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Importation de commandes externes

Le chargeur de commandes externe a des colonnes d'en-tête, des colonnes de ligne et des colonnes d'allocation de ligne.

Aperçu

Le processus d'importation du bon de commande lit les fichiers du dossier SFTP :./Incoming/PurchaseOrders/

Ces fichiers seront déplacés vers le dossier d'archives situé à l'adresse./Incoming/Archive/PurchaseOrders/avant d'être traité en ordre alphanumérique.

Coupa ne peut pas mettre à jour une commande via l'intégration de fichiers plats.

La FAQ sur les bons de commande externes contient de nombreuses informations utiles sur le chargement des commandes à partir de systèmes tiers.

Clés

Nom du fournisseur
Numéro du fournisseur

Pour la fermeture logicielle d'un BC, mettez à jour le BC avec Action = Fermer

Pour la fermeture difficile d'un bon de commande, mettez à jour le bon de commande une deuxième fois avec Action = Fermer

Logique du chercheur d'articles

Coupa recherche l'article du fournisseur pour l'envoi à l'utilisateur sur l'article avec le numéro de pièce du fournisseur correspondant. Si rien n'est trouvé, Coupa recherche le prochain meilleur article fournisseur pour l'utilisateur destinataire.

Si votre recherche est réussie, reportez-vous à Valeurs par défaut de la ligne de commande pour toutes les lignes. Si vous rencontrez des erreurs, reportez-vous à la section Erreurs de l'outil de recherche d'articles.

Remarque

L'importation de commandes externes valide maintenant l'ID d'adresse d'expédition par rapport à d'autres ID d'adresse dans Coupa. Si l'identifiant correspond à une adresse existante avec un type différent (adresse du fournisseur, adresse de versement, etc.) Coupa affiche maintenant l'erreur « Adresse d'expédition non valide ».

Nom de la colonne	Description	Req'd	Unique	Type	Valeurs admissibles
En-tête	Indique le type de ligne	Non	Non	-	En-tête
Masquer le prix	Cacher le prix du fournisseur	Non	Non	boolean	VRAI, FAUX
Action	Dicte ce qui arrive au bon de commande. Si la fermeture logicielle est activée, la réouverture est également une action autorisée.	Non	Non	chaîne	Annuler, Fermer, Rouvrir, IssueWithSend, IssueWithoutSend, IgnorerWindowsAndIssue
Numéro de version	Vous permet de remplacer les règles de contrôle de version par défaut de Coupa. Voir la documentation du chargeur SFTP du bon de commande pour plus d'informations.	Non	Non	Entier(11)	Si spécifié, doit être égal ou supérieur au numéro de version de la commande en cours.
Numéro du BC	Permet de déterminer si Coupa modifiera un bon de commande existant ou créera un nouveau bon de commande.	Non	Oui	string(20)	tout
Nom du fournisseur	Utilisé pour identifier le fournisseur pour le bon de commande. Peut passer le numéro de fournisseur, au lieu de ce champ, mais Coupa doit identifier un dossier de fournisseur actif pour chaque bon de commande	Oui*	Non	string(255)	tout
Numéro du fournisseur	Utilisé pour identifier le fournisseur pour le bon de commande. Peut passer le nom du fournisseur, au lieu de ce champ, mais Coupa doit identifier un dossier de fournisseur actif pour chaque bon de commande	Oui*	Non	string(11)	tout
Code du site du fournisseur	Code du site du fournisseur	Non	Non	string(20)	tout
Code de la devise	Code de la devise	Non	Non	string(6)	Tout code de devise à trois lettres ISO 4217
Titre du plan comptable	Plan comptable de la commande. Le CoA doit exister dans Coupa et être actif.	Oui	Non	string(50)	Doit être un CoA actif
Mode de paiement	Identique au chargeur req	Non	Non	string(255)	tout
Code de modalité de paiement	Identique au chargeur req	Non	Non	string(255)	any
Code de condition d'expédition	Identique au chargeur req	Non	Non	string(255)	tout
Nom du destinataire	Nom de l'adresse. Doit exister dans Coupa. Doit inclure une adresse de livraison, nouvelle ou préexistante dans Coupa.	Oui*	Non	string(50)	tout
Expédier à l'attention de	Attention à l'adresse de livraison. Soit le demandeur, soit l'attention liée à l'adresse dans Coupa (par défaut au demandeur).	Non	Non	string(255)	any
Rue 1 du destinataire	Adresse de livraison Ligne1. Indiquez si l'adresse n'existe pas dans Coupa.	Non	Non	string(100)	any
Rue du destinataire 2	Adresse de livraison Ligne2. Indiquez si l'adresse n'existe pas dans Coupa.	Non	Non	string(100)	tout
Ville du destinataire	Ville de l'adresse d'expédition. Indiquez si l'adresse n'existe pas dans Coupa.	Non	Non	string(50)	any
État du destinataire	État de l'adresse de livraison. Indiquez si l'adresse n'existe pas dans Coupa.	Non	Non	string(50)	tout
Code postal du destinataire	Code postal de l'adresse de livraison. Indiquez si l'adresse n'existe pas dans Coupa.	Non	Non	string(50)	tout
Code du pays du destinataire	Adresse de livraison Code pays. Doit exister dans Coupa.	Non	Non	string(4)	any
Nom du pays du destinataire	Nom du pays de l'adresse d'expédition	Non	Non	string(100)	tout
Code de l'emplacement de livraison	Code de lieu d'expédition à l'adresse * Si cette valeur est fournie, le reste des valeurs d'expédition à l'adresse peut être omis. Coupa trouvera l'adresse d'expédition en fonction du code d'emplacement et copiera toutes les valeurs d'adresse dans la commande externe.	Oui*	Non	string(255)	tout
Numéro d'employé du destinataire	Le destinataire doit être identifié avec au moins un des éléments suivants : Numéro d'employé du destinataire, E-mail du destinataire ou Connexion du destinataire.	Oui*	Non	string(255)	tout
E-mail de livraison	Le destinataire doit être identifié avec au moins un des éléments suivants : Numéro d'employé du destinataire, E-mail du destinataire ou Connexion du destinataire.	Oui*	Non	string(255)	tout
Identifiant du destinataire	Le destinataire doit être identifié avec au moins un des éléments suivants : Numéro d'employé du destinataire, E-mail du destinataire ou Connexion du destinataire.	Oui*	Non	string(255)	tout
Remplacement de la méthode de transmission	Remplacement de la méthode de transmission	Non	Oui	string(30)	supplier_default, email, ne_pas_transmettre
Courriels de transmission	Courriels de transmission	Non	Non	texte	tout
Niveau de confirmation	Niveau de confirmation	Non	Non		tout
Confirmer avant (en heures)	Confirmer avant (en heures)	Non	Non	nombre entier	0..87600

