Lieferanten von SAP bis Coupa

Die meisten Kunden pflegen Lieferanten-/Lieferantenstammdaten in ihrer SAP-Instanz oder einer Form von Lieferantenstammmodul und es handelt sich um ein komplexes Objekt mit einer Vielzahl von untergeordneten Tabellen wie allgemeine Daten, Buchungskreisdaten, Verkaufsdaten usw. Während all dies für ein effektives Lieferantenmanagement, für die Selbstbedienungsanforderung und die Auftragsausführung von entscheidender Bedeutung ist, benötigt Coupa in der Regel nur 15 Schlüsselattribute für den Lieferanten.

Die für das Lieferantenobjekt erforderlichen Schlüsselattribute konzentrieren sich auf den Lieferantenstammsatz, die PO-Kommunikationsmethode (cXML, E-Mail usw.), den Haltestatus und einige andere wie Zahlungsbedingungen, Versandbedingungen usw., die hauptsächlich für die Standardeinstellung innerhalb von Coupa verwendet werden. Dies dient dazu, die Datenerfassung innerhalb von Coupa zu vereinfachen und sich auf die Schlüsselattribute zu konzentrieren, die für einen effektiven Self-Service-Beschaffungs- und Kreditorenprozess durch Coupa erforderlich sind.

Coupa ermöglicht es auch, Lieferanten auf bestimmte Buchungskreise zu beschränken, wie sie in SAP vorhanden sind, und ermöglicht auch die Integration dieser Beziehung über Flat-File oder API, da Lieferanten in jedem Buchungskreis geöffnet und gesperrt werden.  Für frühere Versionen haben wir kundenspezifische Lösungen entwickelt, um die Lieferantendaten in Coupa richtig zu modellieren, um diese Funktionalität bei Bedarf zu ermöglichen. Beachten Sie, dass Coupa kein Vendor-Partnering-Modell wie SAP hat, aber wir haben mit einigen unserer SAP-Kunden zusammengearbeitet, um die Daten in Coupa zu laden und den Benutzern so anzuzeigen, dass sie bei Bedarf die Partnerbeziehungen sehen können.

Die meisten unserer Kunden sperren die Bearbeitung von Lieferantendaten in Coupa und führen durch die Integration aus ihrer SAP-Instanz Änderungen an den Lieferantenstamminformationen durch. Wir nutzen die benutzerdefinierten Rollen und Berechtigungen in Coupa, um zu verhindern, dass Benutzer mit erweiterten Rollen wie Einkäufer oder AP-Aufsichtsbehörden die Lieferantendaten bearbeiten können, und um Ihre Compliance-Anforderungen rund um das Lieferantenmanagement zu unterstützen.

Die Coupa-Standardintegrationen bieten einen Mechanismus, um entweder neue Lieferantendatensätze zu erstellen oder bestehende Lieferanten zu ändern. Sie haben auch die Flexibilität, die Integration in verschiedenen Intervallen von nur 5 Minuten bis hin zu wöchentlich oder etwas weniger häufig durchzuführen.  Die meisten Kunden entscheiden sich dafür, nur eine Teilmenge ihrer Anbieter zu verbinden. Das Grundprinzip besteht darin, nur Lieferanten mit einer Aktivität in den letzten 2 Jahren oder weniger zu versorgen. Dies wird sich für jeden Kunden ändern, muss aber als eine der Integrationsüberlegungen behandelt werden und erfordert einen Prozess zur Verwaltung von Ausnahmen. Der Kunde ist bemüht, diese Analyse durchzuführen und die optimale Liste für die Integration zu ermitteln.

Die Integration erfolgt am häufigsten über das Coupa Standard Flat File-Format. Hier ist ein Beispiel für eine Standard-Flachdatei, die zum Laden Ihrer Anbieterdaten in Coupa erstellt werden kann:

Beispiel für eine Lieferantendatendatei (Erweiterung nach dem Herunterladen in csv ändern)

REST-APIs sind für Kunden verfügbar, die mehr Kontrolle über den Prozess benötigen oder eine Echtzeitintegration benötigen.  Es ist eine gängige Praxis, das Standard-Flachdateiformat für das Massenladen Ihres anfänglichen Satzes von Lieferanten zu nutzen.