Integration von Coupa mit anderen Systemen

Konten aus dem ERP zu Coupa

In den meisten Fällen möchten Kunden ihre vorhandenen Hauptbuchkonten in Coupa laden. Informationen aus dem ERP-System können kombiniert oder transformiert werden, um diese Felder zu generieren: Kontoname, Kontocode und Name des Kontenplans, der in Coupa geladen werden soll.

Der Hauptschmerzpunkt dieser Integration kann das Datenvolumen sein, daher ist es am besten, wenn Delta- (Änderungs-) Dateien gesendet werden. Wenn der Kunde Delta-Dateien nicht bereitstellen kann, gibt es einige Methoden, um diese innerhalb der Integration zu generieren, aber sie können zusätzliche Risiken oder Kosten mit sich bringen.

Lieferanten vom ERP bis Coupa

Kunden möchten oft ihre Lieferantendatensätze in ihrem System pflegen, die tatsächlich Schecks an Lieferanten schneiden oder diese bezahlen. Diese Daten werden extrahiert, transformiert und in Coupa geladen. Die Umwandlung dieser Daten ist in der Regel erforderlich, da Coupa die Einschränkung hat, dass sowohl die Lieferantennummer als auch der Lieferantenname eindeutig sind.

Darüber hinaus werden Lieferanten über den Kontenplan in Coupa hinweg geteilt. Diese Anforderungen können es erforderlich machen, zusätzliche Informationen wie den Lieferantenstandort, die # oder den Kontenplan an den Lieferantennamen anzuhängen, um die Einzigartigkeit zu gewährleisten.

Lieferanten von Coupa bis ERP

Lieferanten können auch in Coupa verwaltet und gepflegt werden. Ein Feed wird dann regelmäßig an das System eines Kunden gesendet. Diese können einen Link zurück (z. B. eine ERP-ID-Nummer des Lieferanten) enthalten, um Lieferantenaktualisierungen oder andere Integrationen zu erleichtern.

Benutzer zu Coupa aus dem ERP

Selbst bei Verwendung von SSO-Systemen muss ein Feed gepflegt werden, um Benutzer in Coupa zu verwalten. Dieser Feed erstellt und füllt häufig bestimmte Felder in Coupa, überlässt andere jedoch der Pflege in Coupa. Auf diese Weise können Benutzer über ein externes System (wie Active Directory oder ein anderes ERP) eingerichtet oder deaktiviert werden, ihre Berechtigungen oder Rollen werden jedoch in Coupa beibehalten.

Bestellungen von Coupa an ERP

Dies ist die gängigste Integration. Sobald Bestellungen in Coupa erstellt und genehmigt wurden, werden sie extrahiert und an das ERP-System des Kunden gesendet. Abhängig von den Anforderungen des Kunden an Bestellrevisionen, Änderungen oder Stornierungen kann dies mehrere Prozesse erfordern.

Rechnungen von Coupa an ERP

Rechnungen werden in Coupa über das Coupa Supplier Network, cXML oder Manuelle Eingabe erstellt. Nach der Genehmigung werden sie an das ERP-System des Kunden gesendet, abgeglichen und dann bezahlt.

Rechnungen aus dem ERP an Coupa

Rechnungen werden im System des Kunden erstellt und dann für Berichte, Budgets usw. an Coupa gesendet. Dies ist relevant für P2O-Kunden, die Bestellungen in Coupa bearbeiten und zugehörige Rechnungen, die aus ERP-Systemen stammen, zurückbinden möchten.  Rechnungsdaten von Drittanbietern, die außerhalb der in der Coupa-Kernplattform verwalteten Ausgabenkategorien liegen, sollten zur Ausgabenanalyse in unsere separate KI-Klassifizierungs-Engine oder die BI-Tools des Kunden geladen werden. 

Zahlungen vom ERP an Coupa

Zahlungen werden auf Rechnungen angewendet, die in Coupa vorhanden sind. Einzelprüfungen können auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden und mehrere Prüfungen können auf eine einzelne Rechnung angewendet werden.

Quittungen von Coupa an ERP

Belege werden in Coupa erstellt und zum Zwecke des Abgleichs, der Berichterstattung oder des finanziellen Abschlusses an das ERP-System des Kunden gesendet. Im Gegensatz zu einigen Systemen ist jeder Beleg in Coupa eine einzelne Zeile. Wenn mehrere Zeilen gleichzeitig empfangen werden, erhält jede Zeile einen eigenen Bestandstransaktionsdatensatz in Coupa.