Intégration de fichiers plats Coupa CSV

Coupa prend en charge à la fois le nom d'utilisateur/mot de passe et l'authentification par clé SSH pour sFTP.

Pour plus d'informations sur la structure des dossiers, reportez-vous à : Présentation du SFTP.

Fichiers entrants

Les fichiers entrants sont récupérés toutes les 3 à 6 minutes sur le site Coupa sFTP du client pour un traitement ultérieur. Ce calendrier est standard pour tous les clients Coupa pour tous les objets Coupa et il ne peut pas être modifié. Les exceptions à cette règle sont les fichiers de cartes de crédit (liés aux dépenses) car ils sont traités selon une tâche planifiée qui peut être chronométrée en fonction de la demande du client.

Une fois le fichier correspondant à chaque objet traité, le fichier est déplacé vers le dossier Archive correspondant.

Les erreurs correspondant à la structure du fichier ou aux données créées/mises à jour peuvent être consultées à partir de la page https :<instance_url>///data_sources.

Bonnes pratiques

• Le dernier modèle pour chaque objet doit être extrait de l'interface utilisateur via le modèle Load from file CSV spécifique à l'objet et non les modèles spécifiés sur integrate.coupa.com. >
• Chaque fichier objet entrant ne doit pas comporter plus de 5 000 lignes (à l'exclusion de la ligne d'en-tête) et doit traiter les fichiers simultanément plutôt que de créer un seul fichier volumineux. La limite de taille de fichier pour les intégrations CSV est de 8 Mo. 
• Évitez de charger les fichiers d'objets de dépendance en même temps. Par exemple, ne chargez pas les fichiers Supplier, Item et Supplier-Item correspondants en même temps, mais chargez d'abord les fichiers Supplier et Item, puis le fichier Supplier-Item.
• Pour un petit ensemble de données, il est recommandé de créer les enregistrements de données manuellement via l'interface utilisateur. Par exemple, trois lignes de plan comptable (COA) sont beaucoup plus faciles à créer avec l'interface utilisateur qu'avec une intégration.

Fichiers sortants

Les fichiers peuvent être générés en fonction d'une tâche planifiée spécifique à un objet dans Coupa, et les fichiers sont envoyés au dossier sFTP du client pour une utilisation ultérieure, en conséquence.

Il est de la responsabilité des clients Middleware/ERP de prendre et de traiter les fichiers du site Coupa sFTP.

Bonnes pratiques

• Les fichiers sortants qui sont traités doivent être supprimés du site Coupa sFTP de votre client. Cela permet également d'éviter tout problème d'espace système au fil du temps.
• Les tâches planifiées sortantes doivent être programmées pour générer un fichier contenant suffisamment de données et pour éviter de générer un fichier volumineux une fois par jour. Par exemple, si le nombre de factures approuvées quotidiennement est de 40 000, planifiez l'exécution du travail toutes les 1 heure pour envoyer les données en petits lots et non dans un fichier de 40 000 lignes à la fin de la journée.

Pour plus d'informations sur les noms de fichiers et les plannings, reportez-vous aux plannings d'intégration et aux noms de fichiers.

Pour plus d'informations sur l'intégration de fichiers plats CSV, voir Utilisation du format de fichier plat.