Abruf der rechtsgültigen Rechnung automatisieren
Automatisieren Sie Ihren legalen Rechnungsabruf mit Ihrem eigenen SFTP-Server.
Einleitung
Die Archivierung gesetzlicher Rechnungen ist sowohl für Lieferanten als auch für Kunden eine regulatorische Verpflichtung. Mit Compliance-as-a-Service (CaaS) für e-Invoicing erstellt Coupa die rechtsgültige Rechnung in Ihrem Auftrag in unterstützten Ländern. Während Sie Ihre gesetzlichen Rechnungen über das Coupa Supplier Portal (CSP) herunterladen können, handelt es sich derzeit um einen manuellen Prozess.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie jetzt Ihren eigenen SFTP-Server-Endpunkt angeben, um legale Rechnungen für Ihre Coupa-Kunden herunterzuladen, die CaaS für die elektronische Rechnungsstellung verwenden. Coupa bündelt die gesetzlichen Rechnungen und alle unterstützenden Rechnungsanhänge und sendet die gebündelte ZIP-DATEI an Ihren SFTP-Server.
Sie benötigen einen SFTP-Client, um die Verbindung herzustellen.
Ihre Kunden müssen CaaS verwenden, damit Sie diese Funktion verwenden können. Wenden Sie sich an Ihren Kunden, wenn Sie diese Funktion verwenden möchten.
So funktioniert es
Wenn Sie Ihren SFTP-Endpunkt einrichten, erstellen Sie einen einzigen Endpunkt für alle Ihre Kunden, die CaaS verwenden. Mit diesem Endpunkt liefert Coupa eine gebündelte ZIP-DATEI, die eine ZIP-DATEI pro Rechnung enthält, die im Stapel enthalten ist. Jede Charge kann bis zu 15 MB groß sein. Coupa sendet Rechnungen nur einmal; nachdem sie an Sie gesendet wurden, werden sie nicht erneut gesendet.
| Dateityp | Enthaltene Dateien | Namenskonvention |
|---|---|---|
| Batch-ZIP-Datei |
Jede BATCH-ZIP-DATEI enthält:
|
Batch-ZIP-Dateien verwenden die folgende Namenskonvention: [Kundenname]-[Lieferantenname]-[Datums-/Zeitstempel]-[Batch-ID] |
| Rechnungs-PLZ-Datei |
Jede ZIP-RECHNUNGSDATEI enthält:
|
Rechnungs-ZIP-Dateien verwenden die folgende Benennungskonvention: [Rechnungsnummer]-[Herkunftsland Abkürzung] |
Wenn Sie Ihr CSP-Konto mit einem anderen CSP zusammenführen, wird der SFTP-Endpunkt des übergeordneten Kontos für alle Kunden (sowohl für die übergeordneten als auch für die untergeordneten Konten) verwendet. Wenn das übergeordnete Konto keine SFTP-Verbindung hat und das untergeordnete Konto dies tut, wird der SFTP-Endpunkt des untergeordneten Kontos gelöscht. In diesem Fall müssen Sie einen neuen SFTP-Endpunkt erstellen, wenn Sie den Abruf Ihrer gesetzlichen Rechnung automatisieren möchten.
Sie können SFTP-Status und -Fehler auf der Seite SFTP-Dateistatus (von Kunden) überprüfen.
Wenn Sie nicht wissen, welche Ihrer Kunden CaaS verwenden, bewegen Sie den Mauszeiger über den Link „Kunden über diesen Service anzeigen“ im Abschnitt „SFTP-Daten von Kunden“ auf der Seite „Setup > Admin > SFTP-Konten“, um eine Liste Ihrer Kunden anzuzeigen, die CaaS verwenden.
Einen SFTP-Endpunkt zu erstellen
Wenn Sie einen SFTP-Endpunkt erstellen, geben Sie Ihre Serverinformationen an, die Coupa für die Zustellung Ihrer gesetzlichen Rechnungen verwendet. Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, beginnt Coupa, Ihnen Stapel von Rechnungen zu senden.
- Wählen Sie „Konfiguration“ > „Administrator“ > „SFTP-Konten“.
- Klicken Sie im Abschnitt SFTP-Daten von Kunden oben in der Tabelle auf Hinzufügen.
Wenn dieser Abschnitt nicht angezeigt wird, verwendet keiner Ihrer Kunden CaaS.
- Füllen Sie im Fenster „Add Outbound SFTP Account“ (Ausgehendes SFTP-Konto hinzufügen) die Felder aus
Feld Beschreibung Server Geben Sie die URL Ihres SFTP-Servers ein Benutzername Geben Sie Ihren Benutzernamen ein, mit dem Sie sich bei Ihrem SFTP-Konto anmelden. Kennwort Geben Sie das Passwort ein, mit dem Sie sich bei Ihrem SFTP-Konto anmelden. Kennwort bestätigen Bestätigen Sie das von Ihnen im vorherigen Feld eingegebene Passwort. Port Port 22 ist standardmäßig ausgewählt und kann nicht geändert werden. - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um sich für die automatische Dateiübertragung anzumelden.
Wenn Sie noch nicht bereit sind, sich für automatische Übertragungen anzumelden, warten Sie, bis Sie Ihren SFTP-Endpunkt erstellt haben.
- Speichern Sie den Vorgang.
Nach dem Speichern können Sie Ihren SFTP-Endpunkt nicht mehr bearbeiten. Löschen Sie den Endpunkt und erstellen Sie einen neuen, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.
- Kontaktieren Sie Ihre Coupa-Kunden, die CaaS verwenden, damit sie die Funktion auf ihrer Seite aktivieren können.
Überprüfen des SFTP-Dateistatus und der Fehler
Sie können Ihre SFTP-Dateien, den Dateistatus und Fehler überprüfen, indem Sie auf „Konfiguration“ > „Verwaltung“ > „SFTP-Dateistatus“ (von „Kunden“) gehen.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Status |
Ausschreibungsstatus:
|
| Dateiname |
Name der gesendeten Datei. Hinweis Dateien werden nach der folgenden Konvention benannt: [Kundenname]-[Lieferantenname]-[Datumszeitstempel]-[Batch-ID]. |
| Gesendet | Datum, an dem die Datei von Coupa gesendet wurde. |
| Fehler |
Der Lieferfehler, falls einer aufgetreten ist. |
FAQ und Fehlerbehebung
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