Zahlungsempfänger-Informationen anzeigen und verwalten
Bereitstellung von REMIT-TO-Informationen zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften bei der Rechnungsstellung.
Einleitung
REMIT-TO-Adressen gewährleisten die weltweite Einhaltung elektronischer Rechnungen. Um die Compliance-Vorschriften für die meisten Länder außerhalb der USA zu erfüllen, muss eine Rechnung eine Adresse des Zahlungsempfängers und die damit verbundenen Steuerinformationen enthalten. Wenn Sie mit einem Kunden Geschäfte machen möchten, der eine konforme Rechnungsstellung aktiviert hat, müssen Sie die erforderlichen Informationen angeben.
Coupa betrachtet die Sicherheit und den Datenschutz Ihres Bankkontos als eine der schwerwiegendsten Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten, die wir übernehmen, um Ihren Erfolg zu gewährleisten. Wenn Sie einen Überweisungsempfänger mit Bankkontodaten erstellen, handelt es sich um gesicherte Einstellungen, mit denen Sie eine Verbindung zu Ihrem Bankkonto herstellen und Zahlungen auf Ihr Bankkonto vornehmen können. Coupa Pay verbindet Sie und Ihre Kunden sicher und nahtlos mit unserem globalen Zahlungspartner, der für die Bereitstellung von Zahlungen und Finanzdienstleistungen auf der ganzen Welt lizenziert und reguliert ist. Ihre Daten werden durch physische, logische und Software-Sicherheitskontrollen geschützt und sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung mit 256-Bit-Verschlüsselung geschützt. Coupa speichert Ihre Zahlungskontoinformationen nicht, sondern leitet Batch-Zahlungen an und von Ihren anonymisierten und verschlüsselten Konten, die Sie für die Zahlung angeben. Alle Zahlungen werden verfolgt und aufgezeichnet, um ordnungsgemäße Buchhaltungs- und Auditkontrollen zu ermöglichen, und Kontonummern können nur unverschlüsselt und angezeigt werden, um eine Auditvalidierung nur durch entsprechend autorisierte und authentifizierte Benutzer zu ermöglichen.
Wenn Sie Ihr Konto für die elektronische Rechnungsstellung einrichten, müssen Sie eine juristische Person einrichten, die mindestens eine Überweisungsadresse enthält. In diesem Artikel wird die Erstellung einer vom Prozess der juristischen Person getrennten Anschrift erläutert. Weitere Informationen über juristische Personen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
Zahlungsempfängerkonten anzeigen
Wählen Sie Setup > Admin > Remit-To, um die Liste der Abwicklungskonten und deren Details anzuzeigen: zugehörige Abwicklungsadresse und juristische Person, Zahlungsart, die Kunden, mit denen sie geteilt werden, und mögliche Aktionen (Aktualisieren, Freigeben und Deaktivieren).
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Weiterleitungskonto |
Die Art der REMIT-TO-Adresse:
|
| Rechnungsadresse | Die Zahlungsempfängeradresse. |
| Zahlungsart |
Die im Auftrag enthaltene Zahlungsart:
|
| Gesellschaft |
Die juristische Person, an die der Auftrag gerichtet ist. Hinweis
Wenn im Dropdown-Menü keine Optionen angezeigt werden, erstellen Sie zunächst eine juristische Person. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen. |
| Kunden |
Die Kunden, mit denen Sie diesen Auftrag geteilt haben (bis zu fünf werden angezeigt). Die Symbole zeigen den Auftragsstatus bei dem Kunden an, neben dem er angezeigt wird:
|
| Aktionen |
Sie können Ihre Aufgaben mithilfe der folgenden Aktionen verwalten:
|
): Die Absenderadresse ist aktiv und wird von Ihrem Coupa-Kunden in seiner Instanz genehmigt.
): Die Überweisungsadresse ist aktiv, steht aber in der Instanz Ihres Coupa-Kunden noch aus.
): Die Absenderadresse ist inaktiv.
): Es ist etwas passiert und Sie müssen sich an den Coupa-Support wenden.
): Ermöglicht das Bearbeiten der REMIT-TO-Adresse.
): Hier können Sie die Kunden hinzufügen und entfernen, die diese REMIT-TO-Adresse verwenden. Sie können Kunden im Abschnitt Zusätzliche Kunden hinzufügen hinzufügen oder Kunden entfernen, indem Sie in den Kundenzeilen auf Löschen (
) klicken.
