Einen Vertrag bearbeiten und unterzeichnen
Erfahren Sie, wie Sie einen Vertrag in der Vertragszusammenarbeit bearbeiten.
Einleitung
Es gibt zwei Methoden zum Bearbeiten eines Vertrags. In den meisten Fällen wird Ihnen die Option zum Herunterladen und Hochladen bearbeiteter Vertragsversionen angezeigt, mit der Sie den Vertrag zum Bearbeiten und für Unterschriften herunterladen können, bevor Sie ihn hochladen, wenn Ihre Änderungen abgeschlossen sind. Wenn Ihr Coupa-Kunde einen Bestandsschutz für Contract Collaboration hatte, sehen Sie möglicherweise die Option, den zu bearbeiten oder den Vertrag online zu unterzeichnen.
Sobald alle erforderlichen Parteien den Vertrag unterzeichnet haben, wird er automatisch als abgeschlossen markiert und kann nicht wieder geöffnet werden. Alle Vertragsparteien erhalten per E-Mail ein PDF des abgeschlossenen Vertrags, das die digitalen Signaturen der Unterzeichner enthält.
Das Bearbeiten eines Vertragsdokuments in Contract Collaboration basiert auf Berechtigungen, die Ihr Coupa-Kunde zuweist. Wenn Sie die Berechtigung haben, einen Vertrag zu bearbeiten, wird die Schaltfläche Bearbeiten über dem Vertrag angezeigt. Kontaktieren Sie Ihren Coupa-Kunden, um weitere Informationen zu erhalten.
So funktioniert es
Bearbeiteten Vertrag herunterladen und hochladen
- Öffnen Sie den Vertrag in Ihrer Einladungs-E-Mail.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Dokument bearbeiten und wählen Sie Zur Bearbeitung herunterladen. Coupa lädt eine Datei herunter, die Sie bearbeiten können.
- Nachdem Sie Ihre Bearbeitungen abgeschlossen und Ihre Datei gespeichert haben, wählen Sie Hochladen und laden Sie Ihren bearbeiteten Vertrag hoch.
Einen Vertrag online bearbeiten
Online-Bearbeitung und -Kommentierung ist nur für Lieferanten bestimmter Coupa-Kunden verfügbar. Wenn die Option zum Bearbeiten online nicht angezeigt wird, finden Sie weitere Informationen unter Herunterladen und Hochladen eines bearbeiteten Vertrags.
- Öffnen Sie den Vertrag in Ihrer Einladungs-E-Mail.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf Bearbeiten.
- Bearbeiten Sie auf der angezeigten Seite den Vertrag im Vertragsfenster. Sie können die Formatierungsoptionen oben auf der Seite verwenden, um Ihre Inhalte zu formatieren.
Sie können auch Kommentare hinterlassen, indem Sie einen Teil des Textes hervorheben und die Schaltfläche Kommentar auswählen
, die rechts vom hervorgehobenen Abschnitt angezeigt wird. Sie können Kommentare überprüfen oder einen Kommentar kommentieren, indem Sie Kommentar überprüfen 
auf der rechten Seite des Vertragsfensters auswählen.
- Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, wählen Sie Speichern aus und wählen Sie aus, mit wem Sie Ihre Änderungen teilen möchten.
Sie können auswählen, mit wem Ihre gespeicherten Änderungen geteilt werden sollen:
- Gespeichert und für mich geheim gehalten:
- Der Vertrag ist gesperrt, sodass nur Sie die neuesten Änderungen anzeigen und bearbeiten können
- Contract Collaboration erstellt keine neue Version in der Historie für den Vertrag, bis sie mit anderen geteilt wird
- Wenn Sie den Vertrag für Sie speichern und privat halten, werden keine aktuellen Aktivitätsbenachrichtigungen für die von Ihnen vorgenommenen Änderungen ausgelöst
- Gespeichert und mit [Ihrem Unternehmen] geteilt:
- Der Vertrag ist gesperrt, sodass nur Sie und andere Mitglieder Ihrer Organisation (Ihre Kollegen) den Vertrag anzeigen und bearbeiten können, bis er mit anderen geteilt wird
- Vertragszusammenarbeit speichert eine inkrementelle Version des Vertrags in der Historie. Nur Personen in Ihrer Organisation können sehen, dass diese Version erstellt wurde
- Wenn Sie beispielsweise Version 1 eines Vertrags bearbeiten, erhöht sich die Historie auf Version 1.1 des Vertrags
- Wenn Sie beispielsweise Version 1 eines Vertrags bearbeiten, erhöht sich die Historie auf Version 1.1 des Vertrags
- Das Speichern und Freigeben nur für Ihr Unternehmen löst keine Benachrichtigungen über kürzlich vorgenommene Aktivitäten für die von Ihnen vorgenommenen Änderungen aus. Eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen relevanten Änderungen, die seit der letzten Vollversion vorgenommen wurden, wird gesendet, wenn der Vertrag gespeichert und für alle Parteien freigegeben ist
- Gespeichert und mit allen Parteien geteilt:
- Der Vertrag ist entsperrt, damit alle Parteien ihn anzeigen und bearbeiten können (wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen)
- Wenn Sie speichern und mit allen Parteien teilen, erhöht sich die Vertragsversion um 1
- Wenn Sie beispielsweise Version 1 eines Vertrags bearbeiten und speichern und mit allen Parteien teilen, erhöht sich die Historie auf Version 2 des Vertrags
- Wenn Sie beispielsweise Version 1 eines Vertrags bearbeiten und speichern und mit allen Parteien teilen, erhöht sich die Historie auf Version 2 des Vertrags
- Beim Speichern und Teilen mit allen Parteien werden aktuelle Aktivitätsbenachrichtigungen für die Änderungen ausgelöst, die seit dem letzten Speichern und Teilen mit allen Parteien am Vertrag vorgenommen wurden
Einen Vertrag online unterzeichnen
Online-Signaturen sind nur für Lieferanten bestimmter Coupa-Kunden verfügbar. Wenn die Option zur Online-Unterzeichnung nicht angezeigt wird, finden Sie weitere Informationen unter Herunterladen und Hochladen eines bearbeiteten Vertrags.
- Öffnen Sie den Vertrag in Ihrer Einladungs-E-Mail.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Sign (Unterschreiben) in der oberen rechten Ecke des Vertrags.
- Wählen Sie Ihre Signieroption. Sie können entweder unterschreiben, indem Sie Ihre Unterschrift eingeben und eintippen, oder mit der Maus unterschreiben und Ihre Unterschrift zeichnen.
- Bestätigen Sie, mit wem Sie unterschreiben.
Wenn Sie den Vertrag nicht erstellt haben und von jemandem aus einem anderen Unternehmen zur Unterzeichnung eingeladen wurden, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, den Namen des Unternehmens, für das Sie unterschreiben, zu aktualisieren.
Wenn Sie als Sie selbst unterschreiben, benötigen Sie keinen Organisationsnamen. Die Unterzeichnung in Ihrem eigenen Namen (nicht im Namen einer Organisation) ist für Anwendungsfälle im Beschaffungswesen selten.
- Geben Sie Ihren Namen vollständig in das Feld Unterschrift ein oder zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit der Maus.
- Wählen Sie Unterschreiben. Ihre eSignatur wird automatisch zum Vertrag hinzugefügt und enthält Informationen darüber, wer Sie sind, für wen Sie unterschrieben haben und an welchem Datum Sie unterschrieben haben.
