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8. Szenarien für die Integration von Bestellungen

Revised: 24 April 2017

Übersicht

Bestellungen (POs) werden für die von Ihnen gewünschten Artikel an Lieferanten gesendet. Sobald die Anforderung alle erforderlichen Genehmigungen erhalten hat, generiert Coupa eine Bestellung und sendet sie an die Lieferanten. Coupa bietet verschiedene Möglichkeiten, Bestellungen an Lieferanten zu senden, z. B. per Eingabeaufforderung, per E-Mail oder über cXML.

Bestellrevisionen und Änderungswünsche

In Coupa können Benutzer mit der Einkäuferrolle Bestelländerungen vornehmen. Normale Benutzer können, wenn Sie dies zulassen, Änderungsanfragen stellen. Nachdem ein Benutzer eine Änderungsanfrage eingereicht hat, durchläuft Coupa die Genehmigungskette der ursprünglichen Anforderung. Wenn es genehmigt wird, wird es zu einer neuen PO-Revision.

Aktivieren oder deaktivieren Sie die Übermittlung von Änderungsanforderungen durch Ihre Benutzer unter Konfiguration > Unternehmenskonfiguration > Unternehmensinformationen > Bestellungen.

Wenn Sie eine überarbeitete Bestellung einreichen, werden Sie gefragt, wie Sie den Lieferanten benachrichtigen können. Coupa kann Bestelländerungen ähnlich wie normale Bestellungen über cXML oder E-Mail senden. Sie können sie auch manuell in Coupa senden und als gesendet markieren. Wenn der Lieferant die überarbeitete Bestellung aufruft, gleicht sie einer regulären Bestellung, außer dass an die Bestellnummer eine -2 angehängt ist. "2" bedeutet, dass dies die zweite Version dieser Bestellnummer ist. Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen, wird diese Ziffer bei jeder neuen Überarbeitung entsprechend geändert.

Anmerkungen zu Bestelländerungsanfragen:

  • Sie können Bestellungen überarbeiten, die ausgestellt, aber noch nicht abgeschlossen wurden.

  • Sobald eine Bestellung überarbeitet wurde, können Sie sie öffnen und oben in der Bestellung neben der Bestellnummer ein Dropdown-Menü sehen. In dieser Dropdown-Liste können Sie auswählen, welche Revision der Bestellung angezeigt werden soll.

  • Sie können Änderungen an Bestellungen beantragen, die vollständig in Rechnung gestellt wurden und gegen die sie eingegangen sind.

  • Coupa verfolgt Bestellungsüberarbeitungen in der Bestellungshistorie.

Coupa lässt kein Laden von Bestellungen aus externen Systemen in Coupa zu. Bestellungen müssen erstellt werden, indem eine Ladeanforderung in Coupa erstellt wird und die erforderliche Genehmigungskette befolgt wird.

Bestellungen und überarbeitete Bestellungen können aus Coupa exportiert werden, und es muss eine Anfrage an das Coupa-Integrationsteam gestellt werden, um dies zu ermöglichen.

Der PO-Exportprozess von Coupa verwendet die Coupa-API, um alle Bestellungen abzufragen, die ausgestellt werden und nicht exportiert wurden. Die Häufigkeit des Integrationslaufs beträgt einmal pro Stunde. Die generierten Dateien werden unter abgelegt./Outgoing/Purchase_Orders auf der Standard-sFTP-Site. Sobald die Dateien erfolgreich in den sFTP-Ordner gelegt wurden, wird die Bestellung als exportiert markiert/gekennzeichnet.  

Referenzobjekte, z. B. Kontocodes, Währungscodes, Ländercodes, müssen bereits in Coupa vorhanden sein.

Bestellrevisionen können auch exportiert und in abgelegt werden./Outgoing/Purchase_Orders/.

Methoden

Eine Übersicht über die einzelnen Methoden finden Sie unter Verwenden von API und Verwenden von CSV. 

Der Bestellrevisionsexport enthält die neuesten Bestellinformationen im gleichen Format wie die ursprüngliche Bestelldatei. Die Häufigkeit des Integrationslaufs beträgt einmal pro Stunde. Die Informationen für die Bestellrevision sind die gleichen wie für die Bestellung. Weitere Informationen finden Sie unter Bestellungen.

Szenarien

Für Zertifizierungszwecke haben wir mehrere gängige Szenarien für ausgehende Bestellungen identifiziert, die von indirekten P2P-Kunden von Coupa verwendet werden. Jedes Szenario muss erfolgreich unter Verwendung von CSV und/oder API ausgeführt werden.

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