Utilisation de fichiers plats

Aperçu de l'intégration de fichiers plats

Coupa prend en charge les routines d'importation et de téléchargement de fichiers plats en mode natif dans l'application pour le chargement via des intégrations automatisées.  Dans le cadre des services d'intégration, Coupa a créé un ensemble de formats de fichiers plats communs pour les objets commerciaux Coupa courants qui permettent à nos clients d'obtenir rapidement des intégrations de haute qualité.

Nos fichiers CSV d'intégration utilisent les conventions suivantes tirées de la RFC 4180 :

• Le délimiteur est une virgule : (,)
• Tous les champs sont toujours du texte qualifié (inclus) avec le caractère de guillemet double : (")
• Les caractères de guillemets doubles dans un champ sont échappés par un autre caractère de guillemets doubles.  Si un utilisateur entre : Le statut est "Vert" dans un champ de commentaire, cela serait représenté par "Le statut est ""Vert"""
• Les caractères de nouvelle ligne peuvent être autorisés dans les valeurs de champ qualifiées
• Text-Encoding : UTF-8 sans marqueur d'ordre des octets (BOM)

À partir de la version 15, Coupa prend en charge le cryptage PGP des fichiers échangés via SFTP.

Configuration du SFTP

Chaque instance Coupa aura un compte SFTP dédié où tous les transferts de fichiers (entrants et sortants) seront effectués. Le compte SFTP sera créé par la ressource Coupa affectée à cette mission spécifique. Les détails SFTP ci-dessous seront envoyés :

• nom d'hôte et port
• nom du compte
• mot de passe (sera envoyé par téléphone ou par SMS)

Fichiers entrants

• Ils sont récupérés toutes les 3 à 6 minutes sur le site Coupa sFTP des clients pour un traitement ultérieur. Ce calendrier est standard pour tous les clients Coupa pour tous les objets Coupa et ne peut pas être modifié.
• Exception à la règle ci-dessus, les fichiers de carte de crédit (liés aux dépenses) sont traités en fonction d'une tâche planifiée qui peut être chronométrée en fonction de la demande du client.
• Une fois que le fichier correspondant à chaque objet est traité, il est déplacé vers le dossier Archive correspondant.
• Les erreurs correspondant à la structure des fichiers ou aux données créées/mises à jour/erronées peuvent être consultées à partir de la page https ://{instance_url}/data_sources.

Fichiers sortants

• Les fichiers peuvent être générés en fonction de la tâche planifiée spécifique à l'objet dans Coupa et, en conséquence, les fichiers sont envoyés au dossier sFTP du client pour une utilisation ultérieure.
• Il est de la responsabilité des clients Middleware/ERP de prendre et de traiter les fichiers du site Coupa sFTP.

Comment créer des factures à l'aide de SFTP

Les fichiers de factures peuvent être déposés dans le SFTP de Coupa à l'adresse /Incoming/Invoices/ folder. Coupa analyse régulièrement ces fichiers à la recherche de nouveaux fichiers entrants, et ils seront traités pour créer de nouvelles factures.

Les factures avec ou sans pièces jointes peuvent être créées à l'aide de l'intégration SFTP. Lors de l'envoi de factures avec pièces jointes, les pièces jointes et les images numérisées doivent être compressées dans un fichier zip avant le dépôt dans SFTP.

La taille maximale de la fixation prise en charge est de 8 Mo et la taille recommandée est de 2 Mo ou moins.

Le format de fichier et les spécifications sont disponibles sur le wiki ici.

Politique de stockage de fichiers

Coupa SFTP doit être utilisé pour l'échange de fichiers, et non pour le stockage ou l'archivage des fichiers. Tous les fichiers sortants de Coupa seront placés sous les dossiers sortants respectifs, et le système client doit récupérer le fichier, le traiter et le supprimer de Coupa SFTP une fois traité. Les partenaires peuvent archiver le fichier sortant dans leur système

Tous les fichiers entrants vers Coupa, les fichiers sont ramassés et commencent le traitement en quelques minutes, une fois ramassés avec succès, les fichiers sont archivés sous/Archive/Entrant. Les fichiers d'archives sont déplacés vers une sauvegarde AWS après un délai de 2 semaines.

Vous pouvez également télécharger des fichiers directement à partir de la page État du fichier dans Coupa.

Traitement des erreurs

Tous les transferts de fichiers entrants et sortants sont répertoriés dans l'interface utilisateur de Coupa. L'état du FIE est accessible dans Coupa à l'état > du fichier de configuration. S'il y a des erreurs, la page État du fichier sera mise à jour avec un message d'erreur.

Bonnes pratiques

Fichiers entrants

• Le dernier modèle pour chaque objet doit être extrait de l'interface utilisateur par le biais de la charge spécifique à l'objet à partir du modèle > CSV du fichier et non des modèles spécifiés sur integrate.coupa.com
• Chaque fichier objet entrant ne doit pas comporter plus de 5 000 lignes (à l'exclusion de la ligne d'en-tête) et traiter les fichiers en parallèle plutôt que de créer un seul fichier volumineux.
• Éviter le chargement de fichiers d'objets de dépendance en même temps. Par exemple : Ne pas charger le fournisseur, l'article et le fichier Supplier-Item correspondant en même temps, mais charger d'abord le fournisseur et le fichier Item, puis le fichier Item du fournisseur.
• Pour un petit ensemble de données, créez les données manuellement via l'interface utilisateur et n'utilisez pas l'intégration pour cela. Par exemple : 3 lignes du plan comptable

Fichiers sortants

• Les fichiers sortants une fois traités doivent être supprimés du site Coupa sFTP de votre client. Cela permet également d'éviter tout problème d'espace système au fil du temps.
• Les tâches planifiées sortantes doivent être programmées pour générer un fichier avec des données suffisantes et éviter de générer un gros fichier à la fin de la journée. Par exemple : Si le nombre de factures quotidiennes approuvées est de 40 000, planifiez l'exécution du travail toutes les 1 h pour envoyer les données par petits lots et non un fichier de 40 000 lignes à la fin de la journée.