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8. Scénarios d'intégration des bons de commande

Revised: 24 April 2017

Aperçu

Les bons de commande (BC) sont envoyés aux fournisseurs pour les articles que vous souhaitez. Une fois que la demande a reçu toutes les approbations nécessaires, Coupa génère un bon de commande et l'envoie aux fournisseurs. Coupa a plusieurs façons d'envoyer des bons de commande aux fournisseurs. par exemple, invite, e-mail ou cXML.

Révisions de BC et demandes de modification

Dans Coupa, les utilisateurs ayant le rôle d'acheteur peuvent effectuer des révisions de BC. Les utilisateurs réguliers, si vous les autorisez, peuvent soumettre des demandes de modification. Une fois qu'un utilisateur a soumis une demande de modification, Coupa l'exécute dans la chaîne d'approbation de la demande d'origine. Si elle est approuvée, elle devient une nouvelle révision du bon de commande.

Activez ou désactivez la possibilité pour vos utilisateurs de soumettre des demandes de modification sous Configurer l'> entreprise Configurer l'entreprise Informations sur > les > bons de commande.

Lors de la soumission d'une révision du bon de commande, il vous est demandé comment informer le fournisseur. Coupa peut envoyer des modifications de BC de la même manière que les BC ordinaires par cXML ou par courrier électronique. Vous pouvez également les envoyer et les marquer comme envoyés dans Coupa manuellement. Lorsque le fournisseur consulte la révision du bon de commande, elle ressemble à un bon de commande normal, sauf que le numéro de bon de commande est ajouté avec un -2. « 2 » signifie qu'il s'agit de la deuxième version de ce numéro de commande. Si vous apportez des modifications supplémentaires, ce numéro change en conséquence à chaque nouvelle révision.

Remarques sur les demandes de modification de BC :

  • Vous pouvez réviser les commandes qui ont été émises mais qui n'ont pas été clôturées.

  • Une fois qu'un bon de commande a été révisé, vous pouvez l'ouvrir et voir un menu déroulant en haut de la commande, à côté du numéro de commande. Dans cette liste déroulante, vous pouvez sélectionner la révision du BC à afficher.

  • Vous pouvez demander des modifications aux commandes qui ont été entièrement facturées et reçues.

  • Coupa suit les révisions des bons de commande dans l'historique des bons de commande.

Coupa n'autorise pas le chargement de BC à partir de systèmes externes dans Coupa. Les bons de commande doivent être créés en créant une demande de chargement dans Coupa et en suivant la chaîne d'approbation requise.

Les bons de commande et les bons de commande révisés peuvent être exportés à partir de Coupa, et une demande doit être envoyée à l'équipe d'intégration de Coupa pour l'activer.

Le processus d'exportation de BC de Coupa utilise l'API Coupa pour interroger tous les BC émis et non exportés. La fréquence d'exécution de l'intégration est d'une fois toutes les heures. Les fichiers générés sont placés dans./Outgoing/Purchase_Orders sur le site standard sFTP. Une fois que les fichiers sont correctement placés dans le dossier sFTP, le bon de commande est marqué/marqué comme exporté.  

Les objets de référence, par exemple les codes de compte, les codes de devise, les codes de pays, doivent déjà exister dans Coupa.

Les révisions de BC peuvent également être exportées et sont placées dans./Sortant/Achat_Commandes/.

Méthodes

Voir Utilisation de l'API et Utilisation du CSV pour un aperçu de chaque méthode. 

L'exportation de révision de BC contient les dernières informations de BC dans le même format que le fichier de BC initial. La fréquence d'exécution de l'intégration est d'une fois toutes les heures. Les informations pour la révision du bon de commande sont les mêmes que pour le bon de commande. Pour plus d'informations, voir Bons de commande.

Scénarios

À des fins de certification, nous avons identifié plusieurs scénarios de BC sortants courants utilisés par les clients P2P indirects de Coupa. Chaque scénario doit être exécuté avec succès en utilisant le CSV et/ou l'API.

Une partie ou la totalité de cette page peut avoir été traduite par machine. Toutes nos excuses pour les inexactitudes.