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Coupa CSV Flat File Integration

Revised: 22 January 2020

Coupa unterstützt sowohl Benutzername/Kennwort als auch SSH-Schlüssel-Authentifizierung für sFTP.

Informationen zur Ordnerstruktur finden Sie unter: SFTP-Überblick.

Eingehende Dateien

Eingehende Dateien werden alle 3-6 Minuten vom Coupa sFTP-Standort des Kunden zur weiteren Verarbeitung abgeholt. Dieser Zeitplan ist Standard für alle Coupa-Kunden für alle Coupa-Objekte und kann nicht geändert werden. Ausnahmen von dieser Regel sind die Kreditkartendateien (im Zusammenhang mit Ausgaben), da sie gemäß einem geplanten Auftrag verarbeitet werden, der auf Kundenwunsch zeitlich festgelegt werden kann.

Sobald die Datei, die jedem Objekt entspricht, verarbeitet wurde, wird die Datei in den entsprechenden Archivordner verschoben.

Fehler, die der Dateistruktur oder den erstellten/aktualisierten Daten entsprechen, können auf der Seite https://<instance_url>/data_sources angezeigt werden.



Best Practices



Die neueste Vorlage für jedes Objekt sollte aus der Benutzeroberfläche über die objektspezifische Load from file > CSV-Vorlage und nicht über die auf integrate.coupa.com angegebenen Vorlagen abgerufen werden.

Jede eingehende Objektdatei sollte nicht mehr als 5000 Zeilen haben (mit Ausnahme der Kopfzeile), und sie sollte Dateien gleichzeitig verarbeiten, anstatt eine große Datei zu erstellen. Die maximale Dateigröße für CSV-Integrationen beträgt 8 MB.

Vermeiden Sie das gleichzeitige Laden von Abhängigkeitsobjektdateien. Laden Sie zum Beispiel nicht die Lieferanten-, Artikel- und entsprechende Lieferanten-Artikeldateien gleichzeitig, sondern laden Sie zuerst die Lieferanten- und Artikeldateien und dann die Lieferanten-Artikeldatei.



Für einen kleinen Datensatz wird empfohlen, die Datensätze manuell über die Benutzeroberfläche zu erstellen. Zum Beispiel sind drei Reihen von Kontenplänen (CoA) mit der Benutzeroberfläche viel einfacher zu erstellen als mit einer Integration.



Ausgehende Dateien

Dateien können gemäß einem objektspezifischen geplanten Job innerhalb von Coupa generiert werden, und Dateien werden entsprechend an den sFTP-Ordner des Kunden zur weiteren Verwendung gesendet.

Es liegt in der Verantwortung des Kunden für Middleware/ERP, die Dateien von der Coupa sFTP-Site zu übernehmen und zu verarbeiten.

Best Practices



Ausgehende Dateien, die verarbeitet werden, müssen von der Coupa sFTP-Site Ihres Kunden gelöscht werden. Dies hilft auch, Probleme mit dem Systemraum im Laufe der Zeit zu vermeiden.

Ausgehende geplante Aufträge sollten zeitlich so abgestimmt sein, dass sie eine Datei mit ausreichenden Daten generieren und nicht einmal täglich eine große Datei generieren. Wenn beispielsweise die Anzahl der täglich genehmigten Rechnungen 40.000 beträgt, planen Sie den Auftrag so, dass er alle 1 Stunde ausgeführt wird, um die Daten in kleinen Chargen und nicht in einer Datei mit 40.000 Zeilen am Ende des Tages zu senden.



Informationen zu Dateinamen und Zeitplänen finden Sie unter Integrationspläne und Dateinamen.

Weitere Informationen zur Integration von CSV-Flachdateien finden Sie unter Verwenden des Flat File Formats.








	
		
				
					
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