Colonnes de ligne de commande externe

Nom de la colonne	Description	Dem.	Unique	Type	Valeurs admissibles
Ligne	Indique le type de ligne	Non	Non	-	Ligne
Action	Dicte ce qui arrive à la ligne du BdC.	Non	Non	chaîne	supprimer, SoftCloseForReceiving, SoftCloseForInvoicing, ReopenForReceiving, ReopenForInvoicing
Nom de l'entrepôt de réception	Utilisé uniquement pour les commandes d'inventaire	Non	Non	string(255)	any
Numéro du contrat	Permet d'identifier un contrat qui doit être associé au fournisseur sur la ligne d'en-tête. Peut également être spécifié en passant un nom de contrat.	Non	Non	string(50)	tout
Nom du contrat	Permet d'identifier un contrat qui doit être associé au fournisseur sur la ligne d'en-tête. Peut également être spécifié en passant un numéro de contrat.	Non	Non	string(100)	tout
Identificateur d'enregistrement	Identificateur d'enregistrement	Non	Non		tout
Numéro de la ligne	Utilisé pour identifier une ligne de bon de commande existante en cas de mise à jour d'un bon de commande, définit autrement le numéro de ligne pour les nouvelles lignes de bon de commande.	Non	Non	string(255)	any
Numéro de l'article du catalogue	Peut être utilisé pour identifier les articles du catalogue, au lieu du nom de l'article.	Non	Non	string(255)	tout
Nom de l'article provenant du catalogue	Peut être utilisé pour identifier les articles du catalogue, au lieu du numéro d'article.	Non	Non	string(255)	any
Description d'un article non répertorié dans le catalogue	Description de l'article pour les articles hors catalogue.	Non	Non	string(255)	tout
Nom du département	Identique au chargeur req	Non	Non	string(255)	tout
Numéro de pièce du fournisseur	Peut être utilisé pour aider à identifier un article fournisseur. Voir la documentation du chargeur PO SFTP pour plus de détails	Non	Non	string(255)	tout
Quantité	Quantité de la ligne (vide pour la ligne basée sur le service)	Non*	Non	décimale(30,6)	tout
Prix	Prix unitaire de l'article	Oui***	Non	décimale(30,6)	tout
Date de livraison souhaitée	Date de livraison souhaitée	Non	Non	datetime	AAAA-MM-JJFHH :MM :SS+HH :MM
Code de l'unité de mesure	Code de l'unité de mesure. Doit exister dans Coupa.	Non*	Non	string(6)	tout
Intitulé de la catégorie d'achat	Nom de la catégorie d'achat. Doit exister dans Coupa.	Non	Non	string(255)	Doit exister dans Coupa
Étiquettes d'actif	Non utilisé actuellement	Non	Non		tout
Nom du compte	Identique au chargeur req	Non	Non	string(100)	tout
Code du compte	Identique au chargeur req	Non	Non	string(2020)	any
Segment 1 du compte	Segment 1 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 2 du compte	Segment 2 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 3 du compte	Segment 3 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 4 du compte	Segment 4 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment de compte 5	Segment de compte 5	Non	Non	string(100)	tout
Segment 6 du compte	Segment 6 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 7 du compte	Segment 7 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 8 du compte	Segment 8 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment de compte 9	Segment de compte 9	Non	Non	string(100)	tout
