法定請求書の取得を自動化
独自のSFTPサーバーを使用して、法定請求書の取得を自動化します。
はじめに
法定請求書のアーカイブは、サプライヤーと顧客の両方にとって規制上の義務です。Coupaは、電子請求書発行のためのサービスとしてのコンプライアンス(CaaS)により、サポートされている国で法定請求書をお客様に代わって生成します。法定請求書はCoupaサプライヤーポータル(CSP)からダウンロードできますが、現在は手動プロセスです。
この処理を簡単にするために、電子請求書発行にCaaSを使用するCoupa顧客の法定請求書をダウンロードする独自のSFTPサーバーエンドポイントを指定できるようになりました。Coupaは法定請求書と裏付けとなる請求書の添付ファイルをバッチ処理し、バッチ処理されたZIPファイルをSFTPサーバーに送信します。
接続を作成するには、SFTPクライアントが必要です。
この機能を使用するには、顧客はCaaSを使用する必要があります。この機能を使用する場合は、顧客に連絡してください。
仕組み
SFTPエンドポイントを設定するときは、CaaSを使用するすべての顧客に対して1つのエンドポイントを作成します。このエンドポイントを使用して、Coupaはバッチに含まれる請求書ごとに1つのZIPファイルを含むバッチ処理されたZIPファイルを1つ提供します。各バッチは最大15 MBまで使用できます。Coupaは請求書を1回だけ送信します。送信された請求書は再送信されません。
ファイルタイプ | 含まれるファイル | 命名規則 |
---|---|---|
バッチZIPファイル |
各バッチZIPファイルには以下が含まれます。
|
バッチZIPファイルでは、次の命名規則が使用されます:[顧客名]-[サプライヤー名]-[日時スタンプ]-[バッチID]。 |
請求書ZIPファイル |
各請求書のZIPファイルには以下が含まれます。
|
請求書ZIPファイルは次の命名規則を使用します:[請求書番号]-[[発行元の国の略称] |
CSPアカウントを別のCSPと統合する場合、親アカウントのSFTPエンドポイントはすべての顧客(親アカウントと子アカウントの両方からのもの)に使用されます。親アカウントがSFTP接続を持っておらず、子アカウントが持っている場合、子アカウントのSFTPエンドポイントは削除されます。この場合、法定請求書の取得を自動化するには、新しいSFTPエンドポイントを作成する必要があります。
SFTPステータスとエラーは、[SFTPファイルのステータス](顧客から)ページで確認できます 。
CaaSを使用している顧客が不明な場合は、[設定]>[管理 者]>[SFTPアカウント]ページの[顧客からのSFTPデータ]セクションにある[このサービスを使用している顧客を表示]リンクにカーソルを合わせ て 、CaaSを使用している顧客のリストを表示します。
SFTPエンドポイントを作成する
SFTPエンドポイントを作成するときは、Coupaが法定請求書の送信に使用するサーバー情報を指定します。設定が完了すると、Coupaは請求書のバッチの送信を開始します。
- [設定]>[ 管理者]>[SFTPアカウント]に移動します。
- [顧客から のSFTPデータ]セクションで 、テーブルの 上部 にある[追加]をクリックします。
このセクションが表示されない場合、顧客はCaaSを使用していません。
- 表示される[ Add Outbound SFTP Account ]ウィンドウで、フィールドに入力します
フィールド 説明 サーバー SFTPサーバーのURLを入力します。 ユーザー名 SFTPアカウントへのログインに使用するユーザー名を入力します。 パスワード SFTPアカウントへのログインに使用するパスワードを入力します。 パスワードを確認 前のフィールドに入力したパスワードを確認します。 ポート ポート22はデフォルトで選択されており、変更できません。 - 自動ファイル転送に登録するチェックボックスを選択します。
自動転送に登録する準備ができていない場合は、SFTPエンドポイントの作成をお待ちください。
- [保存]をクリックします。
保存すると、SFTPエンドポイントを編集できなくなります。変更が必要な場合は、エンドポイントを削除して新しいエンドポイントを作成します。
- CaaSを使用しているCoupaの顧客に連絡して、機能を有効にします。
SFTPファイルのステータスとエラーを確認する
[設定]>[管理者]>[SFTPファイルのステータス](顧客から)に移動して、SFTPファイル、ファイルのステータス、エラーを確認できます。
カラム | 説明 |
---|---|
ステータス |
ファイルのステータス:
|
ファイル名 |
送信されたファイルの名前。 メモ ファイルには、[顧客名]-[サプライヤー名]-[日時スタンプ]-[バッチID]という規則を使用して名前が付けられます。 |
送信済み | Coupaによってファイルが送信された日付。 |
エラー |
配送エラー(発生した場合)。 |
FAQとトラブルシューティング
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