Création des dépenses du travailleur temporaire

• Les travailleurs temporaires peuvent créer des notes de frais navigation vers Notes de frais ➔ Créer une dépense
• Tous les champs obligatoires sont signalés par un astérisque.
  • Numéro CW et nom CW remplira automatiquement en fonction du profil CW.
  • Choisir le bon Frais n° ou Compte dans la liste déroulante
  • Saisir un Récapitulatif des dépenses titre.
  • Saisissez le Date de début et le À ce jour ,
  • Saisissez le Objet (bref détail) de la dépense.
  • Cliquez. Enregistrer et continuer ,

• Si certains collaborateurs changent souvent d'affectation, vous pouvez gagner du temps en permettant à tous les collaborateurs de sélectionner des comptes en dehors de celui qui leur est attribué, afin que les responsables n'aient pas à mettre à jour manuellement les profils des collaborateurs pour chaque nouvelle affectation.
• Les clients qui utilisent l'interface améliorée de CCW pour attribuer des comptes de facturation peuvent activer cette option en naviguant vers : Paramètres du client > Paramètres système > Autoriser le travailleur temporaire à sélectionner un compte différent de son affectation sur la feuille de temps, la facture et la dépense.
  • Si cette option est activée, les collaborateurs peuvent rechercher tous les comptes disponibles directement dans le champ ou en cliquant sur l'icône de la loupe. (Les collaborateurs sont soumis à la même sécurité de compte de facturation que celle qui s'applique à leur responsable. Si un collaborateur tente de sélectionner un compte auquel son responsable n'a pas accès, une erreur se produit.)
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• En savoir plus sur la façon dont les collaborateurs peuvent sélectionner des comptes. (les clients ayant accès à la plateforme Coupa peuvent se référer à ce document instead.)

Ajouter un article

• Sélectionner Ajouter un article de la liste des actions.
  • Sélectionnez le Date de la dépense (date à laquelle la dépense a été encourue), qui doit être comprise dans la plage de dates indiquée sur la note de frais.
  • Choisir le bon Catégorie de notes de frais ,
  • Choisir le bon Type de dépense ,
  • Choisir Type de paiement ,
  • Entrer Montant de la dépense. Les montants sont arrondis à deux décimales immédiatement après avoir cliqué sur ce champ ou après l'avoir supprimé par tabulation.
  • Saisir un brief Description de la dépense.
  • Joindre un reçu en cliquant Parcourir les reçus , en naviguant jusqu'à l'emplacement où le fichier est enregistré (fichiers pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx uniquement) et en le sélectionnant pour le téléchargement. Une fois téléchargé, le titre du reçu est le nom du fichier téléchargé. Cliquez sur le titre et saisissez-le dans le champ de texte pour modifier le nom si nécessaire.
  • Pour associer l'article de dépense à un projet et/ou un ordre de tâche spécifique, consultez la section suivante.
  • Cliquez. Enregistrer pour ajouter l'article.
  • Continuez à ajouter des articles de dépenses individuels au rapport, si nécessaire.

Articles de dépenses pour les projets et les commandes de tâches

Les collaborateurs des projets SOW peuvent également sélectionner un Numéro de projet et Bon de tâche Numéro pour l'associer à l'article. Seuls les projets et les ordres de tâche qui ont été attribués au collaborateur à la date sélectionnée sont disponibles. Sélectionner Non applicable si l'article ne doit pas être associé à un projet ou à un ordre de tâche.

Sélectionnez d'abord le numéro du projet. Tous les ordres de tâches associés à ce projet peuvent également être sélectionnés.

En savoir plus sur suivi des dépenses des collaborateurs sur les projets SOW ,

Plus de façons d'ajouter des reçus

Après avoir enregistré un article avec un reçu, le reçu joint est visible sur la page Instantané de dépenses dans le Articles de dépenses et Reçus et documents les zones. Il existe d'autres façons d'ajouter des reçus aux articles de dépenses, par exemple :

Dans le Articles de dépenses chaque article de la liste inclut une icône de téléchargement (voir l'image ci-dessous) afin que les reçus puissent être joints directement à partir de cette zone. Si vous remarquez le mauvais reçu joint à un article ici, ouvrez l'article pour supprimer le reçu et en ajouter un nouveau.

Les reçus peuvent être ajoutés sur le Instantané des dépenses avec la page Charger le reçu dans la Liste d'actions ou dans le Charger au-dessus de la dépense.

• Lors du chargement d'un reçu :
  • Saisir un Titre du reçu.
  • Cliquez. Naviguer pour accéder à l'emplacement du reçu sauvegardé.
  • Sélectionnez le fichier de reçu (pdf, (fichiers jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx uniquement) et cliquez sur Ouvrir.
  • Cochez la case en regard de l'article de dépense auquel ce reçu doit être joint.
  • Cliquez. Charger ,

Vous trouverez des détails sur les reçus joints à partir du Instantané des dépenses page, sous Articles de dépenses , en cliquant sur l'icône "globe oculaire" en regard d'un article pour voir les reçus joints ainsi que les informations les concernant.

Dans le Reçus et documents cliquez sur le bouton dans la section Afficher l'article à côté de tout reçu pour voir les articles associés à ce reçu. Le numéro d'article, le montant et d'autres détails sont affichés.

Soumettre la note de frais

• Cliquez. Soumettre à de la liste d'actions.
• Cliquez pour confirmer.

Suivi des notes de frais

• CW naviguera jusqu'à Menu principal ➔ Notes de frais ➔ Détail des dépenses
• Statut de note de frais indique où se trouve la dépense dans le processus d'approbation.