Integration von Bestellungen und Bestelländerungen in Ihr ERP
Schrittweise Anweisungen zur Integration Ihrer Coupa-Bestellungen und Bestelländerungen in Ihr ERP.
Einleitung
Sie können dieses Dokument auch als Microsoft Word-Dokument herunterladen:Coupa Purchase Orders to ERP.docx
Allgemeine Überlegungen zur API-Konfiguration
- Erste Schritte mit der Coupa-API
- API-Schlüsselsicherheit (wird eventuell veraltet sein)
- Open Connect API-Zugriff(ab R29)
- JSON/XML
- GrafikQL (ab R30)
Begrenzte Nutzlast - Felder und API-Filter
Coupas API gibt standardmäßig viele Daten zurück (z. B. vollständige Objekte für zugehörige Objekte). Die API-Rückgabenutzlasten können sehr groß und daher langsam sein. Dies kann ein Problem für Kunden sein, die keine fremden Daten benötigen, ganz zu schweigen vom unnötigen Ressourcenverbrauch.
Um die Dinge zu vereinfachen, hat Coupa das Konzept der "Felder"-Parameter und API-Filter, die eine begrenzte JSON- oder XML-Antwort anstelle des gesamten Schemas und aller Zuordnungen für ein Objekt zurückgeben.
- API-Antwortfilter
- API: Verwenden des neuen API-Abfrageparameters "fields", Alternative zu "return object"
In diesem Artikel beschriebene Anwendungsfälle
In diesem Dokument wird davon ausgegangen, dass die Bestellnummer im ERP von der Coupa-Bestellnummer gesteuert wird. Dieser Artikel beschreibt die 3 verschiedenen Optionen zur Integration von Coupa-Bestellungen in Ihr ERP (für die Erstellung und Aktualisierung).
Diese Optionen ändern die Art und Weise, wie Sie Ihre Integrationen von Coupa aus überwachen können:
- Option 1: Einfache Überwachung basierend auf benutzerdefinierten Feldern, die Sie in der Bestellkopfzeile definieren
- Option 2: Erweiterte Überwachung mit Integrationsverlaufsdatensätzen
- Option 3: Nutzen Sie die vollständige Überwachung der Coupa-Integration
Für die 3 Optionen werden die Coupa-Bestellungen basierend auf dem Export-Kennzeichen in das ERP übertragen.
Im Falle eines Fehlers ist bei der Integration einer Bestellung eine manuelle Änderung für die Bestellung in der Coupa-Benutzeroberfläche erforderlich: Diese Änderung setzt das Export-Kennzeichen zurück und die Bestellung wird daher beim nächsten Lauf berücksichtigt
Coupa empfiehlt, dass Sie sich an den Coupa-Support wenden, damit dieser diese Option aktiviert: Für jede Änderung diezuletzt exportierte Bestellung zurücksetzen um. Diese Einstellung gilt nur für die Benutzeroberfläche. Änderungen, die über die API vorgenommen werden, ändern nicht den Status Exportiert.
Dedizierte Integration und Kontakt für API erstellen
Für die Optionen 2 und 3 müssen Sie Folgendes erstellen:
- Eine spezielle Integration für jede API-Orchestrierung, die Sie implementieren
- Ein oder mehrere Integrationskontakte für jede Integration, die bei einer fehlgeschlagenen Integration gewarnt werden
Coupa empfiehlt, dass Sie sich an den Coupa-Support wenden, damit dieser diese Option aktiviert: Link zum Integrationsverlaufnach Dokumenttypaktivieren. Diese Einstellung fügt einen Link auf der Konfigurationsseite hinzu, um den vollständigen Integrationsverlauf pro Dokumenttyp anzuzeigen
Option 1: Einfache Überwachung basierend auf benutzerdefinierten Feldern
Beschreibung
In diesem Szenario fügen wir für jede Bestellung den aktuellen Integrationsstatus in ein oder mehrere benutzerdefinierte Felder des Bestellkopfs hinzu. Wir haben ein benutzerdefiniertes Feld cf-integration-status
mit dem NamenIntegration Status
hinzugefügt. Verwenden Sie die Standard-Bestelldatentabelle, um den Integrationsstatus Ihrer Dokumente unter dieser URL nachzuverfolgen:https://<your instance hostname>/order_headers
.
Orchestrierungsdiagramm
Schritte/API-Aufrufdetails
Schritt 1 |
Rufen Sie die Liste und die Details der Coupa-Bestellungen ab, die im ERP erstellt/aktualisiert werden sollen. |
---|---|
Methode |
GET |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
https:// |
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
* = show_delete_lines=true ist für Bestelländerungen
Schritt 2 |
Individuelle Bestellung als exportiert markieren |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. * |
Antworttyp |
|
* Für diesen Aufruf benötigen Sie keine Payload, wenn Sie "?exported=true" in die URL einschließen. Hier erfolgt die Erstellung/Aktualisierung der Bestellung im ERP.