): Deaktiviert die REMIT-TO-Adresse und deaktiviert sie bei juristischen Personen, mit denen sie verknüpft war.Auftrag hinzufügen an
Sie können auch einen Auftrag an hinzufügen, wenn Sie eine juristische Person erstellen oder bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Finanzdaten aktiviert haben, werden Sie vom CSP zur Authentifizierung aufgefordert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Wählen Sie „Konfiguration“ > „Administrator“ > „Zahlungsanweisung“.
- Wählen Sie Zahlungsempfänger hinzufügen.
- Wählen Sie im angezeigten Fenster "Zahlungsauftrag hinzufügen an" die juristische Person aus, der Ihr Zahlungsauftrag zugeordnet werden soll. Wenn nur eine juristische Person aktiv ist, wird sie standardmäßig ausgewählt und Sie können sie nicht ändern.
Sie müssen mindestens eine juristische Person hinzugefügt haben, bevor Sie auf der Seite "Überweisungsempfänger" einen Überweisungsempfänger hinzufügen können. Sie können im Rahmen der Einrichtung einer juristischen Person auch einen Auftrag an hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
- Füllen Sie auf der Seite "Ein neues Überweisungskonto hinzufügen" die Felder aus. Detaillierte Beschreibungen der Felder finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
Abschnitt Beschreibung Welche Adresse hat der Zahlungsempfänger? Die Adresse, an der Sie Zahlungen erhalten. Sie können eine neue Adresse hinzufügen oder eine gespeicherte Adresse verwenden, wenn Sie bereits REMIT-TO-Adressen haben.
HinweisWenn Sie Zahlungen an einen anderen Ort erhalten als dem, an dem Ihr Unternehmen registriert ist, fügen Sie die Adresse hier hinzu.
Zahlungsmethode Sie können aus den folgenden Optionen auswählen:
- Adresse: Wählen Sie aus, ob Sie einen physischen Scheck an der von Ihnen eingegebenen Adresse erhalten möchten.
- Bankkonto: Wählen Sie aus, ob Sie per Bankeinzahlung bezahlt werden möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, werden Abschnitte für Ihre Bankkontodetails, Ihre Bankfilialadresse und Ihren Überweisungskontakt angezeigt.
- Virtual Card: Wählen Sie aus, ob Sie per virtueller Karte bezahlt werden möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, wird ein Abschnitt für Ihre E-Mail-Adressinformationen angezeigt. Sie können auch Kreditkartenzahlungen zulassen, mit denen Sie Ihr Konto für die Zahlungsabwicklung von Stripe mit Ihrem CSP-Konto verbinden können.
Welcher Kunde kann dieses Konto nutzen? Wählen Sie die Kunden aus, die Sie in der Lage sein möchten, dieses REMIT-TO-Konto zu verwenden. - Wählen Sie Speichern und Fortsetzen. Der CSP zeigt die Seite REMIT-TO an, die Sie während der Einrichtung der Gesellschaft sehen.
Wenn Sie versuchen, ein Abwicklungskonto mit ungültigen Feldern zu speichern, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie können entscheiden, die Fehler zu ignorieren und das Konto trotzdem zu speichern. Es wird jedoch nicht empfohlen, da dies zu einer verzögerten Verarbeitung für die betroffene Kunden führen kann.
Sie können ein ungültiges Überweisungskonto nur einmal speichern. Später müssen Sie die ungültigen Felder korrigieren.
- Wählen Sie auf der angezeigten Seite Neues Überweisungskonto hinzufügen aus, ob Sie vorhandene Überweisungskonten für die dem gerade hinzugefügten Überweisungskonto zugeordnete juristische Person ändern möchten.
- Wählen Sie Weiter, wenn Sie mit dem Ändern vorhandener Aufträge fertig sind.
- Auf der folgenden Seite können Sie ein neues Schiff hinzufügen oder ein bestehendes Schiff über Konten verwalten.
- Wählen Sie Fertig, wenn Sie die Verwaltung des Versands von Konten abgeschlossen haben.
Einen Überweisungsempfänger deaktivieren
- Wählen Sie „Konfiguration“ > „Administrator“ > „Zahlungsanweisung“.
- In der Spalte „Aktionen“ wählen Sie Deaktivieren (
).
Die Deaktivierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Durch die Deaktivierung eines Überweisungskontos wird auch das entsprechende Lieferantenzahlungskonto auf Ihrer Coupa Pay-Kundenseite deaktiviert.
Wenn der Auftrag an, den Sie deaktivieren, der einzige Auftrag an ist, der mit der juristischen Person verknüpft ist, wird eine Warnmeldung angezeigt, dass durch die Deaktivierung des Auftrags an die juristische Person ungültig wird. Wenn Sie den Auftrag an deaktivieren möchten, müssen Sie diesem Rechtsträger einen anderen Auftrag zuweisen, um ihn weiter nutzen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von juristischen Personen.
