Combinaisons de codes d'entreprise, de centres de coûts et de codes de compte GL de SAP à Coupa

Lorsque vous configurez Coupa pour qu'il s'intègre correctement à SAP, la fonctionnalité de comptabilité dynamique de Coupa doit généralement être utilisée. Le nombre de segments impliqués tend à créer trop de combinaisons possibles pour prédéfinir chaque compte selon le modèle de chaîne de compte standard de Coupa.

Les éléments comptables suivants sont impliqués dans la plupart des environnements SAP :

• Code de l'entreprise
• Organisation des achats
• Groupe d'achat
• Catégorie d'attribution de compte
• Centre de coûts
• Zone d'activité
• Grand livre
• Commande en interne
• Élément WBS
• Actif
• Usine
• Groupe de matériaux

Étant donné que le code d'entreprise dans SAP se trouve au niveau de l'en-tête des bons de commande et des factures, nous définissons généralement un plan comptable (COA) distinct dans Coupa pour chaque entreprise. Les valeurs disponibles pour plusieurs des éléments comptables dans SAP sont déterminées par l'entreprise sélectionnée, de sorte qu'un CoA distinct pour chaque entreprise aide à simplifier la structure de données dans Coupa et à fournir le bon niveau de filtrage pour les utilisateurs finaux. Ce modèle offre également le bon niveau de flexibilité et de segmentation lors de l'intégration avec plusieurs instances de SAP dans les grandes organisations. Les codes d'entreprise peuvent également appartenir à une organisation d'achat spécifique dans SAP. Étant donné que nous définissons généralement notre plan comptable au niveau du code de l'entreprise, nous ne spécifions généralement pas l'organisation des achats dans Coupa. Si nécessaire, nous pourrions ajouter un champ personnalisé aux valeurs de recherche pour définir l'organisation d'achat associée à chaque code d'entreprise. Le groupe d'achat peut être ajouté en tant que champ personnalisé sur la demande en tant que champ rempli par l'utilisateur ou nous pouvons ajouter la valeur en tant que champ personnalisé sur le profil du fournisseur et mapper à chaque fournisseur.

Il y a plusieurs options pour les usines en fonction des exigences de chaque organisation. Nous pouvons configurer chaque usine en tant qu'adresse d'expédition sélectionnée sur la demande. Ou si les usines doivent être filtrées par code d'entreprise, nous pouvons soit mapper chaque code d'entreprise à une usine spécifique, soit ajouter l'usine en tant que segment comptable et filtrer les valeurs appropriées pour chaque entreprise.

Material Group est synonyme de Commodity dans Coupa, ces valeurs sont donc normalement définies comme telles dans Coupa. Dans de nombreuses organisations, le groupe d'articles gère également les valeurs du grand livre général disponibles afin que nous puissions mapper chaque code de marchandise à un seul compte GL ou que nous puissions ajouter le groupe d'articles en tant que segment comptable pour fournir à l'utilisateur une liste filtrée de comptes GL pour chaque groupe d'articles.

La catégorie de compte sélectionnée détermine les champs comptables à remplir. Nous pouvons appliquer une capacité similaire avec les règles de validation de compte de Coupa qui nous permettent d'empêcher certains champs d'être remplis pour chaque catégorie de compte :

L'intégration est le plus souvent effectuée via le format de fichier plat standard de Coupa. Voici un exemple de fichier plat standard qui peut être produit pour charger votre structure comptable dans Coupa (notez la structure hiérarchique pour le filtrage des données) :

Exemple de fichier de données comptables

Il est courant que certains de ces éléments soient maintenus manuellement dans Coupa en raison de la nature relativement statique des données (Codes d'entreprise, Catégories de compte et Marchandises par exemple). Cette structure permet à chaque objet métier d'être chargé individuellement pour permettre à certains d'être maintenus manuellement et à d'autres d'être intégrés.