Import von Rechnungszahlungen

Übersicht

Der Importvorgang für Rechnungszahlungen liest Dateien aus dem./Incoming/InvoicePayments im SFTP-Ordner. Diese Dateien werden in den Archivordner unter verschoben./Archive/Incoming/InvoicePayments/bevor sie in alphanumerischer Reihenfolge verarbeitet werden. Flat Files werden dann in das XML-Format von Coupa umgewandelt.

In der Standardintegration ermittelt eine Validierungsroutine, ob eine Zahlung bereits auf eine Rechnung angewendet wurde, indem Zahlungsdatum, Schecknummer und Betragsfelder mit dem Zahlungsdatensatz verglichen werden.

Stornierungen für ungültig erklären/prüfen: Die Coupa-Integration unterstützt das direkte Löschen oder Stornieren eines Schecks nicht. Die beste Vorgehensweise in diesem Szenario besteht darin, eine neue „Zahlung“ zu erstellen, wenn der Scheckbetrag negativ ist, um ihn abzubrechen. Die Schecknummer kann identisch sein oder eine Zeichenfolge wie "Ungültig" angehängt haben.

Kennzahlen/Validierungen

Coupa findet Rechnungen in genehmigtem Status und Umfang basierend auf den folgenden Kriterien:

• Wenn die Rechnungs-ID/-Nummer angegeben wird, wird nur die Rechnungs-ID / -Nummer abgeglichen.
• Wenn der Name des Lieferanten und/oder die Lieferantennummer angegeben wird, sucht Coupa nach dem Lieferanten.
  • Wenn ein passender Lieferant gefunden wird, verwendet Coupa den Lieferanten als Filterkriterium. 
  • Wird kein passender Lieferant gefunden, nimmt Coupa den Lieferanten nicht in den Geltungsbereich auf.
• Wenn das Rechnungsdatum angegeben wird, deckt Coupa genehmigte Rechnungen bis zu diesem Rechnungsdatum ab.
  • Das Rechnungsdatum wird benötigt, wenn ein Kunde dieselbe Rechnungsnummer für verschiedene Kalenderjahre wiederverwendet.
• Coupa wird nur dann eine Zahlung erstellen, wenn aus den obigen Abfragen genau eine Rechnung gefunden wird.