Kurzanleitung: Datenverwaltung

Frage

Wie wendet Coupa Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten im System an?

Antwort

Alle Objekte in der Coupa-Datenbank, die auch enthält, wo personenbezogene Daten von Kunden gespeichert werden können, verfügen über REST-APIs und -Lader (CSV über UI oder SFTP), in denen der Kunde alle gewünschten Felder löschen kann. Sowohl Stammdaten (z. B. Benutzerprofile) als auch Transaktionsdaten können über REST-APIs und Loader verwaltet werden, in denen ein Kunden-Admin-Benutzer Datenfelder basierend auf den ausgewählten Kriterien löschen oder verschlüsseln kann. Der Kundenadministrator kann diese Änderungen jederzeit anwenden.  

Um die Anwendung dieser Admin-Tools weiter zu veranschaulichen, schauen wir uns an, wie ein einzelner Benutzerprofildatensatz verwaltet werden kann. Ein Coupa-Benutzerprofil basiert auf mindestens zwei angegebenen Datenpunkten: einem Benutzernamen und einer Benutzer-E-Mail-Adresse. Hinter den Kulissen dient eine von Coupa generierte Benutzer-ID als Primärschlüssel für jede in der Datenbank gespeicherte Transaktion. Wenn personenbezogene Daten zur Erstellung des Benutzerprofils verwendet werden, müssen zum Löschen dieser Daten aus Coupa lediglich der Name und die E-Mail-Adresse mit nicht personenbezogenen Daten überschrieben werden. Dies kann durch die Benutzeroberfläche erreicht werden, indem das Benutzerprofil mit Admin-Rechten bearbeitet wird.

Beispiel:

Die Benutzerdaten für Sam Gold sind in den Stammdaten so.

Dementsprechend wird bei jeder einzelnen von Sam Gold eingegebenen Kaufanfrage sein Name als Anforderer im Transaktionsdatensatz angegeben:

Sobald der Administrator den Namen von Sam Gold in "Gelöscht 1 Gelöscht 1" ändert, werden die Anfordererdetails in jeder Kaufanfrage im Transaktionsdatensatz aktualisiert.

Neben der Option für die Benutzeroberfläche (UI) kann derselbe Vorgang mit den folgenden Tools in großen Mengen durchgeführt werden:

1. Coupa CSV-Loader
2. Coupa-REST-API 

Der folgende Schritt-für-Schritt-Ansatz dient als Beispiel.

Ein Schritt-für-Schritt-Ansatz

Coupa bietet mehrere Optionen, um mit Benutzern umzugehen und den Prozess des Überschreibens ihrer (persönlichen) Daten zu automatisieren.

Der Prozess wird durch 3 Schritte hervorgehoben:

• Schritt 1: Extrahiere die Daten
  1. Extrahieren Sie aus Coupa die Benutzer, die Sie löschen möchten, indem Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen
  2. Extrahieren Sie jeden Benutzer aus Coupa und wenden Sie etwas Logik auf die Exportdatei an, um Benutzer herauszufiltern
• Schritt 2: Bearbeiten Sie die CSV-Datei und überschreiben Sie die persönlichen Daten
• Schritt 3: Laden Sie die geänderte CSV-Datei hoch, um die Daten in Coupa zu überschreiben

Schritt 1: Extrahiere die Daten

a)    Extrahieren Sie aus Coupa die Benutzer, die Sie bereinigen möchten, indem Sie einen benutzerdefinierten Bericht erstellen.
Benutzerdefinierte Berichte können für jedes Objekt und insbesondere für Benutzer definiert werden. Dies ist eine bequeme Möglichkeit, eine Teilmenge der Daten aus Coupa zu extrahieren. Sie können beliebig viele Kriterien definieren und Benutzer entsprechend herausfiltern, aber auch die zu extrahierenden Benutzereigenschaften auswählen. Im folgenden Screenshot können Sie "Letztes Anmeldedatum" und "Aktiv" als Kriterien verwenden, um zu bestimmen, auf wen Sie für Ihre Verwaltungs- und Aufbewahrungsrichtlinie abzielen möchten. Vielleicht fallen Benutzer, die sich im letzten Jahr nicht angemeldet haben und auch als inaktiv markiert wurden, in diese Kategorie. 

Sie legen dann fest, wann Sie diesen Bericht und sein Format generieren möchten. In unserem Fall erstellt dieser Bericht jeden Montag eine CSV-Datei, die auf dem SFTP-Server verfügbar ist. Optional können Sie den Versand der CSV-Datei per Post anfordern.

b)    Extrahieren Sie jeden Benutzer aus Coupa und wenden Sie etwas Logik auf die Exportdatei an, um Benutzer herauszufiltern.
Wenn Sie eine ausgefeiltere Logik anwenden müssen, um Benutzer herauszufiltern, können Sie jederzeit jeden einzelnen Benutzer, der in Coupa erstellt wurde, exportieren. Standardintegrationen, die im Integrationsmenü verfügbar sind, bieten Exportberichte für jedes Objekt in Coupa

Der Coupa-Benutzerdateiexport generiert einen CSV-Export, der jeden Benutzer und alle seine Eigenschaften enthält. Beide Optionen generieren eine CSV-Flachdatei.

Schritt 2: Bearbeiten Sie die CSV-Datei und überschreiben Sie die persönlichen Daten

Nachdem Sie die CSV-Datei lokal heruntergeladen haben, müssen Sie sie mit dem Dateieditor Ihrer Wahl bearbeiten und die persönlichen Daten überschreiben, aber die Anmelde-ID nicht ändern, da dieses Feld der Primärschlüssel ist.

Schritt 3: Laden Sie die geänderte CSV-Datei hoch, um die Daten in Coupa zu überschreiben

Stellen Sie mit einem SFTP-Client und Ihren Anmeldeinformationen eine Verbindung zu fileshare.coupa.com her und laden Sie die CSV-Datei, die Sie gerade geändert haben, mit einem SFTP-Client unter /Incoming/Users hoch.

Diese Datei wird automatisch von Coupa verarbeitet und Ihre Benutzer werden entsprechend dem neuen Datensatz aktualisiert, den Sie gerade eingegeben haben.

Zur Erinnerung: Dies sind Beispiele dafür, wie Benutzerprofil-Stammdaten verwaltet werden können, aber alle Stammdaten in Coupa verhalten sich gleich. 
 

 

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