Afficher et gérer les informations de paiement
Fournissez des informations sur les paiements afin de respecter les réglementations en matière de conformité lors de la facturation.
Introduction
Les adresses de paiement garantissent la conformité des factures électroniques à l’échelle mondiale. Pour se conformer aux réglementations de la plupart des pays en dehors des États-Unis, une facture doit inclure une adresse de paiement et les informations fiscales associées. Si vous souhaitez traiter avec un client qui a activé la facturation conforme, vous devez fournir les informations nécessaires.
Coupa considère la sécurité et la confidentialité de votre compte bancaire comme l'un des engagements et responsabilités les plus importants que nous prenons pour assurer votre réussite. Lorsque vous créez une adresse de paiement avec les coordonnées bancaires, elle représente des paramètres sécurisés pour vous connecter à votre compte bancaire et effectuer des paiements sur celui-ci. Coupa Pay vous met en relation de manière sécurisée et transparente, vous et vos clients, avec notre partenaire international de paiement, qui est autorisé et réglementé à fournir des services de paiement et financiers dans le monde entier. Vos données sont protégées par des contrôles de sécurité physiques, logiques et logiciels et sont protégées à la fois en transit et en stockage grâce à un cryptage 256 bits. Coupa ne stocke pas vos informations de compte de paiement, mais dirige les paiements par lots vers et depuis vos comptes anonymisés et cryptés que vous spécifiez pour le paiement. Tous les paiements sont suivis et enregistrés pour permettre une comptabilité et des contrôles d'audit appropriés, et les numéros de compte ne peuvent être décryptés et affichés que pour fournir une validation d'audit par des utilisateurs dûment autorisés et authentifiés.
Lorsque vous configurez votre compte pour pouvoir gérer la facturation électronique, vous devez configurer une entité juridique, qui comprend au moins une adresse de paiement. Cet article explique comment créer une adresse de paiement distincte du processus d'entité juridique. Pour plus d'informations sur les entités juridiques, consultez la rubrique Configurer des entitésjuridiques .
Afficher les comptes de paiement
Go to Setup > Admin > Remit-To to view the list of remit-to accounts and their details : associated remit-to address and legal entity, payment type, the customers they are shared with, and possible actions (update, share, and disable).
| Colonne | Description |
|---|---|
| Compte de paiement |
Type d'adresse de paiement :
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| Adresse de remise | L'adresse de paiement. |
| Type de paiement |
Le type de paiement inclus dans le paiement à :
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| Entité juridique |
Entité juridique à laquelle l'adresse de paiement est associée. Remarque Si aucune option ne s'affiche dans le menu déroulant, commencez par créer une entité juridique. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configurer des entitésjuridiques . |
| Clients |
Les clients avec lesquels vous avez partagé cette adresse de paiement (jusqu'à cinq sont affichés). Les icônes indiquent le statut de paiement du client à côté duquel elles apparaissent :
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| Actions |
Vous pouvez gérer vos paiements à l'aide des actions suivantes :
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) : l'adresse de paiement est active et approuvée par votre client Coupa dans son instance.
) : l'adresse de paiement est active, mais attend une confirmation dans l'instance de votre client Coupa.
) : l'adresse de paiement est inactive.
) : Un problème est survenu et vous devez contacter l'assistance Coupa.
) : permet de modifier l'adresse de paiement.
) : permet d'ajouter et de supprimer les clients qui utilisent cette adresse de paiement. Vous pouvez ajouter des clients dans la section Ajouter des clients supplémentaires ou supprimer des clients en cliquant sur Supprimer (
) dans les lignes des clients.
) : désactive l'adresse de paiement et la désactive sur les entités juridiques auxquelles elle était associée.Ajouter une adresse de paiement
Vous pouvez également ajouter une adresse de paiement lorsque vous créez ou modifiez une entité juridique. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configurer des entitésjuridiques .
- Accédez à Configuration > Admin > Adresse de paiement.
- Sélectionnez Ajouter une adresse de paiement.
- Dans la fenêtre Ajouter une adresse de paiement qui apparaît, sélectionnez l'entité juridique à laquelle vous souhaitez associer votre adresse de paiement. Si une seule entité juridique est active, elle est sélectionnée par défaut et vous ne pouvez pas la modifier.
Vous devez avoir ajouté au moins une entité juridique avant d'ajouter une adresse de paiement à partir de la page Adresse de paiement [Remit-To]. Vous pouvez également ajouter une adresse de paiement dans le cadre de la configuration de l'entité juridique. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configurer des entitésjuridiques .
- Renseignez les champs de la page Ajouter un nouveau compte de paiement . Pour une description détaillée des champs, voirConfigurer des entitésjuridiques .
Section Description Quelle est votre adresse de remise? Adresse à laquelle vous recevez les paiements. Vous pouvez ajouter une nouvelle adresse ou utiliser une adresse enregistrée si vous avez déjà des adresses de paiement.
RemarqueSi vous recevez des paiements dans un autre lieu que celui où votre entreprise est immatriculée, ajoutez l'adresse ici.
Mode de paiement Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Adresse: Sélectionnez si vous voulez recevoir un chèque physique à l'adresse que vous entrez.
- Comptebancaire : sélectionnez cette option si vous souhaitez recevoir le paiement par virement bancaire. Si vous sélectionnez cette option, les sections relatives aux coordonnées de votre compte bancaire, à l'adresse de l'agence bancaire et au contact de paiement s'affichent.
- Cartevirtuelle : Sélectionnez si vous voulez être payé par carte virtuelle. Si vous sélectionnez cette option, une section apparaît pour vos informations d'adresse électronique. Vous pouvez également autoriser les paiements par carte de crédit, ce qui vous permet de connecter votre compte de traitement des paiements Stripe à votre compte CSP.
