• Zuletzt bearbeitet am: 17 August 2022

IC Recon Server CSV-Formate importieren

Formatbeschreibungen

PDF-Version

Der Serverimport unterstützt die Verwendung von ICREC 12, ICREC 14 und ICREC 15 sowohl für Verbindlichkeiten als auch für Forderungen.

ICREC 12

# Name Typ Obligatorisch Kommentar
1 Rechnungsnr. char - 50 Ja Rechnungsnummer gemäß dem lokalen Buchhaltungssystem.
2 Gläubiger-/Debitorenkonto char - 20 Ja Kontonummer gemäß dem lokalen Buchhaltungssystem. Wenn es sich um eine Kreditoren-Datei handelt, handelt es sich um das Konto des Gläubigers. Handelt es sich um eine Forderungsakte, so handelt es sich um das Konto des Schuldners.
3 Rechnungsdatum datum Ja

 

4 Fälligkeitsdatum datum Ja  
5 Betrag dezimalzahl Ja  
6 Währung char - 3 Ja Währung als ISO-Code.
7 Rechnungskennzeichnung char - 50 Nein  
8 Kommentar char - 255 Nein  
9 Lieferschein-Nr. char - 50 Nein  
10 XDoc Nr.

char - 50

Nein Externe Rechnungsnummer, wie sie für die Kommunikation mit dem Gläubiger verwendet wird.
11 Buchungsdatum datum Nein  
12 Anmerkung char - 255 Nein Siehe Funktionsbeschreibung.

ICREC 14

ICREC14 ist dasselbe wie ICREC12 mit diesen zusätzlichen Feldern.

# Name Typ Obligatorisch Kommentar
13 Projekt char - 50 Nein Interne Projektreferenz, wie sie in Coupa Treasury verwendet wird.
14 Portfolio char - 50 Nein Interne Portfolio-Referenz, wie sie in Coupa Treasury verwendet wird.

ICREC 15

# Name Typ Obligatorisch Kommentar
15 URL (Anhang) char - 255 Nein

Mögliche Link-Typen:

datei://

ftp://

http://

https://

mailto:

Falls kein Link-Typ angegeben ist (z. B. bei der Verknüpfung mit einem lokalen Laufwerk), wird „http://“ als Standard verwendet. Die URL wird als „Dokument“ zur Rechnung hinzugefügt.

Datei-Verzeichnis

Dateityp Standort
Forderungen LocalData_BAK\ICRec\Import\Forderungen
Verbindlichkeiten LocalData_BAK\ICRec\Import\Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten und Forderungen

Schritt 1: Forderungen hochladen

  • Das abrechnende Unternehmen lädt die Forderungen hoch.
  • Die Felder werden wie in der Datei definiert in Coupa Treasury importiert.
  • Forderungen gehen als neue Datensätze in das System ein.

Schritt 2: Verbindlichkeiten hochladen

  • Das abgerechnete Unternehmen lädt die Verbindlichkeiten hoch.
  • Coupa Treasury gleicht Inhalte aus der Verbindlichkeitsdatei mit bestehenden Forderungsdaten ab.
  • Verbindlichkeiten legen den Bestätigungsstatus der vorhandenen Forderungsdaten fest, mit denen sie übereinstimmen. Sie erstellen keine neuen Datensätze.

Funktionsbeschreibung

Beim Import von Verbindlichkeiten prüft Coupa Treasury, ob die Felder 3, 4, 5 und 10 mit offenen Rechnungen übereinstimmen. Wenn Feld 10 leer ist, vergleicht Coupa Treasury Feld 1 mit der XDocNr der Forderung.

Wenn alle Felder übereinstimmen, fügt Coupa Treasury Daten aus Feld 2 zur vorhandenen Rechnung hinzu und markiert sie als bestätigt.

Andernfalls ignoriert Coupa Treasury den Datensatz.

In einer Kreditoren-Datei besteht der Zweck von Feld 12 darin, eine Rechnung anzufechten. Wenn die Datensätze übereinstimmen und in Feld 12 ein Hinweis vorhanden ist, markiert Coupa Treasury die Rechnung nicht als bestätigt. Stattdessen markiert das System die Rechnung als "Rechnungsbestätigung wurde gelöscht". Die Rechnung ist strittig und Coupa Treasury erstellt einen Chat mit Feld 12 als erstem Eintrag.

Dateiname

Convention:<ClientIdentifierType>_<ClientIdentifier>_<FileType><Timestamp>.txt

Für den Serverimport ermöglicht der Dateiname Coupa Treasury, den Client zu finden. Für den manuellen Upload wählt der Benutzer den Client, so dass diese Namenskonvention nicht erforderlich ist.

Der Dateiname kann Sonderzeichen enthalten, einschließlich Kommas (,).

