Buchungskreise, Kostenstellen und GL-Konto-Code-Kombinationen von SAP zu Coupa
Bei der Konfiguration von Coupa für die ordnungsgemäße Integration mit SAP muss in der Regel die dynamische Buchhaltungsfunktionalität von Coupa verwendet werden. Die Anzahl der beteiligten Segmente neigt dazu, zu viele mögliche Kombinationen zu erstellen, um jedes Konto im Rahmen des Standard-Account-String-Modells von Coupa vordefinieren zu können.
Die folgenden Buchhaltungselemente sind in den meisten SAP-Umgebungen involviert:
- Unternehmensnummer
- Einkaufsorganisation
- Einkaufsgruppe
- Kontierungskategorie
- Kostenstelle
- Geschäftsbereich
- Hauptbuch
- Interne Bestellungen
- WBS-Element
- Bestand
- Anlage
- Materialgruppe
Da sich der Buchungskreis in SAP auf der Kopfebene von Bestellungen und Rechnungen befindet, definieren wir in der Regel einen separaten Kontenplan (CoA) in Coupa für jedes Unternehmen. Die für mehrere Buchhaltungselemente in SAP verfügbaren Werte werden von dem ausgewählten Unternehmen bestimmt, sodass ein separater COA für jedes Unternehmen dazu beiträgt, die Datenstruktur in Coupa zu vereinfachen und den Endnutzern die richtige Filterstufe zu bieten. Dieses Modell bietet auch das richtige Maß an Flexibilität und Segmentierung bei der Integration mit mehreren SAP-Instanzen in größeren Organisationen. Buchungskreise können auch zu einer bestimmten Einkaufsorganisation in SAP gehören. Da wir unseren Kontenplan in der Regel auf Buchungskreisebene definieren, geben wir die Einkaufsorganisation normalerweise nicht in Coupa an. Bei Bedarf können wir den Suchwerten ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die mit jedem Buchungskreis verknüpfte Einkaufsorganisation zu definieren. Die Einkaufsgruppe kann als benutzerdefiniertes Feld entweder der Anforderung als vom Benutzer ausgefülltes Feld hinzugefügt werden, oder wir können den Wert als benutzerdefiniertes Feld dem Lieferantenprofil hinzufügen und jedem Lieferanten zuordnen.
Es gibt mehrere Optionen für Werke, abhängig von den Anforderungen für jede Organisation. Wir können jedes Werk als Lieferadresse einrichten, die in der Anforderung ausgewählt ist. Oder wenn die Werke nach Buchungskreis gefiltert werden müssen, können wir entweder jeden Buchungskreis einem bestimmten Werk zuordnen oder wir können das Werk als Buchhaltungssegment hinzufügen und die entsprechenden Werte für jedes Unternehmen filtern.
Material Group ist gleichbedeutend mit Commodity in Coupa, daher werden diese Werte normalerweise in Coupa als solche definiert. In vielen Organisationen steuert die Materialgruppe auch die verfügbaren Hauptbuchwerte, so dass wir jeden Rohstoffcode einem einzigen Hauptbuchkonto zuordnen können, oder wir können die Materialgruppe als Buchhaltungssegment hinzufügen, um dem Benutzer eine gefilterte Liste von Hauptbuchkonten für jede Materialgruppe zur Verfügung zu stellen.
Die ausgewählte Kontokategorie bestimmt, welche Buchhaltungsfelder ausgefüllt werden müssen. Wir können ähnliche Funktionen mit den Coupa-Kontovalidierungsregeln durchsetzen, mit denen wir verhindern können, dass bestimmte Felder für jede Kontokategorie ausgefüllt werden:
Die Integration erfolgt am häufigsten über das Coupa Standard Flat File-Format. Hier ist ein Beispiel für eine Standard-Flachdatei, die zum Laden Ihrer Buchhaltungsstruktur in Coupa erstellt werden kann (beachten Sie die hierarchische Struktur zum Filtern von Daten):
Beispiel-Buchhaltungsdatendatei
Es ist üblich, dass einige dieser Elemente aufgrund der relativ statischen Natur der Daten (z. B. Buchungskreise, Kontokategorien und Rohstoffe) manuell in Coupa gepflegt werden. Diese Struktur ermöglicht es, jedes Geschäftsobjekt einzeln zu laden, um einige manuell zu pflegen und andere zu integrieren.
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