Quel client peut utiliser ce compte ? Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez pouvoir utiliser ce compte de paiement. - Sélectionnez Enregistrer et continuer. Le CSP affiche la page de paiement que vous voyez pendant la configuration de l'entité juridique.
Lorsque vous essayez d'enregistrer un compte de paiement avec des champs non valides, un message d'erreur apparaît. Vous pouvez décider d'ignorer les erreurs et enregistrer le compte quand même. Cependant, il n'est pas recommandé car cela peut entraîner un retard de traitement pour les clients concernés.
Vous ne pouvez enregistrer un compte de paiement non valide qu'une seule fois. Par la suite, vous devrez corriger les champs non valides.
- Sur la page Ajouter un compte de paiement [Add a new Remit-to account] qui apparaît, indiquez si vous souhaitez modifier les comptes de paiement existants de l'entité juridique associée au compte de paiement que vous venez d'ajouter.
- Sélectionnez Suivant lorsque vous avez terminé de modifier les paiements existants.
- Sur la page suivante, vous pouvez ajouter de nouveaux comptes d'expédition ou gérer des comptes d'expédition existants.
- Sélectionnez Terminé lorsque vous avez terminé de gérer les comptes d'expédition.
Désactiver une adresse de paiement
- Accédez à Configuration > Admin > Adresse de paiement.
- Dans la colonne Actions , sélectionnez Désactiver(
).
La désactivation ne peut pas être annulée. La désactivation d'un compte de paiement désactive également le compte de paiement fournisseur correspondant côté client Coupa Pay.
Si la adresse de paiement que vous désactivez est la seule associée à l'entité juridique, un message d'avertissement s'affichera indiquant que la désactivation de l'adresse de paiement rendra l'entité juridique invalide. Si vous décidez de désactiver la remise d'argent, vous devrez attribuer une autre remise d'argent à cette entité juridique pour continuer à l'utiliser. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Configurer des entitésjuridiques .
Mettre à jour une adresse de paiement
Vous ne pouvez mettre à jour que les adresses de paiement enregistrées avec des erreurs. Une fois les erreurs résolues dans une adresse de paiement et enregistrées, vous ne pourrez plus les modifier.
- Accédez à Configuration > Admin > Adresse de paiement.
- Sélectionnez Mettre à jour(
) dans la colonne Actions, en regard de la adresse de paiement à modifier.
Une fois que vous avez soumis les informations de paiement mises à jour, un nouveau compte de paiement est créé et le compte d'origine est désactivé.
Partager une adresse de paiement avec un client
- Accédez à Configuration > Admin > Adresse de paiement.
- Dans la colonne Actions , sélectionnezPartager(
). - Sur la page Modifierl'utilisation de la remise de fonds [Edit Remit-To Usage] qui apparaît, sélectionnez les clients avec lesquels vous souhaitez partager la remise de fonds dans la liste déroulante Ajouter des clients supplémentaires [Add Additional Customers].
- SélectionnezAjouter la sélection. Pour le partager avec tous vos clients, sélectionnez Ajouter tout dans la liste déroulante Ajouter la sélection .
Si vous fusionnez des comptes CSP, vos adresses de paiement ne seront pas fusionnées, sauf si vous les rendez disponibles pour tous les clients. Une fois la fusion terminée, vous pouvez attribuer à nouveau l'adresse de paiement au(x) client(s) spécifique(s).
Ajouter des adresses de paiement à un formulaire de demande d'informations
Votre client peut vous demander d'ajouter une adresse de paiement à vos demandes d'informations. Vous pouvez créer une nouvelle adresse de paiement ou en choisir une existante parmi les entités juridiques.
Vous ne pouvez voir que les champs que votre client qui envoie la demande d'informations a inclus dans le formulaire.
- Accédez à Profil > Demandesd'informations . Vous pouvez également accéder aux demandes d'informations en cliquant sur les liens dans les notifications.
- Sélectionnez votre client dans le menu déroulantProfil (Profile). Toutes les demandes d'informations en attente apparaissent sur la page.
- Si la demande d'informations inclut des adresses de paiement, sélectionnezAjouter une adresse de paiement (Add Remit-To) pour ajouter une adresse de paiement nouvelle ou existante. Vous pouvez ajouter une ou plusieurs adresses de paiement.
Si vous avez déjà fourni des informations de paiement à votre client, les champs Adresse de paiement sont pré-remplis en fonction de la dernière adresse de paiement utilisée ou créée. Si vous avez ajouté plusieurs adresses de paiement et que votre client demande d'autres adresses de paiement, elles sont toutes pré-renseignées.
- Dans lafenêtre Choisir l'adresse de paiement [Choose Remit-To Address], vous pouvez sélectionner l'option Choisir [Choose] en regard des adresses existantes à envoyer à votre client ou sélectionner Créer une nouvelle adresse de paiement [Create New Remit-To Address] pour ajouter une nouvelle adresse.
Lorsque vous choisissez une adresse de paiement existante, les champs de l'adresse de paiement sont pré-renseignés dans la demande d'informations. Seuls les champs bancaires et les champs vides sont modifiables. Si vous voyez des champs non valides, mettez à jour votre adresse de paiement.
- SélectionnezSoumettre.
Lorsque vous ajoutez une adresse de paiement nouvellement créée à une demande d'informations, vous pouvez décider de l'ajouter à votre profil client immédiatement ou ultérieurement sur la page Configuration terminée [Setup Complete].
FAQ et dépannage
Puis-je supprimer les comptes de paiement inactifs ?
Non, les comptes de paiement inactifs ne peuvent pas être supprimés.
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