IC Recon Server CSV-Formate importieren
Formatbeschreibungen
Der Serverimport unterstützt die Verwendung von ICREC 12, ICREC 14 und ICREC 15 sowohl für Verbindlichkeiten als auch für Forderungen.
ICREC 12
| # | Name | Typ | Obligatorisch | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Rechnungsnr. | char - 50 | Ja | Rechnungsnummer gemäß dem lokalen Buchhaltungssystem. |
| 2 | Gläubiger-/Debitorenkonto | char - 20 | Ja | Kontonummer gemäß dem lokalen Buchhaltungssystem. Wenn es sich um eine Kreditoren-Datei handelt, handelt es sich um das Konto des Gläubigers. Handelt es sich um eine Forderungsakte, so handelt es sich um das Konto des Schuldners. |
| 3 | Rechnungsdatum | datum | Ja |
|
| 4 | Fälligkeitsdatum | datum | Ja | |
| 5 | Betrag | dezimalzahl | Ja | |
| 6 | Währung | char - 3 | Ja | Währung als ISO-Code. |
| 7 | Rechnungskennzeichnung | char - 50 | Nein | |
| 8 | Kommentar | char - 255 | Nein | |
| 9 | Lieferschein-Nr. | char - 50 | Nein | |
| 10 | XDoc Nr. |
char - 50 |
Nein | Externe Rechnungsnummer, wie sie für die Kommunikation mit dem Gläubiger verwendet wird. |
| 11 | Buchungsdatum | datum | Nein | |
| 12 | Anmerkung | char - 255 | Nein | Siehe Funktionsbeschreibung. |
ICREC 14
ICREC14 ist dasselbe wie ICREC12 mit diesen zusätzlichen Feldern.
| # | Name | Typ | Obligatorisch | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| 13 | Projekt | char - 50 | Nein | Interne Projektreferenz, wie sie in Coupa Treasury verwendet wird. |
| 14 | Portfolio | char - 50 | Nein | Interne Portfolio-Referenz, wie sie in Coupa Treasury verwendet wird. |
ICREC 15
| # | Name | Typ | Obligatorisch | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| 15 | URL (Anhang) | char - 255 | Nein |
Mögliche Link-Typen: datei:// ftp:// http:// https:// mailto: Falls kein Link-Typ angegeben ist (z. B. bei der Verknüpfung mit einem lokalen Laufwerk), wird „http://“ als Standard verwendet. Die URL wird als „Dokument“ zur Rechnung hinzugefügt. |
Datei-Verzeichnis
| Dateityp | Standort |
|---|---|
| Forderungen | LocalData_BAK\ICRec\Import\Forderungen |
| Verbindlichkeiten | LocalData_BAK\ICRec\Import\Verbindlichkeiten |
Verbindlichkeiten und Forderungen
Schritt 1: Forderungen hochladen
- Das abrechnende Unternehmen lädt die Forderungen hoch.
- Die Felder werden wie in der Datei definiert in Coupa Treasury importiert.
- Forderungen gehen als neue Datensätze in das System ein.
Schritt 2: Verbindlichkeiten hochladen
- Das abgerechnete Unternehmen lädt die Verbindlichkeiten hoch.
- Coupa Treasury gleicht Inhalte aus der Verbindlichkeitsdatei mit bestehenden Forderungsdaten ab.
- Verbindlichkeiten legen den Bestätigungsstatus der vorhandenen Forderungsdaten fest, mit denen sie übereinstimmen. Sie erstellen keine neuen Datensätze.
Funktionsbeschreibung
Beim Import von Verbindlichkeiten prüft Coupa Treasury, ob die Felder 3, 4, 5 und 10 mit offenen Rechnungen übereinstimmen. Wenn Feld 10 leer ist, vergleicht Coupa Treasury Feld 1 mit der XDocNr der Forderung.
Wenn alle Felder übereinstimmen, fügt Coupa Treasury Daten aus Feld 2 zur vorhandenen Rechnung hinzu und markiert sie als bestätigt.
Andernfalls ignoriert Coupa Treasury den Datensatz.
In einer Kreditoren-Datei besteht der Zweck von Feld 12 darin, eine Rechnung anzufechten. Wenn die Datensätze übereinstimmen und in Feld 12 ein Hinweis vorhanden ist, markiert Coupa Treasury die Rechnung nicht als bestätigt. Stattdessen markiert das System die Rechnung als "Rechnungsbestätigung wurde gelöscht". Die Rechnung ist strittig und Coupa Treasury erstellt einen Chat mit Feld 12 als erstem Eintrag.
Dateiname
Convention:<ClientIdentifierType>_<ClientIdentifier>_<FileType><Timestamp>.txt
Für den Serverimport ermöglicht der Dateiname Coupa Treasury, den Client zu finden. Für den manuellen Upload wählt der Benutzer den Client, so dass diese Namenskonvention nicht erforderlich ist.
