Beispiel: Rechnungen mit Process Automator exportieren

In diesem Beispiel werden Sie: 

• Erstellen Sie einen Prozess zum Senden von Rechnungen an ein Drittanbietersystem mithilfe eines API-Callouts nach der Genehmigung. Weitere Informationen finden Sie unter Call Outs. 
• Definieren und wenden Sie eine Datenzuordnung an, um sicherzustellen, dass die gesendeten Daten von Dritten verarbeitet werden können. Data Mappings transformieren die API-Aufrufnutzlast vom Standardformat von Coupa in das vom Zielsystem erwartete Format, wodurch der Bedarf an Middleware von Drittanbietern reduziert wird.
• Verarbeiten Sie die Antwort aus dem API-Callout mithilfe der API-Callout-Antwortvariablen. Antwortvariablen ermöglichen es Ihnen, die Antwort aus einem API-Aufruf zu verarbeiten und die Werte in späteren Schritten zu verwenden. 
• Legen Sie Felder für den Rechnungsdatensatz fest, sobald der API-Aufruf erfolgreich abgeschlossen wurde. 
• Behandeln Sie Fehler, indem Sie erfolglose Callouts erneut versuchen und den Fortschritt mit dem Integration Control Center überwachen.

Vorgang

1. Erstellen Sie einen Prozess gemäß Create a Process Using Process Automator.
2. Starten Sie den Prozess auf Document Event (Ereignis dokumentieren) und stellen Sie das Dokument auf Invoice (Rechnung) ein. 
3. Setzen Sie den Auslöseprozess auf Genehmigung. Dies löst den Prozess jedes Mal aus, wenn eine Rechnung genehmigt wird.
4. Fügen Sie Schritt 1 hinzu, um einen API-Callout an ein Drittanbietersystem zu senden und die Antwort zu verarbeiten. 

   Feld	Wert
   Objekt	Wählen Sie Trigger.Invoice, um die Aktion auf das Trigger-Dokument anzuwenden.
   Aktion	Wählen Sie API-Aufruf aus, um jedes Mal, wenn eine Rechnung genehmigt wird, einen API-Aufruf an ein Drittanbietersystem zu senden.
   Callout	Wählen Sie einen Call Out aus, der Informationen zu dem Endpunkt eines Drittanbieters enthält, an den Sie Rechnungsinformationen senden möchten. Siehe Callouts.
   Datenzuordnung	Optional. Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, die Coupa-Rechnungsdaten dem Datenmodell in Ihrem Drittanbietersystem zuordnet. Siehe Datenzuordnung.
   API-Filter	Optional. Wenden Sie einen Filter an, um zu bestimmen, welche Rechnungsfelder in Ihren Call Out aufgenommen werden sollen. Siehe API-Antwortfilter.
   API-Callout-Antwortvariablen	Optional. Erstellen Sie eine Variable, um den Wert eines Elements aus der API-Aufrufantwort des Drittanbieters zu speichern. In diesem Beispiel können Sie eine ID-Variable definieren, um ein ID-Element zu halten. Sie müssen die Antwort des API-Aufrufs überprüfen, um den genauen Pfad zu bestimmen. Beispielsweise kann die Rechnungs-ID als/invoice/record_id konfiguriert werden.
   Bedingungen	Optional. Fügen Sie Bedingungen hinzu, um weiter einzuschränken, welche genehmigten Rechnungen den Prozess auslösen sollen.

5. Fügen Sie Schritt 2 hinzu, um ein Feld im Rechnungsdatensatz einzurichten, das die ID des Drittanbietersystems enthält. Diese ID ist in der Variablen enthalten, die in Schritt 1 API-Callout-Antwortvariablen erstellt wurde.

   Feld	Wert
   Objekt	Wählen Sie Trigger.Invoice, um die Aktion auf das Trigger-Dokument anzuwenden.
   Aktion	Wählen Sie Feld festlegen, um einen Feldwert für das Rechnungsobjekt festzulegen.
   Feldart	Wählen Sie Standard oder Benutzerdefiniert, je nachdem, welches Feld Sie einstellen möchten. In diesem Beispiel könnten Sie dem Rechnungsobjekt ein benutzerdefiniertes Feld namens ERP-Datensatz-ID hinzufügen.
   Feldname	Wählen Sie das einzustellende Standard- oder benutzerdefinierte Feld aus.
   Antwortvariablen verwenden	Wählen Sie Ja.
   Feldwert	Wählen Sie die Antwortvariable aus, die Sie in Schritt 1 erstellt haben. Wenn Sie beispielsweise die Antwortvariable Rechnungs-ID benennen, wählen Sie Schritt 1. Rechnungs-ID.

6. Fügen Sie Schritt 3 hinzu, um ein Feld im Rechnungsdatensatz festzulegen, das angibt, dass das Objekt exportiert wurde, um sicherzustellen, dass Sie keine Daten redundant in Ihre anderen Systeme exportieren.

   Feld	Wert
   Objekt	Wählen Sie Trigger.Invoice, um die Aktion auf das Trigger-Dokument anzuwenden.
   Aktion	Wählen Sie Feld festlegen, um einen Feldwert für das Rechnungsobjekt festzulegen.
   Feldart	Wählen Sie Standard oder Benutzerdefiniert, je nachdem, welches Feld Sie einstellen möchten. In diesem Beispiel können Sie dem Rechnungsobjekt Exported ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
   Feldname	Wählen Sie das einzustellende Standard- oder benutzerdefinierte Feld aus.
   Antwortvariablen verwenden	Wählen Sie Nein.
   Feldwert	Wählen Sie einen geeigneten Feldwert. Wenn Sie beispielsweise ein boolesches benutzerdefiniertes Feld namens Exported hinzugefügt haben, können Sie das Feld auf true setzen.

7. Rufen Sie das Integration Control Center auf, um Ihre API-Aufrufe zu verwalten und Probleme zu beheben. 
   1. Gehen Sie zum Integration Control Center, um Ihren API-Callout-Status anzuzeigen.