Aktualisieren eines Auftrags an
Sie können nur REMIT-TO-Adressen aktualisieren, die mit Fehlern gespeichert wurden. Sobald Sie die Fehler in einer REMIT-TO-Adresse behoben und gespeichert haben, können Sie sie nicht mehr bearbeiten.
Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Finanzdaten aktiviert haben, werden Sie vom CSP zur Authentifizierung aufgefordert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Wählen Sie „Konfiguration“ > „Administrator“ > „Zahlungsanweisung“.
- Wählen Sie Aktualisieren (
) in der Spalte Aktionen neben dem zu ändernden Auftrag aus.
Nachdem Sie die aktualisierten Überweisungsinformationen übermittelt haben, wird ein neues Überweisungskonto erstellt und das ursprüngliche Konto deaktiviert.
Teilen Sie einen Auftrag an mit einem Kunden
- Wählen Sie „Konfiguration“ > „Administrator“ > „Zahlungsanweisung“.
- In der Spalte „Aktionen“ wählen Sie „Teilen“ (
). - Wählen Sie auf der angezeigten Seite Zahlungsempfänger bearbeiten aus der Dropdown-Liste Weitere Kunden hinzufügen die Kunden aus, für die Sie den Zahlungsempfänger freigeben möchten.
- Wählen Sie Ausgewählte hinzufügen. Um es für alle Kunden freizugeben, wählen Sie im Dropdown-Menü „Auswahl hinzufügen“ die Option „Alle hinzufügen“.
Wenn Sie CSP-Konten zusammenführen, werden Ihre REMIT-TO-Adressen nicht zusammengeführt, es sei denn, Sie stellen sie allen Kunden zur Verfügung. Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, können Sie die Überweisungsadresse dem/den bestimmten Kunden erneut zuweisen.
Fügen Sie REMIT-TO-Adressen zu einem Informationsanfrageformular hinzu
Ihr Kunde könnte Sie bitten, Ihren Informationsanfragen eine Überweisungsadresse hinzuzufügen. Sie können einen neuen Auftrag an die Adresse anlegen oder einen bestehenden aus den juristischen Personen auswählen.
Sie können nur die Felder sehen, die Ihr Kunde, der die Informationsanfrage sendet, in das Formular aufgenommen hat.
- Gehe zu Profil > Informationsanfragen. Sie können auch auf Informationsanfragen zugreifen, indem Sie auf Links in Benachrichtigungen klicken.
- Wählen Sie Ihren Kunden aus dem Dropdown-Menü Profil. Alle ausstehenden Informationsanfragen werden auf der Seite angezeigt.
- Wenn die Informationsanfrage Zahlungsempfänger-Adressen enthält, wählen Sie Zahlungsempfänger hinzufügen, um eine neue oder eine vorhandene Zahlungsempfänger-Adresse hinzuzufügen. Sie können eine oder mehrere REMIT-TO-Adressen hinzufügen.
Wenn Sie Ihrem Kunden bereits REMIT-TO-Informationen zur Verfügung gestellt haben, werden die REMIT-TO-Adressfelder basierend auf dem zuletzt verwendeten oder erstellten REMIT-TO vorab ausgefüllt. Wenn Sie mehrere REMIT-TO-Adressen hinzugefügt haben und Ihre Kunden mehr REMIT-TO-Adressen anfordern, sind alle bereits ausgefüllt.
- Im Fenster "Zahlungsempfängeradresse auswählen" können Sie neben den vorhandenen Adressen, die Sie an Ihren Kunden senden möchten, die Option "Wählen" auswählen, oder Sie können die Option "Neue Zahlungsempfängeradresse erstellen" auswählen, um eine neue Adresse hinzuzufügen.
Wenn Sie eine vorhandene Überweisungsadresse auswählen, werden die Felder für die Überweisungsadresse in der Informationsanfrage vorausgefüllt. Nur Bankfelder und leere Felder sind bearbeitbar. Wenn Sie ungültige Felder sehen, aktualisieren Sie Ihre Überweisungsadresse.
- Wählen Sie Einreichen.
Wenn Sie einer Informationsanfrage eine neu erstellte REMIT-TO-Adresse hinzufügen, können Sie diese sofort oder später auf der Seite „Setup abgeschlossen“ zu Ihrem Kundenprofil hinzufügen.
FAQ und Fehlerbehebung
Kann ich inaktive Überweisungskonten entfernen?
Nein, inaktive Überweisungskonten können nicht entfernt werden.