クイックガイド:データ管理

Revised: 17 September 2018

質問

Coupaは、システム内の個人データに関連する保持期間をどのように適用しますか?

回答

Coupaデータベース内のすべてのオブジェクト(顧客が個人データを保存する可能性のある場所も含む)には、REST APIとローダー( UIまたはSFTPを介したCSV )があり、顧客は必要なフィールドをクリアできます。マスターデータ(たとえば、ユーザープロファイル)とトランザクションデータの両方は、REST APIとローダーを介して管理でき、顧客管理者ユーザーは、選択した基準に基づいてデータフィールドを消去またはスクランブルできます。利用者の管理者はいつでもこれらの変更を適用できます。  

これらの管理ツールのアプリケーションをさらに説明するために、単一のユーザープロファイルレコードを管理する方法を見てみましょう。Coupaユーザープロファイルは、少なくとも2つの提供されたデータポイント(ユーザー名とユーザーのメールアドレス)に依存します。その背後では、Coupaが生成したユーザーIDが、データベースに保存されているすべてのトランザクションで使用される主キーとして機能します。個人データを使用してユーザープロファイルを作成する場合、Coupaからそのようなデータを削除するには、名前とメールアドレスを非個人データで上書きする必要があります。これは、管理者権限でユーザープロファイルを編集することで、ユーザーインターフェースを介して達成できます。

例:

サム・ゴールドのユーザー詳細は、マスターデータにこのように記載されています。

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したがって、サム・ゴールドが入力した各購入申請書には、トランザクション・データ・レコード内の申請者としての彼の名前が記載されています:
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管理者がSam Goldの名前を「Deleted 1 Deleted 1」に変更すると、トランザクションデータセット内のすべての購入リクエストの申請者の詳細が更新されます。

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ユーザーインターフェイス( UI )オプションに加えて、次のツールを使用して同じ操作を一括で実行できます。

  1. Coupa CSVローダー
  2. Coupa REST API 

次のステップバイステップのアプローチは、例として役立ちます。

ステップバイステップのアプローチ

Coupaには、ユーザーに対処し、(個人)データの上書きプロセスを自動化するためのいくつかのオプションがあります。

このプロセスは3つのステップで強調表示されます。

  • 手順1:データの抽出
    1. カスタムレポートを作成して、パージするユーザーをCoupaから抽出します
    2. Coupaからすべてのユーザーを抽出し、エクスポートファイルにロジックを適用してユーザーをフィルタリングします
  • 手順2:CSVファイルを編集して個人データを上書きします
  • 手順3:Coupaにデータを上書きするには、変更したCSVファイルをアップロードしてください
手順1:データ抽出

a)カスタムレポートを作成して、パージするユーザーをCoupaから抽出します。
カスタムレポートは、任意のオブジェクト、より具体的にはユーザーに対して定義できます。これは、Coupaからデータのサブセットを抽出する便利な方法です。必要な数の条件を定義し、それに応じてユーザーをフィルタリングすることができますが、抽出するユーザープロパティを選択することもできます。以下のスクリーンショットでは、管理および保持ポリシーのターゲットを決定するための基準として、「最終ログイン日」と「アクティブ」を選択できます。昨年ログインしておらず、非アクティブとマークされているユーザーがこのカテゴリーに該当する可能性があります。 
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次に、このレポートとそのフォーマットを生成するタイミングを定義します。この場合、このレポートは毎週月曜日にSFTPサーバーで使用可能なCSVファイルを作成します。オプションとして、CSVファイルの郵送をリクエストできます。

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b) Coupaからすべてのユーザーを抽出し、エクスポートファイルにいくつかのロジックを適用してユーザーをフィルタリングします。ユーザーをフィルタリングするためにより洗練されたロジックを適用する必要がある
場合、作成されたすべてのユーザーをいつでもCoupaにエクスポートできます。統合メニューで利用可能な標準統合は、Coupaの任意のオブジェクトのエクスポートレポートを提供します
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Coupaユーザーファイルエクスポートは、すべてのユーザーとそのすべてのプロパティを含むCSVエクスポートを生成します。どちらのオプションもCSVフラットファイルを生成します。

手順2:CSVファイルを編集して個人データを上書きします

CSVファイルをローカルにダウンロードした後、選択したファイルエディターで編集し、個人データを上書きする必要がありますが、このフィールドが主キーであるため、ログインIDを変更しないでください。
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手順3:Coupaにデータを上書きするために変更されたCSVファイルをアップロードする

SFTPクライアントと認証情報を使用してfileshare.coupa.comに接続し、/Incoming/Usersの下のSFTPクライアントを使用して変更したCSVファイルをアップロードします。

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このファイルはCoupaによって自動的に処理され、ユーザーは入力したばかりの新しいデータセットに従って更新されます。

これらは、ユーザープロファイルのマスターデータを管理する方法の例ですが、Coupaのすべてのマスターデータは同じように動作します。 
 

 

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