Intégration de Coupa avec d'autres systèmes

Comptes de l'ERP à Coupa

Dans la plupart des cas, les clients souhaitent charger leurs comptes de grand livre existants dans Coupa. Les informations du système ERP peuvent être combinées ou transformées pour générer ces champs : Nom du compte, code de compte et nom du plan comptable à charger dans Coupa.

Le principal point sensible de cette intégration peut être le volume de données, il est donc préférable que des fichiers delta (de changement) soient envoyés. Si le client ne peut pas fournir de fichiers delta, il existe certaines méthodes pour les générer dans le cadre de l'intégration, mais elles peuvent introduire des risques ou des coûts supplémentaires.

Les fournisseurs de l'ERP à Coupa

Les clients veulent souvent conserver leurs dossiers de fournisseurs dans leur système qui réduit réellement les chèques ou paie les fournisseurs. Ces données sont extraites, transformées et chargées dans Coupa. La transformation de ces données est généralement nécessaire car Coupa a une restriction selon laquelle le numéro de fournisseur et le nom du fournisseur sont uniques.

De plus, les fournisseurs sont partagés dans le plan comptable de Coupa. Ces exigences peuvent nécessiter l'ajout d'informations supplémentaires, telles que le site du fournisseur, le numéro ou le plan comptable au nom du fournisseur afin de garantir son caractère unique.

Fournisseurs de Coupa à l'ERP

Les fournisseurs peuvent également être gérés et maintenus dans Coupa. Un flux est ensuite envoyé sur une base régulière et planifiée au système d'un client. Ceux-ci peuvent inclure un lien de retour (tel qu'un numéro d'identification ERP du fournisseur) pour faciliter les mises à jour du fournisseur ou d'autres intégrations.

Utilisateurs de Coupa à partir de l'ERP

Même lorsque vous utilisez des systèmes SSO, un flux doit être maintenu pour gérer les utilisateurs dans Coupa. Ce flux crée et remplit souvent certains champs au sein de Coupa, mais en laisse d'autres à gérer dans Coupa. Cela permet aux utilisateurs d'être configurés ou désactivés via un système externe (comme Active Directory ou un autre ERP), mais de conserver leurs autorisations ou leurs rôles dans Coupa.

Bons de commande de Coupa à l'ERP

C'est l'intégration la plus courante. Une fois que les bons de commande sont créés et approuvés dans Coupa, ils sont extraits et envoyés au système ERP du client. Selon les exigences du client en matière de révisions, de modifications ou d'annulations de BC, cela peut nécessiter plusieurs processus.

Factures de Coupa à l'ERP

Les factures sont créées dans Coupa via le Coupa Supplier Network, cXML ou la saisie manuelle. Une fois approuvés, ils sont envoyés au système ERP du client, appariés, puis payés.

Factures de l'ERP à Coupa

Les factures sont créées dans le système du client, puis envoyées à Coupa pour le reporting, les budgets, etc. Cela concerne les clients P2O qui traitent les bons de commande dans Coupa et cherchent à rattacher les factures associées provenant des systèmes ERP.  Les données de facturation de tiers qui ne relèvent pas des catégories de dépenses gérées dans la plate-forme de base Coupa doivent être chargées dans notre moteur de classification AI distinct ou dans les outils BI du client pour l'analyse des dépenses. 

Paiements de l'ERP à Coupa

Les paiements sont appliqués aux factures qui existent dans Coupa. Les chèques simples peuvent être divisés en plusieurs factures et plusieurs chèques peuvent être appliqués à une seule facture.

Reçus de Coupa à l'ERP

Les reçus sont créés dans Coupa et envoyés au système ERP du client pour des raisons de rapprochement, de reporting ou de clôture financière. Contrairement à certains systèmes, chaque reçu dans Coupa est une seule ligne. Si plusieurs lignes sont reçues en même temps, chaque ligne reçoit son propre enregistrement de transaction d'inventaire dans Coupa.