Benutzung von Flat Files
Flat File Integrationsübersicht
Coupa unterstützt Flat File-Import- und Download-Routinen nativ in der Anwendung zum Laden durch automatisierte Integrationen. Im Rahmen der Integrationsdienste hat Coupa eine Reihe von gängigen flachen Dateiformaten für gängige Coupa-Geschäftsobjekte erstellt, die es unseren Kunden ermöglichen, qualitativ hochwertige Integrationen schnell zum Laufen zu bringen.
Unsere Integrations-CSV-Dateien verwenden die folgenden Konventionen aus RFC 4180:
- Das Trennzeichen ist ein Komma: (,)
- Alle Felder sind immer textqualifiziert (eingeschlossen) mit dem doppelten Anführungszeichen: (")
- Doppelte Anführungszeichen innerhalb eines Feldes werden durch ein anderes doppeltes Anführungszeichen ersetzt. Wenn ein Nutzer eingibt: Status ist "Grün" in einem Kommentarfeld, dies würde als "Status ist" "Grün" "dargestellt werden
- Neue Zeilenzeichen können in qualifizierten Feldwerten zulässig sein
- Text-Verschlüsselung: UTF-8 ohne Byte Order Marker (BOM)
Ab Version 15 unterstützt Coupa die PGP-Verschlüsselung der über SFTP ausgetauschten Dateien.
SFTP-Einrichtung
Jede Coupa-Instanz verfügt über ein dediziertes SFTP-Konto, in dem alle Dateitransfers (Inbound und Outbound) durchgeführt werden. Das SFTP-Konto wird von der Coupa-Ressource erstellt, die diesem speziellen Auftrag zugewiesen ist. Nachfolgend werden SFTP-Details gesendet:
- hostname und Port
- kontoname
- passwort (wird per Telefon oder Text gesendet)
Eingehende Dateien
- Sie werden alle 3-6 Minuten vom Coupa sFTP-Standort des Kunden zur weiteren Verarbeitung abgeholt. Dieser Zeitplan ist Standard für alle Coupa-Kunden für alle Coupa-Objekte und kann nicht geändert werden.
- Eine Ausnahme von der obigen Regel bilden die Kreditkartendateien (in Bezug auf Ausgaben), die auf der Grundlage eines geplanten Auftrags verarbeitet werden, der auf der Grundlage der Kundenanfrage zeitlich festgelegt werden kann.
- Sobald die jedem Objekt entsprechende Datei verarbeitet wurde, wird sie in den entsprechenden Archivordner verschoben.
- Fehler, die der Dateistruktur oder den erstellten/aktualisierten/fehlerhaften Daten entsprechen, können auf der Seite
https://{instance_url}/data_sources angezeigt werden.
Ausgehende Dateien
- Dateien können auf der Grundlage eines objektspezifischen geplanten Auftrags in Coupa generiert werden. Dementsprechend werden die Dateien zur weiteren Verwendung an den sFTP-Ordner des Kunden gesendet.
- Es liegt in der Verantwortung des Kunden, die Dateien von der Coupa sFTP-Site zu übernehmen und zu verarbeiten.
So erstellen Sie Rechnungen mit SFTP
Rechnungsdateien können im Coupa SFTP unter /Incoming/Invoices/ folder hinterlegt werden. Coupa scannt diese Dateien regelmäßig nach neuen eingehenden Dateien und sie werden verarbeitet, um neue Rechnungen zu erstellen.
Rechnungen mit oder ohne Anhänge können über die SFTP-Integration erstellt werden. Beim Senden von Rechnungen mit Anhängen müssen die Anhänge und gescannten Bilder in einer Zip-Datei komprimiert werden, bevor sie in SFTP abgelegt werden.
Die maximal unterstützte Anhangsgröße beträgt 8 MB und die empfohlene Größe beträgt 2 MB oder weniger.
Dateiformat und Spezifikationen sind im Wiki hier verfügbar.
Richtlinie zur Dateispeicherung
Coupa SFTP sollte zum Austausch von Dateien und nicht zum Speichern oder Archivieren der Dateien verwendet werden. Alle ausgehenden Dateien von Coupa werden unter den jeweiligen ausgehenden Ordnern abgelegt, und das Kundensystem sollte die Datei abholen, verarbeiten und die Datei nach der Verarbeitung aus Coupa SFTP löschen. Partner können die Datei in ihrem System archivieren
Alle eingehenden Dateien an Coupa, Dateien werden abgeholt und beginnen innerhalb weniger Minuten mit der Verarbeitung. Sobald sie erfolgreich abgeholt wurden, werden die Dateien unter/Archive/Incoming archiviert. Archivdateien werden nach zwei Wochen in das AWS-Backup verschoben.
Sie können Dateien auch direkt von der Dateistatusseite in Coupa herunterladen.
Fehlerbehandlung
Alle eingehenden und ausgehenden Dateiübertragungen sind in der Coupa-Benutzeroberfläche aufgeführt. Der FIE-Status kann in Coupa unter „Konfiguration“ > „Dateistatus“ aufgerufen werden. Wenn Fehler auftreten, wird die Seite Dateistatus mit einer Fehlermeldung aktualisiert.
Best Practices
Eingehende Dateien
- Die neueste Vorlage für jedes Objekt sollte von der Benutzeroberfläche über die objektspezifische Last aus der Datei > CSV-Vorlage und nicht über die auf integrate.coupa.com angegebenen Vorlagen abgerufen werden
- Jede eingehende Objektdatei sollte nicht mehr als 5000 Zeilen (mit Ausnahme der Kopfzeile) haben und Dateien parallel verarbeiten, anstatt eine große Datei zu erstellen.
- Vermeiden des gleichzeitigen Ladens von Abhängigkeitsobjektdateien. Beispiel: Nicht gleichzeitig die Lieferanten-, Artikel- und entsprechende Lieferanten-Artikeldatei laden, sondern zuerst die Lieferanten- und Artikeldatei und dann die Lieferanten-Artikeldatei laden.
- Für einen kleinen Datensatz die Daten manuell über die Benutzeroberfläche erstellen und nicht die Integration dafür verwenden. Beispiel: 3 Reihen von Kontenplänen
Ausgehende Dateien
- Ausgehende Dateien müssen nach der Verarbeitung von der Coupa sFTP-Site Ihres Kunden gelöscht werden. Dies hilft auch, Probleme mit dem Systemraum im Laufe der Zeit zu vermeiden.
- Ausgehende geplante Aufträge sollten zeitlich so abgestimmt sein, dass sie eine Datei mit ausreichenden Daten generieren und vermeiden, dass am Ende des Tages eine große Datei generiert wird. Beispiel: Wenn die Anzahl der täglich genehmigten Rechnungen 40.000 beträgt, planen Sie den Auftrag so, dass er alle 1 Stunde ausgeführt wird, um die Daten in kleinen Chargen und nicht in einer Datei mit 40.000 Zeilen am Ende des Tages zu senden.
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