Der Dateiname darf nicht mehr als zwei (2) Unterstriche enthalten. 

Coupa Treasury ignoriert den Teil des Dateinamens nach dem zweiten Unterstrich. Dieser Teil des Dateinamens kann von der Konvention abweichen.

Token Beschreibung
<ClientIdentifierType>

Einer der folgenden Werte:

Kundenabkürzung: CA

Unternehmensnummer: CC 

Empfängernummer: RN 

Legal Entity Identifier (Lei): LEI 

<ClientIdentifier> Der Wert der Kundenkennung, wie auf der Seite Teilnehmer in Coupa Treasury definiert.
<FileType>

Einer der folgenden Werte:

P: Datei enthält Kreditoren-Daten

R: Die Datei enthält Forderungsdaten

<Timestamp> Das Datum und die Uhrzeit des Inkrafttretens der Importdatei, die durch die folgende Formatzeichenfolge angezeigt werden: yyyyMMddHHmmss

Formatregeln

Eine Datei enthält alle offenen Rechnungen für einen oder mehrere Kunden innerhalb eines definierten Zeitbereichs.

Für den Serverimport können am Anfang der Importdatei Formatinformationen vorhanden sein.

Kundenabkürzung, Kundenbuchungskreis oder Empfängernummer, wie sie in Coupa Treasury erscheint.

  • <ClientKBez>Kurzbezeichnung</ClientKBez>
  • <ClientBuKrs>Unternehmensnummer</ClientBuKrs>
  • <ClientEmpfaengerNr>Empfänger Nr.</ClientEmpfaengerNr>

Das Format kann ICREC12, ICREC14 oder ICREC15 sein. Die Buchstaben „ic“ müssen klein sein.

  • <Format>icREC15</Format>

Feldtrennzeichen können Komma (,) oder Semikolon (;) sein.

  • <FeldTZ>;</FeldTZ>

Datumstrennzeichen können Schrägstrich (/), Komma (,), Bindestrich (-) oder keine sein.

  • <DatTZ>.</DatTZ>

Die Datumssequenz kann dmy (Tag-Monat-Jahr), mdy (Monat-Tag-Jahr) oder ymd (Jahr-Monat-Tag) sein.

  • <DatFolge>dmy</DatFolge>

Dezimaltrennzeichen können Komma (,) oder Punkt (.) sein.

  • <DezTZ>,</DezTZ>

Kundeninformationen können zu Beginn jedes Datenblocks für diesen Kunden angezeigt werden. Alle anderen Formatinformationen dürfen nur am Anfang des Dokuments erscheinen. 

Jedes Format oder jede Kundeninformation innerhalb des Dokuments muss in einer eigenen Zeile erscheinen, die durch einen Wagenrücklauf zwischen den Zeilen getrennt ist. 

Wenn die Formateinstellungen nicht in der Importdatei definiert sind, wendet Coupa Treasury die benutzerdefinierten Einstellungen an:

import_format_settings.png

Die Datei darf keine weiteren Kopfzeilen oder Formatbeschreibungen enthalten. Text nicht in Anführungszeichen setzen.

Jede Zeile in der Datei enthält genau einen Datensatz:

  • ASCII-Code 13: Wagenrücklauf bezeichnet das Ende eines Datensatzes.
  • ASCII-Code 10: new-line bezeichnet das Ende eines Datensatzes.
  • Der letzte Datensatz schließt mit einem End-of-File (EOF).

In den Tabellen ICREC12, ICREC14 und ICREC15 gibt der Wert für "char" an, wie viele Zeichen die maximale Länge für dieses Feld in der importierten Datei ist.

Tage und Monate sind immer zweistellige Werte, während Jahre vierstellig sind.

Beispiele

Datensätze

Optionale Felder können leer bleiben. Leere Felder werden nur durch Feldtrennzeichen gekennzeichnet. Die folgenden Beispieldatensätze enthalten leere Felder.

  • Feldtrennzeichen = Semikolon (;)
  • Datumstrennzeichen = Schrägstrich (/)
  • Datumsreihenfolge = mdy
  • Dezimaltrennzeichen = Punkt (.)

ICRECON12

BLG030425;800466;28.03.2009;25.03.2006;4526.50;EUR;;;LS258;;;

ICRECON14

BLG030427;800466;21.04.2009;20.05.2006;56110,50;EUR;;;IEJJF;;;;PR201;PF013

ICRECON15

Dateiname

CC_101_R20190516102955.txt

Kopfzeile

<ClientBuKrs>TWAG</ClientBuKrs>

<Format>icREC12</Format>

<FeldTZ>;</FeldTZ>

<DatTZ>.</DatTZ>

<DatFolge>dmy</DatFolge>

<DezTZ>,</DezTZ>

 

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Hinweis: Einige Inhalte wurden maschinell übersetzt.