnachweis erstellen
Sie sehen genehmigte Arbeitszeitnachweise als Bezahlung, die in Rechnung gestellt und eingezogen werden sollten. Über das Coupa Supplier Portal (CSP) können Sie genehmigte Arbeitszeitnachweise erstellen, einreichen und einsehen. Sie können eine Rechnung aus der Bestellung mit den ausgewählten Stundenzetteln erstellen und übermitteln.
- Wählen Sie die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ auf der Seite „Bestellungen“ für eine Arbeitszeitnachweisbestellung.
- Wählen Sie die Zeilen aus, die Sie in die Rechnung aufnehmen möchten.
- Wählen Sie Rechnung erstellen.
Gutschrift erstellen
Sie können eine Gutschrift ausstellen an:
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Löse einen Streitfall auf einer Rechnung, korrigiere eine Rechnung oder storniere eine doppelte Rechnung.
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Erfassen Sie verschiedene Gutschriften, z. B. Rückgabe/Stornierung von Waren, Preisanpassungen, Rabatte und Rückerstattungen.
Eine Gutschrift kann nur für Rechnungen im Status „Umstritten“ oder „Genehmigt“ erstellt werden.
Um eine Gutschrift zu erstellen:
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Klicken Sie auf der Seite „Rechnungen“ auf die Schaltfläche „Gutschrift erstellen“ über der Tabelle „Rechnungen“ oder klicken Sie auf der Seite „Bestellungen“ in der Spalte „Aktionen“ der Tabelle „Bestellungen“ auf das
Symbol „Gutschrift erstellen“ für die Bestellung. -
Wählen Sie im erscheinenden Gutschrifts-Popup den Grund für Ihre Gutschrift aus.
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Einen Streitfall beilegen
Wenn die Gutschrift mit einem Problem mit einer Rechnung oder der versandten Ware zusammenhängt, wählen Sie das Optionsfeld Problem für Rechnungsnummer beheben aus und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Rechnungsnummer aus. Klicken Sie auf Weiter, um auszuwählen, wie Sie das Problem beheben möchten.
Sie können eine Gutschrift ausstellen, um die Rechnung zu stornieren und optional zu korrigieren oder anzupassen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungen anzeigen und verwalten: Rechnungen angefochten.
HinweisNur die Menge oder der Preis kann mit Teilgutschriften reduziert werden.
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Ein Guthaben aufzeichnen
Klicken Sie auf „Andere“ und dann auf „Weiter“ Wenn ein Vertrag verfügbar ist, können Sie ihn auch aus der Dropdown-Liste auswählen.
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Gutschrift analog Rechnungserstellung erstellen.
Wenn Sie die Rechnung vollständig stornieren, können Sie die folgenden Felder bearbeiten: Gutschriftsnummer, Gutschriftsdatum, Lieferantenanmerkung und Rabattbetrag. Sie können außerdem Anhänge (Datei, URL oder Text) und einen Bildscan hinzufügen und Bestellzeilen, die UNSPSC- und Steuergrundbeschreibungen ändern. Die anderen Felder sind vorbefüllt und nicht editierbar, so dass alle Informationen aus der Originalrechnung übernommen werden.
Wenn Sie die Rechnung anpassen, können Sie auch den Preis und die Menge bearbeiten. Steuern auf Zeilenebene werden aus der Rechnung übertragen und basierend auf dem Gutschriftsbetrag anteilig berechnet.
Gebühren auf Kopfebene (z. B. Versand-, Bearbeitungs-, sonstige oder Steuern auf Kopfebene) werden nicht aus der ursprünglichen Rechnung übernommen. Um eine Gutschrift für Gebühren auf Kopfebene bereitzustellen, müssen Sie eine separate eigenständige Gutschrift einreichen.
Wenn Sie Sonstiges ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, eine neue oder eine vorhandene Rechnungsadresse zu erstellen, bevor Sie die Rechnung bearbeiten.
Eine Rechnung bearbeiten
Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder (mit einem roten Sternchen markiert) in Ihrer Rechnung aus.
Wenn Sie eine Gutschrift oder eine PO-gestützte Rechnung erstellen oder bearbeiten, sind einige der Felder mit Informationen aus der ursprünglichen Rechnung oder der PO vorbelegt.
Abhängig von den Einstellungen Ihres Kunden müssen Sie möglicherweise die Bestellung akzeptieren und die folgenden Einschränkungen gelten möglicherweise für die entsprechende Rechnung:
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Währung – Kann nicht von der Bestellwährung geändert werden.
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Maßeinheit – Kann nicht von Maßeinheit der Bestellposition geändert werden.
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Preis – Keine Änderung des Einzelpreises der Bestellposition möglich.
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Menge – Kann von 0 in die verbleibende Menge der Bestellposition geändert werden.
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Betrag – Kann von 0 in den verbleibenden Betrag der Bestellposition geändert werden.
Diese Einschränkungen gelten nicht für Gutschriften.
