Remplir les rapports sur la diversité de niveau 2
Lorsque vos clients Coupa demandent des informations sur la diversité de niveau 2, vous pouvez remplir des rapports sur la diversité de niveau 2 pour leur fournir des données sur les dépenses de votre entreprise auprès de vos fournisseurs issus de la diversité.
Introduction
Vos clients Coupa doivent souvent rendre compte de la diversité de leurs dépenses pour maintenir leurs certifications de diversité. Lorsqu'ils demandent des rapports sur la diversité de niveau 2, ils vous demandent de déclarer les dépenses de votre entreprise auprès de vos fournisseurs issus de la diversité sur une période spécifique.
Il existe deux types de rapports sur les dépenses diverses de niveau 2 que vos clients peuvent demander :
- Les dépenses directes sont des dépenses qui peuvent être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise.
- Les dépenses indirectes sont des dépenses qui ne peuvent pas être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise.
Comment cela fonctionne
Vous pouvez remplir des rapports sur la diversité de niveau 2 via le Coupa Supplier Portal (CSP) ou à partir d'un e-mail de notification exploitable par le fournisseur. Si vous remplissez le formulaire par e-mail, suivez les instructions de l'e-mail et commencez à l'étape 2 de cette procédure.
- Dans le CSP, accédez à Profil > Demandes d'informations.
- Vérifiez les instructions. Votre client spécifie la période de reporting, les devises, les types de diversité et les types de dépenses pour lesquels il souhaite obtenir des informations.
Champ Description Période de référence Durée pendant laquelle votre client souhaite que vous lui fassiez un rapport. Inclure uniquement les dépenses effectuées dans la plage de dates spécifiée. Devises autorisées Devises sur lesquelles votre client souhaite que vous établissiez un rapport. Inclure uniquement les dépenses dans les devises indiquées. Catégories autorisées Les catégories de diversité sur lesquelles votre client souhaite que vous établissiez un rapport. N'inclure que les dépenses qui appartiennent à ces catégories. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueDiversité. - Sélectionnez Télécharger le modèle en regard des types de dépenses pour lesquels vos données client ont été demandées.
- Renseignez les fichiers CSV et enregistrez-les. Pour obtenir la description des champs, consultez Champs de dépenses directes et Champs de dépenses indirectes.
- Dans le CSP, sélectionnez Choisir un fichier et chargez vos fichiers CSV vers leur type de dépense correspondant.
- Une fois les fichiers téléchargés, sélectionnez Envoyer.
Champs de dépenses directes
Les dépenses directes sont des dépenses qui peuvent être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise et qui sont déclarées individuellement pour chacun de vos fournisseurs issus de la diversité. Tous les champs sont obligatoires, à l'exception des champs Certificat.
Inclure uniquement les fournisseurs qui :
- Sont de type diversité acceptés par votre client
- Vous avez effectué des dépenses avec au cours de la période de reporting demandée
- Fourni des biens ou services spécifiques à votre travail pour le client demandeur
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de la société | Nom du fournisseur issu de la diversité dont les produits et services peuvent être directement liés à votre travail pour votre client Coupa. |
| Type de diversité |
Code de diversité à trois lettres pour le type de diversité qui s'applique au fournisseur répertorié. Si le fournisseur possède plusieurs types de diversité, veuillez en énumérer tous les types séparés par des virgules. Si le fournisseur n'a pas de type de diversité associé, il ne doit pas être inclus. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueDiversité. |
| Total des achats |
Le montant total que vous avez dépensé auprès de ce fournisseur sur la période demandée et qui est directement lié à votre travail avec votre client Coupa. |
|
Devise |
Devise utilisée pour effectuer des transactions avec ce fournisseur. Si plusieurs devises ont été utilisées pour effectuer des transactions avec ce fournisseur, créez une ligne distincte pour chaque type de devise. |
| Type de certificat |
Si disponible, le nom de l’agence chargée de certifier le statut de diversité de ce fournisseur. Si le fournisseur possède plusieurs certifications, indiquez toutes les agences en les séparant par des virgules. Remarque Les champs Certificat ne sont pas obligatoires. Si vous disposez d'informations sur le certificat, nous vous recommandons vivement de les inclure. |
| Numéro de certificat | Le cas échéant, numéro de certificat associé à la certification de diversité de ce fournisseur. Si le fournisseur possède plusieurs certifications, indiquez tous les numéros de certification en les séparant par des virgules. |
| Date d'expiration |
Si disponible, la date d’expiration de la certification du fournisseur (jj/mm/aaaa). Si le fournisseur possède plusieurs certifications, indiquez toutes les dates d'expiration séparées par des virgules. |
Champs de dépenses indirectes
Les dépenses indirectes sont des dépenses qui ne peuvent pas être directement attribuées aux biens et/ou services fournis par votre entreprise et qui sont déclarées en fonction de catégories de diversité spécifiques. Lorsque vous déclarez des dépenses indirectes, il peut être utile de compiler séparément une liste de divers fournisseurs indirects avant de remplir ce rapport afin de pouvoir agréger vos dépenses par catégorie de diversité.
Lors de la compilation de vos dépenses diverses, n'incluez que les dépenses des fournisseurs qui :
- Sont de type diversité acceptés par votre client Coupa
- Vous avez effectué des dépenses avec au cours de la période de reporting demandée
- Fourni des biens ou services spécifiques à votre travail pour votre client Coupa
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de diversité |
Les catégories de diversité sur lesquelles votre client Coupa vous a demandé un rapport. Ces colonnes sont à titre de référence et ne doivent pas être modifiées. Si vous ne faites pas de rapport sur un certain type de diversité, laissez cette ligne vide. Pour en savoir plus, consultez la rubriqueDiversité. |
| Ethnicité |
L'origine ethnique est requise pour le type de diversité Entreprise issue de la minorité (MBE). Laissez cette colonne vide pour les autres types de diversité. |
| Total des achats |
Montant total des achats que votre entreprise a effectués auprès de fournisseurs de ce type de diversité au cours de la période de référence. |
| Devise |
Devise utilisée pour terminer vos achats dans le type de diversité spécifique. Remarque Si vous déclarez dans plusieurs devises pour un seul type de diversité, ajoutez une ligne pour chaque devise. |
| Total des ventes dans la période de référence |
Vos ventes totales à tous les clients au cours de la période de référence. Ces informations sont nécessaires pour calculer le crédit diversité de votre client demandeur en fonction de vos dépenses diverses indirectes. Contactez votre client Coupa pour en savoir plus. |
| Total des ventes avec le client demandeur pendant la période de référence | Vos ventes totales auprès de votre client Coupa sur la période de référence. Ces informations sont nécessaires pour calculer le crédit diversité de votre client Coupa en fonction de vos dépenses diverses indirectes. |
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