Automate de processus

En fonction d'un type de document, d'un déclencheur et de conditions, Process Automator détermine s'il faut effectuer une action. Vous pouvez utiliser Process Automator pour automatiser plusieurs types de tâches :

• Automatisez les tâches manuelles et répétitives à l'aide d'un processus standard. Par exemple, vous pouvez réduire le temps que vous passez à évaluer les factures des fournisseurs en créant un processus automatique pour évaluer la soumission en fonction de vos conditions personnalisées.
• Exportez les informations transactionnelles en temps réel de Coupa vers un système tiers une fois ces transactions terminées. Par exemple, une facture approuvée et payée peut déclencher un processus qui envoie un appel d'API, en soumettant la facture à un système tiers via l'API.
• Créez une expérience guidée à travers  plusieurs formulaires connexes que les utilisateurs finaux peuvent remplir en parallèle. Par exemple, voir Formulaires guidés. 

Exemples de cas d'utilisation 

Les clients ont utilisé Process Automator pour traiter plus d'un milliard de processus à ce jour. Certains processus automatisent les tâches suivantes : 

• Contester les factures lorsqu'elles ne correspondent pas à certaines conditions. 
• Imprimez une étiquette dès qu'un produit est reçu pour assurer un suivi et une distribution faciles.
• Présentez la création d'un événement d'approvisionnement Coupa à un public en ligne lorsque les lois locales exigent un forum ouvert pour permettre aux fournisseurs de remporter des contrats.
• Envoyez une facture à un système tiers une fois qu'elle a été approuvée. Pour un exemple détaillé de ce flux de travail, voir Exemple : Exporter les factures à l'aide de Process Automator. 

Parties d'un processus

Un processus est composé de ces éléments.

Déclencheur

Une action dans Coupa qui déclenche le processus. Les déclencheurs entrent dans les catégories suivantes :

• Documenter l'événement : Un processus automatisé commence lorsqu'un statut de document change.
• Bouton de l'IU : Un processus automatisé commence lorsqu'un utilisateur clique sur un bouton de lancement de processus configuré.
• Option sélectionnée : Un processus de formulaire guidé commence lorsqu'un utilisateur sélectionne une option.

Étapes

Contiennent les actions et les conditions qui s'exécutent une fois le processus déclenché. Les processus peuvent contenir 1 à 10 étapes. Ils s'exécutent de manière séquentielle, chaque étape commençant lorsque la précédente se termine. Les étapes contiennent ces éléments :

• Actions : L'automatisation à exécuter en fonction du document référencé dans l'étape de déclenchement ou de processus.
• Conditions : Les conditions qui définissent si l'action doit être exécutée à l'étape.

Variables de réponse d'appel d'API

Vous pouvez mapper la valeur d'une réponse d'appel d'API à une variable et l'utiliser dans les étapes ultérieures de Process Automator. Par exemple, si vous avez un processus qui soumet un reçu à un système tiers à l'aide d'un appel et que l'API tierce renvoie un ID d'enregistrement, vous pouvez créer une variable de réponse pour capturer l'ID d'enregistrement à utiliser dans les étapes ultérieures du processus. Le chemin d'accès à l'ID de l'enregistrement peut être configuré en tant que/receipt/record_id.

Pour plus d'informations, voir Créer un processus pour exporter des mises à jour de données en temps réel.

Surveillance et gestion des erreurs

Vous pouvez utiliser ces outils pour gérer, surveiller et dépanner vos processus.

Historique des actions

Lorsqu'un document déclenche une action Processus, les commentaires et l'historique du document montrent que l'action a été effectuée par Coupa Autobot. Les modifications apportées par le Coupa Autobot sont le résultat de règles ou de politiques d'entreprise qui peuvent automatiquement rejeter, envoyer des notifications et plus encore en fonction de règles et d'actions de processus spécifiques.

Historique des étapes du processus

Vous pouvez examiner l'historique de tous les processus exécutés dans le tableau de données Historique des étapes du processus. Chaque ligne du tableau représente un événement d'étape de processus individuel.

Le tableau de données de l'historique des étapes du processus se trouve dans l'historique des étapes > du processus de > la plate-forme de configuration. Un lien vers l'étape du processus vous permet de passer en revue et de modifier l'étape du processus.

Instances de processus

Le tableau de données des instances de processus fournit une visibilité directe sur le statut et les résultats des étapes de processus actives et historiques au niveau du processus. 

La table des données des instances de processus se trouve dans Configurer les instances > de > processus de la plate-forme.