Gehen Sie zum Bearbeiten eines Rechnungsentwurfs wie folgt vor:
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Klicken Sie in der Tabelle Rechnungen auf das
Symbol Bearbeiten für die Rechnung. -
Klicken Sie auf den Link Rechnung #, um die Rechnung zu öffnen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus (mit einem roten Sternchen gekennzeichnet). Sie können eine Rechnung, einen Auftrag an und/oder eine Versandadresse erstellen oder auswählen, indem Sie auf das entsprechende Suchsymbol (Lupe) im Abschnitt Von klicken. Sie werden durch die Gründung Ihrer Gesellschaft geführt. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
Sie können Dateien auch mithilfe des Bildscans an eine Rechnung anhängen. Ein Anhang kann bis zu 100 MB groß sein, aber aus Leistungsgründen sollten Sie die Größe des Anhangs auf etwa 16 MB beschränken. Bildanhänge auf Rechnungen müssen von den folgenden Typen sein: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF oder PDF.
Im Abschnitt Zwischensumme können Sie Werte eingeben und Steuersätze für Versand-, Bearbeitungs- und sonstige Kosten auswählen.
Anzuwendende Steuersätze werden durch das Steuerkennzeichen auf der Rechnung bestimmt. Der Steuersatz ist ein staatlich regulierter Satz, der im Rahmen des Verkaufs an die Steuerbehörden zu zahlen ist und in Prozent angegeben wird. Sie gilt für alle Waren, die in einem bestimmten geografischen Gebiet verkauft werden.
Wenn Sie auf Berechnen klicken, erhalten Sie den Bruttobetrag unter Berücksichtigung der Steuerwerte.
Sie können Ihrer Rechnung Rechnungszeilen hinzufügen, indem Sie auf den Link Zeile hinzufügen oder auf das Symbol Hinzufügen daneben klicken, vorausgesetzt, Ihr Coupa-Kunde erlaubt seinen Lieferanten, Zeilen hinzuzufügen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Positionsebene Besteuerung aktivieren, können Sie Steuerinformationen für jede Rechnungsposition eingeben.
Wenn Sie eine Rechnung aus einer Bestellung erstellen und Ihr Kunde es Ihnen ermöglicht, Zeilen aus Bestellungen auszuwählen (wodurch Sie mehrere Bestellungen auf einer Rechnung referenzieren können) und Bestellreferenzen in Rechnungszeilen zu aktualisieren/korrigieren, können Sie Bestellzeilen löschen und Bestellzeilen aus Rechnungen auswählen, indem Sie auf das 
Symbol Bestellzeile(n) auswählen klicken. Wählen Sie im Popup-Fenster Pick Order Line(s) die Bestellposition aus, die Ihrer Rechnungsposition zugeordnet werden soll.
Sie können auch Bestellpositionen aus anderen offenen Bestellungen hinzufügen, indem Sie auf den Link Positionen aus Bestellung auswählen oder auf das Symbol Hinzufügen daneben klicken. Klicken Sie im erscheinenden Popup Pick Lines to Add auf das Symbol Add (Hinzufügen) in der Spalte Actions (Aktionen) für die Bestellzeile, die Sie hinzufügen möchten.
Rechnungen, die mit digitalen Schecks und Banküberweisungen verknüpft sind, werden mit den folgenden Zahlungsinformationen gefüllt: bezahlte oder nicht bezahlte Rechnung, Zahlungsdatum und -nummer, bezahlter Betrag und Zahlungsvermerke. Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen und Herunterladen digitaler Schecks.
Reichen Sie die Rechnung ein oder speichern Sie sie als Entwurf, um sie später einzureichen. Sie können auch Kommentare für Ihren Kunden hinzufügen.
Wenn Sie versuchen, eine Rechnung zu übermitteln, die nicht den Anforderungen Ihres Kunden entspricht, erhalten Sie je nach den Einstellungen Ihres Kunden möglicherweise die folgende Warnmeldung: „Diese Rechnung enthält die folgende (n) Warnung(en):“, gefolgt von Angaben zur Korrektur.
Bevor Sie die Rechnung absenden, können Sie sie stornieren oder löschen. Sie können nur Rechnungsentwürfe löschen.
Wenn Sie nach dem Absenden Änderungen an der Rechnung vornehmen möchten, müssen Sie sich an Ihren Kunden wenden
Rechnungsanhänge
Stellen Sie beim Anhängen eines Dokuments an eine Rechnung sicher, dass das Dokument für die Transaktion relevant und geeignet ist. Wenn Sie irrtümlich ein Dokument angehängt haben und die Rechnung an Ihren Kunden auf der Coupa-Plattform übermittelt wurde, wenden Sie sich an Ihren Kunden und fordern Sie an, dass die Datei in Ihrem Namen entfernt wird.
FAQ
Was muss ich tun, wenn mein Coupa-Kunde eine konforme Rechnungsstellung für Mexiko verwendet?
Wenn Ihr Kunde eine konforme Rechnungsstellung für Mexiko verwendet, erhalten Sie eine neue Option unter Rechnungen > Zahlungsbelege. Wenn Sie eine Quittung in der CFDI-Datei hochladen auswählen, können Sie die XML-Datei zur Validierungsprüfung hochladen.
In der Tabelle Zahlungsbelege wird die vollständige Belegnummer angezeigt und durch Auswahl eines Beleglinks wird die Datei heruntergeladen. Um die Rechnung anzuzeigen, um sicherzustellen, dass die CFDI-Datei hochgeladen wurde, wählen Sie eine beliebige Rechnung aus und verwenden Sie den Abschnitt Zahlungsbeleg #, um alle verifizierten CFDI-Dateien anzuzeigen, indem Sie die Links auswählen.
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