Formats CSV d'importation de serveur IC Recon
Descriptions des formats
L'importation du serveur prend en charge l'utilisation de l'ICREC 12, de l'ICREC 14 et de l'ICREC 15 pour les dettes et les créances.
ICREC 12
| # | Nom | Type | Obligatoire | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| 1 | N ° de facture | char - 50 | Oui | Numéro de facture selon le système comptable local. |
| 2 | Compte créancier/débiteur | char - 20 | Oui | Numéro de compte selon le système comptable local. S'il s'agit d'un fichier de dettes, c'est le compte du créancier. S'il s'agit d'un dossier de créances, c'est le compte du débiteur. |
| 3 | Date de facture | date | Oui |
|
| 4 | Échéance | date | Oui | |
| 5 | Montant | décimale | Oui | |
| 6 | Devise | char - 3 | Oui | Devise en tant que code ISO. |
| 7 | Indicateur de facture | char - 50 | Non | |
| 8 | Commentaire | char - 255 | Non | |
| 9 | N ° de bordereau de livraison | char - 50 | Non | |
| 10 | N ° XDoc |
char - 50 |
Non | Numéro de facture externe utilisé pour la communication avec le créancier. |
| 11 | Date de la réservation | date | Non | |
| 12 | Remarque | char - 255 | Non | Voir la description fonctionnelle. |
ICREC 14
ICREC14 est le même que ICREC12 avec ces champs supplémentaires.
| # | Nom | Type | Obligatoire | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| 13 | Projet | char - 50 | Non | Référence de projet interne telle qu'utilisée dans Coupa Treasury. |
| 14 | Portefeuille | char - 50 | Non | Référence de portefeuille interne telle qu'utilisée dans Coupa Treasury. |
ICREC 15
| # | Nom | Type | Obligatoire | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| 15 | URL (pièce jointe) | char - 255 | Non |
Types de liens possibles : file :// ftp :// http :// https :// mailto : Dans le cas où aucun type de lien n'est fourni (par exemple, lors de la liaison à un lecteur local), « http ://» est utilisé par défaut. L'URL est ajoutée en tant que « Document » à la facture. |
Répertoire du fichier
| Type de fichier | Emplacement |
|---|---|
| Créances | LocalData_bak\ICRec\Import\Forderungen |
| Frais à payer | LocalData_bak\ICRec\Importer\Verbindlichkeiten |
Processus des comptes créditeurs et débiteurs
Étape 1 : Charger les créances
- La société de facturation télécharge les créances.
- Les champs sont importés dans Coupa Treasury tel que défini dans le fichier.
- Les créances entrent dans le système sous forme de nouveaux ensembles de données.
Étape 2 : Téléverser les payables
- La société facturée télécharge les dettes.
- Coupa Treasury fait correspondre le contenu du fichier des dettes avec les données des créances existantes.
- Les créditeurs définissent l'état de confirmation des données des créances existantes qu'ils correspondent. Ils ne créent pas de nouveaux ensembles de données.
Description fonctionnelle
Lors de l'importation de créditeurs, Coupa Treasury vérifie si les champs 3, 4, 5 et 10 correspondent aux factures ouvertes. Si le champ 10 est vide, Coupa Treasury compare le champ 1 avec le XDocNo de la créance.
Si tous les champs correspondent, Coupa Treasury ajoute les données du champ 2 à la facture existante et la marque comme confirmée.
Sinon, Coupa Treasury ignore l'ensemble de données.
Dans un fichier de créditeurs, le champ 12 a pour objet de contester une facture. Si les ensembles de données correspondent et qu'il y a une remarque dans le champ 12, Coupa Treasury ne marque pas la facture comme confirmée. Au lieu de cela, le système marque la facture comme « La confirmation de la facture a été supprimée ». La facture est contestée et Coupa Treasury crée une discussion en utilisant le champ 12 comme première entrée.
Nom du fichier
Convention :<ClientIdentifierType>_<ClientIdentifier>_<FileType><Timestamp>.txt
Pour l'importation de serveur, le nom de fichier permet à Coupa Treasury de localiser le client. Pour le téléchargement manuel, l'utilisateur choisit le client, de sorte que cette convention de dénomination n'est pas nécessaire.
Le nom du fichier peut contenir des caractères spéciaux, y compris des virgules (,).