Schritt 3 |
Benutzerdefinierte Felder für Berichterstellung aktualisieren |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
oder
|
Antworttyp |
oder
|
Option 2: Erweiterte Überwachung mit Integrationsverlauf
Beschreibung
In diesem Szenario gilt für jede Bestellung Folgendes:
- Beheben Sie den vorherigen Integrationsverlaufsdatensatz für das Dokument
- Integrationsverlaufsdatensatz erstellen
- Erstellen Sie im Fehlerfall eine Warnung für den Integrationskontakt.
Jedes Dokument enthält Details zum Integrationsverlauf:
Verwenden Sie die Datentabelle für den Integrationsverlauf der Standardbestellung, um den Integrationsstatus Ihrer Dokumente nachzuverfolgen. Sie finden es unter:https://<your instance hostname>/integration_history_records/purchase_orders
.
Sie können einen Filter für den Antwortcode verwenden, um zwischen erfolgreich replizierten Dokumenten und fehlgeschlagenen Dokumenten zu unterscheiden.
Orchestrierungsdiagramm
Schritte/API-Aufrufdetails
Schritt 1 |
Rufen Sie die Liste und die Details der Coupa-Bestellungen ab, die im ERP erstellt/aktualisiert werden sollen. |
---|---|
Methode |
GET |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 2 |
Individuelle Bestellung als exportiert markieren |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Hier erfolgt die Erstellung/Aktualisierung der Bestellung im ERP.
Schritt 3a |
Ungelösten Integrationsverlaufsdatensatz erhalten |
---|---|
Methode |
GET |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 3b |
Vorherigen Integrationsverlaufsdatensatz auflösen |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 4a |
Integrationsverlauf erstellen (erfolgreich) |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
|
Antworttyp |
|
Schritt 4b |
Integrationsverlauf erstellen (Fehler) und an Integrationskontakt warnen |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
|
Antworttyp |
|
Option 3: Nutzen Sie die vollständige Überwachung der Coupa-Integration
Beschreibung
In diesem Szenario erstellen wir einen Integrationslauf, der
- Der Status der Integration (ausstehend/gestartet/fehlerhaft/erfolgreich/fehlgeschlagen)
- Die Gesamtzahl der verarbeiteten Bestellungen
- Anzahl von Erfolgen und Fehlern
- Die Liste der Integrationsfehler und deren Status (behoben oder nicht)
Für jede Bestellung:
- Beheben Sie den vorherigen Integrationsverlaufsdatensatz für das Dokument
- Integrationsverlaufsdatensatz erstellen
- Erstellen Sie im Fehlerfall einen Integrationsfehler und eine Warnung an den Integrationskontakt.
Sie können alle Integrationsläufe für Ihre Integration überwachen unter:https://<your instance hostname>/integrations/<your integration id>/integration_runs
.
Verwenden Sie die Standardtabelle für Bestellintegrationsfehlerdaten, um alle Bestellungen mit Integrationsfehler aufzulisten, deren Lösung aussteht. Sie befindet sich unter:.https://<your instance hostname>/integration_errors
Verwenden Sie die Datentabelle für den Standardintegrationsverlauf, um alle erfolgreich integrierten Bestellungen aufzulisten. Sie befindet sich unter:https://<your instance hostname>/integration_history_records/purchase_orders
.

Orchestrierungsdiagramm
Schritte/API-Aufrufdetails
Schritt 1 |
Integrationslauf erstellen |
---|---|
Methode |
POST |
API |
|
Abfrageparameter |
k. A. |
Abfrage Textstichprobe |
|
Antworttyp |
|
Schritt 2 |
Rufen Sie die Liste und die Details der Coupa-Bestellungen ab, die im ERP erstellt/aktualisiert werden sollen. |
---|---|
Methode |
GET |
API |
|
Abfrageparameter |
filter= |
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 3 |
Integrationslauf starten |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
k. A. |
Abfrage Textstichprobe |
|
Antworttyp |
|
Schritt 4 |
Individuelle Bestellung als exportiert markieren |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Hier erfolgt die Erstellung/Aktualisierung der Bestellung im ERP.
Schritt 5a |
Ungelösten Integrationsverlaufsdatensatz erhalten |
---|---|
Methode |
GET |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 5b |
Vorherigen Integrationsverlaufsdatensatz auflösen |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 6a |
Ungelösten Integrationsfehlerdatensatz abrufen |
---|---|
Methode |
GET |
API |
|
Abfrageparameter |
|
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 6b |
Vorherigen Integrationsverlaufsdatensatz auflösen |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
k. A. |
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Schritt 7a |
Integrationsverlauf erstellen (erfolgreich) |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
fields=["id","document-id","status"] |
Beispiel-URL |
|
Abfrage Textstichprobe |
|
Antworttyp |
|
Schritt 7b |
Integrationsfehler erstellen und auf Integrationskontakt aufmerksam machen |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
k. A. |
Abfrage Textstichprobe |
|
Antworttyp |
|
Schritt 8 |
Integrationslauf erfolgreich beenden |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
k. A. |
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Wenn während der Integrationsausführung ein allgemeiner Fehler auftritt
Schritt x |
Fehler für den Integrationslauf auslösen |
---|---|
Methode |
PUT |
API |
|
Abfrageparameter |
k. A. |
Abfrage Textstichprobe |
k. A. |
Antworttyp |
|
Hinweis: Einige Inhalte wurden maschinell übersetzt.