プロセスの自動化

Process Automatorは、ドキュメントタイプ、トリガー、および条件に基づいて、アクションを実行するかどうかを決定します。Process Automatorを使用すると、いくつかのタイプのタスクを自動化できます。

• 標準的なプロセスを使用して、手作業で繰り返し行うタスクを自動化します。たとえば、カスタム条件に従ってサブミッションを評価する自動プロセスを作成することで、サプライヤーの請求書の評価に費やす時間を短縮できます。
• トランザクションが完了したら、リアルタイムのトランザクション情報をCoupaからサードパーティシステムにエクスポートします。たとえば、承認されて支払われた請求書は、APIコールアウトを送信し、APIを介して請求書をサードパーティのシステムに送信するプロセスをトリガーできます。
• エンドユーザーが並行して記入できる複数の関連フォームを使用して、ガイド付きのエクスペリエンスを作成します。例:「ガイド付きフォーム」を参照してください。 

例のユースケース 

顧客はProcess Automatorを使用し、これまでに10億以上のプロセスを処理してきました。一部のプロセスでは、次のタスクが自動化されます。 

• 特定の条件に一致しない場合は、請求書に異議を申し立てます。 
• 商品が受領されるとすぐにラベルを印刷して、追跡と配布を容易にします。
• サプライヤーが契約を獲得できるようにするために、現地の法律がオープンフォーラムを必要とする場合、Coupaソーシングイベントの作成を一般のオンラインアリーナにプッシュします。
• 承認されたら、請求書をサードパーティのシステムに送信します。このワークフローの詳細な例については、次の例を参照してください。Process Automatorを使用してインボイスをエクスポートします。 

プロセスの一部

プロセスは、これらの要素で構成されています。

トリガー

Coupaで処理を開始させるアクション。トリガーは次のカテゴリに分類されます。

• 文書イベント：ドキュメントのステータスが変更されると、自動プロセスが開始されます。
• UIボタンのクリック：ユーザーが設定されたプロセス起動ボタンをクリックすると、自動プロセスが開始されます。
• 選択したオプション：ユーザーがオプションを選択すると、ガイド付きフォームプロセスが開始されます。

ステップ

プロセスがトリガーされると実行されるアクションと条件を含みます。プロセスには、1 ～ 10のステップを含めることができます。これらは順番に実行され、前のステップが完了するたびに開始されます。ステップには次の要素が含まれています。

• アクション:トリガーまたはプロセスステップで参照されたドキュメントに基づいて実行される自動化。
• 条件:ステップでアクションを実行するかどうかを定義する条件。

APIコールアウト回答変数

APIコールアウト応答の値を変数にマッピングし、後のProcess Automatorステップで使用できます。たとえば、コールアウトを使用してサードパーティのシステムに領収書を送信するプロセスがあり、そのサードパーティのAPIがレコードIDを返す場合、レスポンス変数を作成して、プロセスの後のステップで使用するレコードIDをキャプチャできます。レコードIDへのパスは、/receipt/record_idとして設定することができます。

詳細は、「リアルタイムデータの更新をエクスポートするプロセスの作成」を参照してください。

監視とエラー処理

これらのツールを使用して、プロセスを管理、監視、およびトラブルシューティングできます。

アクション履歴

ドキュメントがプロセスアクションをトリガーすると、ドキュメントのコメントと履歴には、Coupa Autobotによって実行されたアクションが表示されます。Coupa Autobotが行った変更は、特定のプロセスルールとアクションに基づいて自動的に拒否、通知などを送信できるビジネスルールまたはポリシーの結果です。

処理ステップ履歴

[プロセスステップ履歴]データテーブルで、実行されたすべてのプロセスの履歴を調べることができます。テーブルの各行は、個々のプロセスステップイベントを表します。

処理ステップ履歴データ表は、[設定] > [プラットフォーム] > [処理ステップ履歴]にあります。プロセスステップへのリンクを使用すると、プロセスステップを確認および編集できます。

プロセスインスタンス

プロセスインスタンスデータテーブルは、プロセスレベルでのアクティブおよび履歴プロセスステップのステータスと結果を直接可視化します。 

プロセスインスタンスのデータテーブルは、[設定] > [プラットフォーム] > [プロセスインスタンス]にあります。