Fournisseurs de SAP à Coupa

La plupart des clients conservent les données de base des fournisseurs/fournisseurs dans leur instance SAP ou dans une forme quelconque de module de base des fournisseurs et il s'agit d'un objet complexe avec une variété de tables enfants telles que les données générales, les données de code d'entreprise, les données de vente, etc. Bien que tous ces éléments soient essentiels à une gestion efficace des fournisseurs, pour les demandes en libre-service et l'exécution des bons de commande, Coupa n'a généralement besoin que de 15 attributs clés pour le fournisseur.

Les attributs clés requis pour l'objet fournisseur se concentrent sur l'enregistrement principal du fournisseur, la méthode de communication du bon de commande (cXML, e-mail, etc.), le statut de mise en attente et quelques autres éléments tels que les conditions de paiement, les conditions d'expédition, etc. qui sont principalement utilisés pour les défauts au sein de Coupa. Il s'agit, de par sa conception, de simplifier la saisie des données au sein de Coupa et de se concentrer sur les attributs clés qui sont nécessaires pour un processus efficace d'approvisionnement et de créditeurs en libre-service via Coupa.

Coupa permet également aux fournisseurs d'être limités à certains codes de société tels qu'ils sont dans SAP et permettra également d'intégrer cette relation via un fichier plat ou une API lorsque les fournisseurs sont ouverts et bloqués dans chaque code de société.  Pour les versions antérieures, nous avons développé des solutions spécifiques au client pour modéliser correctement les données des fournisseurs dans Coupa afin de permettre cette fonctionnalité si nécessaire. Notez que Coupa n'a pas de modèle de partenariat avec les fournisseurs comme SAP, mais nous avons travaillé avec certains de nos clients SAP pour charger les données sur Coupa et les afficher aux utilisateurs de manière à leur permettre de voir les relations avec les partenaires si nécessaire.

La plupart de nos clients verrouillent les modifications des données des fournisseurs dans Coupa et apportent des modifications aux informations de base du fournisseur grâce à l'intégration à partir de leur instance SAP. Nous utilisons les rôles et autorisations personnalisés dans Coupa pour empêcher les utilisateurs ayant des rôles améliorés tels que les acheteurs ou les superviseurs AP de pouvoir modifier les données du fournisseur et pour répondre à vos exigences de conformité en matière de gestion des fournisseurs.

Les intégrations Coupa Standard fournissent un mécanisme permettant de créer de nouveaux dossiers de fournisseurs ou de modifier des fournisseurs existants. Vous avez également la possibilité d'exécuter l'intégration à différents intervalles, de 5 minutes à une fois par semaine ou quelque chose de moins fréquent.  La plupart des clients choisissent de n'interfacer qu'un sous-ensemble de leurs fournisseurs. La raison d'être est de ne nourrir que les fournisseurs ayant une certaine activité au cours des 2 dernières années ou moins. Cela changera pour chaque client, mais devra être abordé comme l'une des considérations d'intégration et nécessitera un processus en place pour gérer les exceptions. Le client s'efforce de faire cette analyse et d'identifier la liste optimale pour l'intégration.

L'intégration est le plus souvent effectuée via le format de fichier plat standard Coupa. Voici un exemple de fichier plat standard qui peut être produit pour charger vos données de fournisseur dans Coupa :

Exemple de fichier de données fournisseur (changer l'extension en csv après le téléchargement)

Les API REST sont disponibles pour les clients qui ont besoin de plus de contrôle sur le processus ou qui ont besoin d'une intégration en temps réel.  Il est courant de tirer parti du format standard de fichier plat pour le chargement en vrac de votre ensemble initial de fournisseurs.