Prozessautomatisierer
Verwenden Sie Process Automator, um eine Aktion basierend auf einer benutzerdefinierten Geschäftslogik zu automatisieren.
Basierend auf einem Dokumenttyp, einem Auslöser und Bedingungen bestimmt Process Automator, ob eine Aktion ausgeführt werden soll. Sie können Process Automator verwenden, um verschiedene Arten von Aufgaben zu automatisieren:
- Automatisieren Sie manuelle, sich wiederholende Aufgaben mit einem Standardprozess. Beispielsweise können Sie die Zeit, die Sie für die Bewertung von Lieferantenrechnungen aufwenden, reduzieren, indem Sie einen automatischen Prozess erstellen, um die Einreichung gemäß Ihren benutzerdefinierten Bedingungen zu bewerten.
- Exportieren Sie Transaktionsinformationen in Echtzeit von Coupa in ein Drittanbietersystem, sobald diese Transaktionen abgeschlossen sind. Beispielsweise kann eine Rechnung, die genehmigt und bezahlt wird, einen Prozess auslösen, der einen API-Callout sendet und die Rechnung über die API an ein Drittanbietersystem sendet.
- Erstellen Sie eine geführte Erfahrung durch mehrere verwandte Formulare, die Endnutzer parallel ausfüllen können. Siehe beispielsweise Geführte Formulare.
Beispiel-Anwendungsfälle
Bisher haben Kunden mit Process Automator über eine Milliarde Prozesse verarbeitet. Einige Prozesse automatisieren die folgenden Tasks:
- Rechnungen anfechten, wenn sie bestimmte Bedingungen nicht erfüllen.
- Drucken Sie ein Etikett, sobald eine Ware eingegangen ist, um eine einfache Verfolgung und Verteilung zu gewährleisten.
- Schieben Sie die Erstellung eines Coupa-Sourcing-Events in eine öffentliche Online-Arena, wenn lokale Gesetze ein offenes Forum erfordern, um Lieferanten zu ermöglichen, Verträge zu gewinnen.
- Senden Sie eine Rechnung an ein System eines Drittanbieters, sobald sie genehmigt wurde. Ein detailliertes Beispiel für diesen Workflow finden Sie unter Beispiel: Rechnungen mit Process Automator exportieren.
Teile des Prozesses
Ein Prozess besteht aus diesen Elementen.
Auslöser
Eine Aktion in Coupa, die den Prozess startet. Auslöser fallen in diese Kategorien:
- Event dokumentieren: Ein automatisierter Prozess beginnt, wenn sich ein Dokumentstatus ändert.
- Klick auf Schaltfläche der Benutzeroberfläche: Ein automatisierter Prozess beginnt, wenn ein Benutzer auf eine konfigurierte Schaltfläche zum Starten des Prozesses klickt.
- Gewählte Option: Ein geführter Formularprozess beginnt, wenn ein Benutzer eine Option auswählt.
Schritte
Enthält die Aktionen und Bedingungen, die ausgeführt werden, sobald der Prozess ausgelöst wurde. Prozesse können 1 bis 10 Schritte umfassen. Sie laufen sequentiell ab, wobei jeder Schritt beginnt, wenn der vorherige abgeschlossen ist. Schritte enthalten diese Elemente:
- Tätigkeiten: Die Automatisierung, die auf der Grundlage des Dokuments ausgeführt werden soll, auf das im Auslöser- oder Prozessschritt verwiesen wird.
- Bedingungen: Die Bedingungen, die definieren, ob die Aktion im Schritt ausgeführt werden soll.
API-Callout-Antwortvariablen
Sie können den Wert einer API-Callout-Antwort einer Variablen zuordnen und in späteren Process Automator-Schritten verwenden. Wenn Sie beispielsweise über einen Prozess verfügen, der eine Quittung mithilfe eines Call-Outs an ein Drittanbietersystem sendet und die Drittanbieter-API eine Datensatz-ID zurückgibt, können Sie eine Antwortvariable erstellen, um die Datensatz-ID zu erfassen, die in späteren Schritten des Prozesses verwendet werden soll. Der Pfad zur Datensatz-ID kann als/receipt/record_id konfiguriert werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Prozesses zum Exportieren von Echtzeitdatenaktualisierungen.
Überwachung und Fehlerbehandlung
Sie können diese Tools verwenden, um Ihre Prozesse zu verwalten, zu überwachen und Fehler zu beheben.
Aktionsverlauf
Wenn ein Dokument eine Prozessaktion auslöst, zeigen die Dokumentkommentare und der Verlauf, dass die Aktion von Coupa Autobot ausgeführt wurde. Änderungen, die vom Coupa-Autobot vorgenommen werden, sind das Ergebnis von Geschäftsregeln oder -richtlinien, die basierend auf bestimmten Prozessregeln und -aktionen automatisch ablehnen, Mitteilungen senden und vieles mehr können.
Für das automatisierte Hinzufügen und Entfernen von Tags zeigt die Prozesshistorie den Benutzer an, der das Dokument als die Änderung einreicht.
Prozessschritthistorie
Sie können den Verlauf aller ausgeführten Prozesse in der Datentabelle Prozessschrittverlauf überprüfen. Jede Zeile in der Tabelle stellt ein einzelnes Prozessschritt-Ereignis dar.
Die Datentabelle des Prozessschrittverlaufs finden Sie unter Setup > Plattform > Prozessschrittverlauf. Über einen Link zum Prozessschritt können Sie den Prozessschritt überprüfen und bearbeiten.
Prozessinstanzen
Die Datentabelle Prozessinstanzen bietet einen direkten Einblick in den Status und die Ergebnisse aktiver und historischer Prozessschritte auf Prozessebene.
Die Datentabelle der Prozessinstanzen befindet sich unter Setup > Plattform > Prozessinstanzen.