Kurzüberblick: Datenmanagement
Frage
Wie wendet Coupa Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten im System an?
Antwort
Alle Objekte in der Coupa-Datenbank, die auch enthält, wo personenbezogene Daten von Kunden gespeichert werden können, haben REST-APIs und Lader (CSV über die Benutzeroberfläche oder SFTP), wo der Kunde beliebige Felder löschen kann. Sowohl Stammdaten (z. B. Benutzerprofile) als auch Transaktionsdaten können über REST-APIs und Lader verwaltet werden, wo ein Kundenadministratorbenutzer Datenfelder basierend auf den ausgewählten Kriterien löschen oder verschlüsseln kann. Der Kundenadministrator kann diese Änderungen jederzeit anwenden.
Um die Anwendung dieser Admin-Tools weiter zu veranschaulichen, wollen wir prüfen, wie ein einziger Benutzerprofildatensatz verwaltet werden kann. Ein Coupa-Benutzerprofil basiert auf mindestens zwei angegebenen Datenpunkten: einem Benutzernamen und einer Benutzer-E-Mail-Adresse. Hinter den Kulissen dient eine von Coupa generierte Benutzer-ID als Primärschlüssel für jede in der Datenbank gespeicherte Transaktion. Wenn zum Erstellen des Benutzerprofils personenbezogene Daten verwendet werden, müssen zum Löschen dieser Daten von Coupa lediglich der Name und die E-Mail-Adresse mit nicht personenbezogenen Daten überschrieben werden. Dies kann über die Benutzeroberfläche erreicht werden, indem das Benutzerprofil mit Administratorrechten bearbeitet wird.
Beispiel:
Die Benutzerdetails für Sam Gold sind in den Stammdaten wie folgt.
Dementsprechend wird in jeder von Sam Gold eingegebenen Kaufanfrage sein Name als Anforderer im Transaktionsdatensatz angegeben:
Sobald der Administrator Sam Golds Namen in "Gelöscht 1 Gelöscht 1" ändert, werden die Anfordererdetails in jeder Kaufanforderung im Transaktionsdatensatz aktualisiert.
Zusätzlich zur Option Benutzeroberfläche kann der gleiche Vorgang in großen Mengen mit den folgenden Tools durchgeführt werden:
Der folgende Schritt-für-Schritt-Ansatz dient als Beispiel.
Ein schrittweiser Ansatz
Coupa bietet mehrere Optionen, um mit Benutzern umzugehen und den Prozess des Überschreibens ihrer (persönlichen) Daten zu automatisieren.
Der Prozess wird durch 3 Schritte hervorgehoben:
- Schritt 1: Daten extrahieren
- Extrahieren Sie aus Coupa die Benutzer, die Sie löschen möchten, indem Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen
- Aus Coupa jeden Benutzer extrahieren und eine Logik auf die Exportdatei anwenden, um Benutzer herauszufiltern
- Schritt 2: Bearbeiten Sie die CSV-Datei und überschreiben Sie die personenbezogenen Daten
- Schritt 3: Laden Sie die geänderte CSV-Datei hoch, um die Daten in Coupa zu überschreiben
Schritt 1: Daten extrahieren
a) Extrahieren Sie aus Coupa die Benutzer, die Sie durch Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts löschen möchten
Benutzerdefinierte Berichte können für jedes Objekt und insbesondere für Benutzer definiert werden. Dies ist eine bequeme Möglichkeit, eine Teilmenge von Daten aus Coupa zu extrahieren. Sie können beliebig viele Kriterien definieren und Benutzer entsprechend herausfiltern, aber auch die zu extrahierenden Benutzereigenschaften auswählen. Im folgenden Screenshot können Sie "Datum der letzten Anmeldung" und "Aktiv" als Kriterien verwenden, um zu bestimmen, wen Sie für Ihre Management- und Aufbewahrungsrichtlinie als Ziel festlegen möchten. Möglicherweise fallen Benutzer, die sich im letzten Jahr nicht angemeldet haben und auch als inaktiv markiert wurden, in diese Kategorie.
Sie definieren dann, wann Sie diesen Bericht und sein Format generieren möchten. In unserem Fall erstellt dieser Bericht eine CSV-Datei, die jeden Montag auf dem SFTP-Server verfügbar gemacht wird. Als Option können Sie beantragen, dass die CSV-Datei per E-Mail gesendet wird.
b) Aus Coupa jeden Benutzer extrahieren und eine Logik auf die Exportdatei anwenden, um Benutzer herauszufiltern
Wenn Sie eine ausgefeiltere Logik anwenden müssen, um Benutzer herauszufiltern, können Sie immer jeden einzelnen in Coupa erstellten Benutzer exportieren. Standardintegrationen, die im Integrationsmenü verfügbar sind, bieten Exportberichte für jedes Objekt in Coupa
Der Coupa-Benutzerdateiexport generiert einen CSV-Export, der jeden Benutzer und alle seine Eigenschaften enthält. Beide Optionen generieren eine CSV-Flatfile.
Schritt 2: Bearbeiten Sie die CSV-Datei und überschreiben Sie die personenbezogenen Daten
Nachdem Sie die CSV-Datei lokal heruntergeladen haben, müssen Sie sie mit dem Datei-Editor Ihrer Wahl bearbeiten und die persönlichen Daten überschreiben, aber die Anmelde-ID nicht ändern, da dieses Feld der primäre Schlüssel ist.
Schritt 3: Laden Sie die geänderte CSV-Datei hoch, um die Daten in Coupa zu überschreiben
Stellen Sie mit einem SFTP-Client und Ihren Anmeldeinformationen eine Verbindung zu fileshare.coupa.com her. Laden Sie die CSV-Datei, die Sie gerade geändert haben, mit einem SFTP-Client unter /Incoming/Users hoch.
Diese Datei wird automatisch von Coupa verarbeitet und Ihre Benutzer werden entsprechend dem neuen Datensatz, den Sie gerade eingegeben haben, aktualisiert.
Zur Erinnerung: Dies sind Beispiele dafür, wie Benutzerprofil-Stammdaten verwaltet werden können, aber alle Stammdaten in Coupa verhalten sich gleich.
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