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  • Dernière modification le: 12 January 2022
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Automatiser la récupération des factures légales

Automatisez la récupération de vos factures légales en utilisant votre propre serveur SFTP.

Introduction

L'archivage des factures légales est une obligation réglementaire pour les fournisseurs et les clients. Grâce à Compliance-as-a-Service (CaaS) pour la facturation électronique, Coupa génère la facture légale en votre nom dans les pays pris en charge. Bien que vous puissiez télécharger vos factures légales via le Coupa Supplier Portal (CSP), il s'agit actuellement d'un processus manuel.

Pour faciliter ce processus, vous pouvez désormais spécifier votre propre point de terminaison serveur SFTP pour télécharger les factures légales de vos clients Coupa qui utilisent CaaS pour la facturation électronique. Coupa regroupe les factures légales et les pièces jointes aux factures correspondantes et envoie le fichier ZIP regroupé à votre serveur SFTP.

Remarque

Vous devez avoir un client SFTP pour créer la connexion.

Vos clients doivent utiliser CaaS pour que vous puissiez utiliser cette fonctionnalité. Contactez votre client si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité.

Comment cela fonctionne

Lorsque vous configurez votre point de terminaison SFTP, vous créez un point de terminaison unique pour tous vos clients qui utilisent CaaS. Grâce à ce point de terminaison, Coupa fournit un fichier ZIP par lot contenant un fichier ZIP par facture contenue dans le lot. Chaque lot peut contenir jusqu'à 15 Mo. Coupa n'envoie les factures qu'une seule fois ; une fois qu'elles vous ont été envoyées, elles ne sont plus renvoyées.

Type de fichier Fichiers inclus Convention de dénomination
Fichier ZIP du lot

Chaque fichier ZIP de lot contient :

  • Un fichier ZIP par facture incluse dans le lot
  • Un fichier de métadonnées de lot qui contient des informations sur les fichiers ZIP contenus dans le lot

Les fichiers ZIP par lots utilisent la convention de dénomination suivante : [nomdu client ]-[nomdu fournisseur ]-[horodatage]-[IDdu lot ]
Fichier ZIP des factures

Chaque fichier ZIP de facture contient :

  • Facture légale
  • Pièces jointes générées par Coupa, le cas échéant
  • Pièces jointes fournies par le fournisseur, le cas échéant
  • Un fichier de métadonnées de facture qui affiche des informations sur la facture

Les fichiers ZIP des factures utilisent la convention de dénomination suivante : [numérode facture ]-[abréviationdu pays d'origine ]

Si vous fusionnez votre compte CSP avec un autre CSP, le point de terminaison SFTP du compte parent est utilisé pour tous les clients (ceux des comptes parent et enfant). Si le compte parent n'a pas de connexion SFTP et que le compte enfant en a une, le point de terminaison SFTP du compte enfant est supprimé. Dans ce cas, vous devez créer un nouveau point de terminaison SFTP si vous souhaitez automatiser la récupération de vos factures légales.

Vous pouvez vérifier les statuts et les erreurs SFTP sur la page Statut du fichier SFTP [SFTP File Status] (Clients) .

Conseil

Si vous ne savez pas lequel de vos clients utilise CaaS, passez le pointeur de la souris sur le lien Afficher les clients utilisant ce service dans la section Données SFTP des clients [SFTP Data from Customers]de la page Configuration > Admin Comptes SFTP pour afficher la liste de vos clients qui utilisent CaaS.

Créer un point de terminaison SFTP

Lorsque vous créez un point de terminaison SFTP, vous spécifiez les informations de votre serveur que Coupa utilise pour envoyer vos factures légales. Une fois la configuration terminée, Coupa commence à vous envoyer des lots de factures.

  1. Accédez à Configuration > Admin > ComptesSFTP .
  2. Dans la section Données SFTP des clients, cliquez sur Ajouter [Add] en haut du tableau.
Remarque

Si vous ne voyez pas cette section, aucun de vos clients n'utilise CaaS.

  1. Renseignez les champs de la fenêtre Ajouter un compte SFTP sortant qui apparaît
    Fenêtre de configuration SFTP.
    Champ Description
    Serveur Entrez l'URL de votre serveur SFTP.
    Nom d'utilisateur Entrez votre nom d'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter à votre compte SFTP.
    Mot de passe Saisissez le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre compte SFTP.
    Confirmer le mot de passe Confirmez le mot de passe que vous avez saisi dans le champ précédent.
    Port Le port 22 est sélectionné par défaut et ne peut pas être modifié.
  2. Cochez la case pour vous inscrire aux transferts de fichiers automatisés.
Remarque

Si vous n'êtes pas prêt à vous inscrire aux transferts automatisés, attendez de créer votre point de terminaison SFTP.

  1. Cliquez sur Enregistrer. 
Remarque

Une fois l'enregistrement effectué, vous ne pouvez plus modifier votre point de terminaison SFTP. Supprimez le point de terminaison et créez-en un nouveau si vous devez apporter des modifications.

  1. Contactez vos clients Coupa qui utilisent CaaS pour qu'ils puissent activer la fonctionnalité de leur côté.

Vérifier le statut et les erreurs du fichier SFTP

Vous pouvez consulter vos fichiers SFTP, l'état de vos fichiers et les erreurs en accédant àConfiguration > Admin > État du fichier SFTP (depuis Clients).

Page de statut du fichier SFTP CSP pour la récupération des factures légales CaaS.

Colonne Description
Statut

Statut du fichier :

  • Nouveau: Le lot a été identifié mais pas encore généré.
  • Généré: Le lot a été généré et est prêt à être envoyé.
  • Téléchargement: Le lot est en cours de téléchargement et d'envoi.
  • Envoyé: Le lot a été envoyé avec succès.
  • Échec: Échec de l'envoi du lot. Contactez votre client pour obtenir de l'aide.
Nom du fichier

Nom du fichier qui a été envoyé.

Remarque

Les fichiers sont nommés selon la convention suivante : [nom du client]-[nom du fournisseur]-[horodatage]-[ID du lot].
Envoyé Date d'envoi du fichier par Coupa.
Erreur

Erreur de livraison, le cas échéant.

FAQ et dépannage

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