Segment 10 du compte	Segment 10 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 11 du compte	Segment 11 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 12 du compte	Segment 12 du compte	Non	Non	string(100)	any
Segment 13 du compte	Segment 13 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment de compte 14	Segment de compte 14	Non	Non	string(100)	tout
Segment 15 du compte	Segment 15 du compte	Non	Non	string(100)	any
Segment 16 du compte	Segment 16 du compte	Non	Non	string(100)	any
Segment 17 du compte	Segment 17 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment 18 du compte	Segment 18 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Segment de compte 19	Segment de compte 19	Non	Non	string(100)	tout
Segment 20 du compte	Segment 20 du compte	Non	Non	string(100)	tout
Titre de la période budgétaire	Le nom de l'exercice budgétaire	Non	Non	string(255)	tout
Prix de gros	Prix de gros	Non	Non	décimale(30,6)	tout
Numérateur de conversion du prix de gros	Numérateur de conversion du prix de gros	Non	Non	décimale(30,6)	tout
Dénominateur de conversion du prix de gros	Dénominateur de conversion du prix de gros	Non	Non	décimale(30,6)	tout
Prix de gros - Quantité	Prix de gros - Quantité	Non	Non	décimale(30,6)	tout
Prix de gros - Code d'unité de mesure	Prix de gros - Code d'unité de mesure	Non	Non	int(11)	tout
Numéro de pièce auxiliaire du fournisseur	Numéro de pièce auxiliaire du fournisseur	Non	Non		any
Nom du fabricant	Nom du fabricant	Non	Non		any
Numéro de pièce du fabricant	Numéro de pièce du fabricant	Non	Non		tout

Colonnes cachées

Ces colonnes peuvent être utilisées dans les lignes de commande externes, mais ne sont pas incluses dans le modèle. Vous pouvez les ajouter manuellement si vous devez les utiliser.

Nom de la colonne	Description	Req'd	Unique	Type	Valeurs admissibles
Identifiant Reason Insight	Si un aperçu de la raison doit être spécifié (requis pour ouvrir la ligne ou le bon de commande), l'un des identifiants ou CODES est requis, accompagné d'un commentaire.	Vrai*	false	nombre entier	tout
Code Insight de motif	Si un aperçu de la raison doit être spécifié (requis pour ouvrir la ligne ou le bon de commande), l'un des identifiants ou CODES est requis, accompagné d'un commentaire.	Vrai*	false	string(255)	tout
Commentaire sur l'événement Reason Insight	Commentaire requis si un ID ou un code d'aperçu du motif est fourni.	Vrai*	false	string(255)	tout

Colonnes d'allocation de compte de commande externe

Nom de la colonne	Description	Dem.	Unique	Type	Valeurs admissibles
Affectation de compte	Indique le type de ligne	Non	Non	-	Affectation de compte
Identificateur d'enregistrement		Non	Non		tout
Numéro de la ligne	Utilisé pour identifier une ligne de bon de commande existante en cas de mise à jour d'un bon de commande, définit autrement le numéro de ligne pour les nouvelles lignes de bon de commande.	Non	Non	string(255)	tout
Montant	Montant	Non	Non	décimale(30,3)	tout
Pourcentage	Pourcentage	Non	Non	décimale(16,10)	tout
Nom du compte	Identique au chargeur req	Non	Non	string(100)	any
Code du compte	Identique au chargeur req	Non	Non	string(20)	tout
Segments de compte 1 à 20	Segments de compte 1 à 20	Non	Non	string(100)	tout
Titre de la période budgétaire	Le nom de l'exercice budgétaire	Non	Non	string(255)	tout