Le nom de fichier ne peut pas contenir plus de deux (2) traits de soulignement.
Coupa Treasury ignore la partie du nom du fichier après le deuxième trait de soulignement. Cette partie du nom du fichier peut différer de la convention.
| Jeton | Description |
|---|---|
| <ClientIdentifierType> |
Une des valeurs suivantes : Sigle du client : CA Code de la société : CC Numéro du destinataire : RN Legal Entity Identifier : LEI |
| <ClientIdentifier> | La valeur de l'identifiant client telle que définie sur la page Participants dans Coupa Treasury. |
| <FileType> |
Une des valeurs suivantes : P : le fichier contient des données sur les créditeurs R : le fichier contient des données sur les créances |
| <Timestamp> | La date et l'heure d'effet du fichier d'importation, à afficher comme indiqué par la chaîne de format suivante : aaaaMMjjHHmmss |
Règles de format
Un fichier contient toutes les factures ouvertes pour un ou plusieurs clients dans une plage de temps définie.
Pour l'importation de serveur, des informations de format peuvent exister au début du fichier d'importation.
Abréviation du client, code de l'entreprise cliente ou numéro du destinataire tel qu'il apparaît dans Coupa Treasury.
- <ClientKBez>Sigle</ClientKBez>
- <ClientBuKrs>Code de l'entreprise</ClientBuKrs>
- <ClientEmpfaengerNr>N ° de destinataire</ClientEmpfaengerNr>
Le format peut être ICREC12, ICREC14 ou ICREC15. Les lettres « ic » doivent être en minuscules.
- <Format>icREC15</Format>
Le séparateur de champ peut être une virgule (,) ou un point-virgule (;).
- <FeldTZ>;</FeldTZ>
Le séparateur de date peut être une barre oblique (/), une virgule (,), un tiret (-) ou aucun.
- <DatTZ>.</DatTZ>
La séquence de dates peut être dmy (jour-mois-année), mdy (mois-jour-année) ou ymd (année-mois-jour).
- <DatFolge>dmy</DatFolge>
Le séparateur décimal peut être une virgule (,) ou un point (.).
- <DezTZ>,</DezTZ>
Les informations client peuvent apparaître au début de chaque bloc de données pour ce client. Toutes les autres informations de format ne peuvent apparaître qu'au début du document.
Tout élément de format ou d'information client dans le document doit apparaître sur sa propre ligne, séparé par un retour chariot entre les lignes.
Si les paramètres de format ne sont pas définis dans le fichier d'importation, Coupa Treasury applique les paramètres définis par l'utilisateur :
Le fichier ne doit pas contenir d'autres en-têtes ou descriptions de format. Ne pas mettre le texte entre guillemets.
Chaque ligne du fichier contient exactement un ensemble de données :
- Code ASCII 13 : retour chariot désigne la fin d'un ensemble de données.
- Code ASCII 10 : new-line indique la fin d'un ensemble de données.
- Le dernier ensemble de données se termine par une fin de fichier (EOF).
Dans les tables ICREC12, ICREC14 et ICREC15, la valeur de « char » indique combien de caractères est la longueur maximale de ce champ dans le fichier importé.
Les jours et les mois sont toujours des valeurs à 2 chiffres, tandis que les années sont à 4 chiffres.
Exemples
Ensembles de données
Les champs facultatifs peuvent rester vides. Les champs vides ne sont indiqués que par des séparateurs de champs. Les exemples d'ensembles de données ci-dessous contiennent des champs vides.
- Séparateur de champ = point-virgule (;)
- Séparateur de date = barre oblique (/)
- Séquence de dates = mdy
- Séparateur de décimales = période (.)
ICRECON12
BLG030425 ;800466 ;28/03/2009 ;25/03/2006 ;4526.50 ;EUR ; ; ;LS258 ; ; ;
ICRECON14
BLG030427 ;800466 ;21/04/2009 ;20/05/2006 ;56110.50 ;EUR ; ; ;IEJJF ; ; ; ;PR201 ;PF013
ICRECON15
Nom du fichier
CC_101_R20190516102955.txt
En-tête
<ClientBuKrs>TWAG</ClientBuKrs>
<Format>icREC12</Format>
<FeldTZ>;</FeldTZ>
<DatTZ>.</DatTZ>
<DatFolge>dmy</DatFolge>
<DezTZ>,</DezTZ>