Der Dateiname kann Sonderzeichen enthalten, einschließlich Kommas (,).
Der Dateiname darf nicht mehr als zwei (2) Unterstriche enthalten.
Coupa Treasury ignoriert den Teil des Dateinamens nach dem zweiten Unterstrich. Dieser Teil des Dateinamens kann von der Konvention abweichen.
| Token | Beschreibung |
|---|---|
| <ClientIdentifierType> |
Einer der folgenden Werte: Kundenabkürzung: CA Unternehmensnummer: CC Empfängernummer: RN Legal Entity Identifier (Lei): LEI |
| <ClientIdentifier> | Der Wert der Kundenkennung, wie auf der Seite Teilnehmer in Coupa Treasury definiert. |
| <FileType> |
Einer der folgenden Werte: P: Datei enthält Kreditoren-Daten R: Die Datei enthält Forderungsdaten |
| <Timestamp> | Das Datum und die Uhrzeit des Inkrafttretens der Importdatei, die durch die folgende Formatzeichenfolge angezeigt werden: yyyyMMddHHmmss |
Formatregeln
Eine Datei enthält alle offenen Rechnungen für einen oder mehrere Kunden innerhalb eines definierten Zeitbereichs.
Für den Serverimport können am Anfang der Importdatei Formatinformationen vorhanden sein.
Kundenabkürzung, Kundenbuchungskreis oder Empfängernummer, wie sie in Coupa Treasury erscheint.
- <ClientKBez>Kurzbezeichnung</ClientKBez>
- <ClientBuKrs>Unternehmensnummer</ClientBuKrs>
- <ClientEmpfaengerNr>Empfänger Nr.</ClientEmpfaengerNr>
Das Format kann ICREC12, ICREC14 oder ICREC15 sein. Die Buchstaben „ic“ müssen klein sein.
- <Format>icREC15</Format>
Feldtrennzeichen können Komma (,) oder Semikolon (;) sein.
- <FeldTZ>;</FeldTZ>
Datumstrennzeichen können Schrägstrich (/), Komma (,), Bindestrich (-) oder keine sein.
- <DatTZ>.</DatTZ>
Die Datumssequenz kann dmy (Tag-Monat-Jahr), mdy (Monat-Tag-Jahr) oder ymd (Jahr-Monat-Tag) sein.
- <DatFolge>dmy</DatFolge>
Dezimaltrennzeichen können Komma (,) oder Punkt (.) sein.
- <DezTZ>,</DezTZ>
Kundeninformationen können zu Beginn jedes Datenblocks für diesen Kunden angezeigt werden. Alle anderen Formatinformationen dürfen nur am Anfang des Dokuments erscheinen.
Jedes Format oder jede Kundeninformation innerhalb des Dokuments muss in einer eigenen Zeile erscheinen, die durch einen Wagenrücklauf zwischen den Zeilen getrennt ist.
Wenn die Formateinstellungen nicht in der Importdatei definiert sind, wendet Coupa Treasury die benutzerdefinierten Einstellungen an:
Die Datei darf keine weiteren Kopfzeilen oder Formatbeschreibungen enthalten. Text nicht in Anführungszeichen setzen.
Jede Zeile in der Datei enthält genau einen Datensatz:
- ASCII-Code 13: Wagenrücklauf bezeichnet das Ende eines Datensatzes.
- ASCII-Code 10: new-line bezeichnet das Ende eines Datensatzes.
- Der letzte Datensatz schließt mit einem End-of-File (EOF).
In den Tabellen ICREC12, ICREC14 und ICREC15 gibt der Wert für "char" an, wie viele Zeichen die maximale Länge für dieses Feld in der importierten Datei ist.
Tage und Monate sind immer zweistellige Werte, während Jahre vierstellig sind.
Beispiele
Datensätze
Optionale Felder können leer bleiben. Leere Felder werden nur durch Feldtrennzeichen gekennzeichnet. Die folgenden Beispieldatensätze enthalten leere Felder.
- Feldtrennzeichen = Semikolon (;)
- Datumstrennzeichen = Schrägstrich (/)
- Datumsreihenfolge = mdy
- Dezimaltrennzeichen = Punkt (.)
ICRECON12
BLG030425;800466;28.03.2009;25.03.2006;4526.50;EUR;;;LS258;;;
ICRECON14
BLG030427;800466;21.04.2009;20.05.2006;56110,50;EUR;;;IEJJF;;;;PR201;PF013
ICRECON15
Dateiname
CC_101_R20190516102955.txt
Kopfzeile
<ClientBuKrs>TWAG</ClientBuKrs>
<Format>icREC12</Format>
<FeldTZ>;</FeldTZ>
<DatTZ>.</DatTZ>
<DatFolge>dmy</DatFolge>
<DezTZ>,</DezTZ>