* Les lignes basées sur le service n'ont pas de quantité ou d'UDM
** Nécessite un nom de fournisseur ou un numéro de fournisseur
** * Ce champ n'est requis que si une valeur n'est pas actuellement attribuée pour un article dans Coupa

Valeurs par défaut de la ligne de commande pour toutes les lignes

Attribut de ligne	Source	Attribut de la source	Conditions
description	Article	nom
unit_price	CSV	csv_row[ riz]	Si fourni
unit_price	SupplierItem	prix	Si la valeur CSV (ci-dessus) est vide
contrat	#load_contract	csv_row[:contract_number] ou csv_row[:contract_name]	Nom ou numéro correspondant
contrat	SupplierItem	contrat	Si la valeur CSV (ci-dessus) est vide
source_part_num	CSV	csv_row[:supplier_part_number]	Si fourni
source_part_num	SupplierItem	supplier_part_num	Si la valeur CSV (ci-dessus) est vide
supplier_aux_part_num	CSV	csv_row[:supplier_aux_part_number]	Si fourni
supplier_aux_part_num	SupplierItem	supplier_aux_part_num	Si la valeur CSV (ci-dessus) est vide
fournisseur	#load_supplier	Gestion des Fournisseurs	Nom ou numéro correspondant et « actif »
supplier_site	CSV	En-têteDeCommande
uom	#load_uom	Unité de mesure	Correspondance "Code UOM"
uom	Article	Unité de mesure	Si la valeur CSV (ci-dessus) est vide
catégorie d'achat	#load_commodity	Catégorie d ´ achat	Nom de la catégorie d'achat correspondante
devise	OrderHeader	Devise
period	#load_period	BudgetPeriod	Correspondance du « Nom de la période budgétaire » pour le type de compte (ci-dessus)
line_num	CSV	csv_row[:line_number]
quantité	CSV	csv_row[:quantity]
need_by_date	CSV	csv_row[:besoin_avant_la_date]

Valeurs par défaut pour les lignes de demande de formulaire libre

Attribut de ligne	Source	Attributs de la source	Conditions
description	CSV	csv_row[:non_catalog_item_description]

Erreurs de recherche d'article

Une erreur sera renvoyée si :

Les détails "Catalogue..." et/ou "Fabricant" sont inclus dans l'entrée du chargeur et aucun article de catalogue n'est trouvé. Cela inclut les cas où il existe une correspondance avec les détails "Catalogue..." mais avec des détails "Fabricant..." différents
L'article du catalogue est introuvable et la description de l'article hors catalogue est vide dans l'entrée du chargeur
Aucun article de fournisseur n'a été trouvé
Ni le prix ni le prix de gros ne sont trouvés

Les cas suivants entraînent un message d'erreur d'élément de catalogue introuvable :

Le numéro de l' article du catalogue ou le nom de l'article du catalogue sont présents dans la charge utile, mais un article est introuvable
Le nom de l'article du catalogue et les détails MFG sont présents dans la charge utile et le nom de l'article du catalogue ne correspond pas au nom de l'article sélectionné
Le nom du fabricant est présent dans la charge utile et configuré sur l'article sélectionné et ne correspond pas
Le numéro de série du fabricant est présent dans la charge utile et configuré sur l'article sélectionné et ne correspond pas

Le message d'erreur Catalog Not Found (Catalogue non trouvé) indique « Catalog Item not found for LIST OF ATTRIBUTES AND VALUES IN PAYLOAD » (Élément de catalogue non trouvé pour la liste des attributs et Par exemple, le message d'erreur pourrait être « Article du catalogue introuvable pour le numéro d'article du catalogue avec la valeur ABC123, Nom de l'article du catalogue avec la valeur ABC 123 ARTICLE ».

En plus des messages ci-dessus, dans le chargeur d'en-tête de demande, si la clé de configuration csv_requisition_loader_supplier_item_required ? est définie sur true et que le chargeur ne peut pas correspondre à un élément fournisseur, une erreur d'élément fournisseur introuvable est renvoyée. Par exemple, le message d'erreur pourrait être « Article du fournisseur introuvable pour le nom de l'article du catalogue avec la valeur ARTICLE ABC 123, numéro de pièce du fournisseur avec la valeur SUPP123 ».

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