Points d'intégration Coupa à Oracle

Bons de commande et révisions de bons de commande

En règle générale, les bons de commande sont intégrés de Coupa à Oracle lorsque vous utilisez Coupa pour « Procure to Order » et que la facturation est effectuée dans Oracle. En fonction de vos besoins, vous pouvez utiliser l'une de nos trois options d'intégration pour intégrer les bons de commande de Coupa à Oracle.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Avec les révisions de BC, il est important de comprendre que vous pouvez obtenir des annulations de ligne de BC, de nouvelles lignes de BC et des modifications/mises à jour de lignes de BC existantes en même temps ou avec la même révision.

Coupa peut être configuré pour commencer par un numéro de bon de commande qui correspond à une plage de numéros valide dans Oracle (490000000 par exemple), ce qui permet à l'ID de bon de commande Coupa et au numéro de bon de commande Oracle d'être identiques. Cela simplifie considérablement l'intégration des ordres de modification, des reçus et des factures.

Factures (OK à payer)

La majorité des clients de Coupa traitent leurs factures dans Coupa. Les moteurs de cette décision sont :

• Automatisation avec les systèmes fournisseurs : Coupa reçoit les factures des fournisseurs en utilisant cXML, Coupa Supplier Portal, etc., ce qui se traduit par des économies liées à leurs coûts de gestion des dettes.
• Automatisation avec des solutions de numérisation/facturation tierces
• Options d'importation : routage d'approbation robuste, mise en attente/révision, options d'importation d'images numérisées pour les factures adossées à un bon de commande et non adossées à un bon de commande.
• Conformité : en facilitant l'appariement bidirectionnel et tripartite des factures dans Coupa pour les factures adossées à des bons de commande.
• Visibilité : des factures aux utilisateurs finaux avec un contrôle de la sécurité des données, ainsi que l'accès aux informations de facturation/paiement aux fournisseurs via le Coupa Supplier Network (CSN) (éliminant ainsi de nombreuses demandes à l'équipe des comptes fournisseurs).

Une fois les factures approuvées, Coupa exporte les factures approuvées vers sFTP/API pour qu'Oracle les consomme.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API

Quelle que soit l'approche, les données seront traitées par l'interface ouverte des comptes fournisseurs et vous devrez gérer les résultats de ce programme, au fur et à mesure que des exceptions se produisent. Pendant la phase de mise en œuvre et tout au long de la période de stabilisation, Coupa travaillera avec vous pour gérer ces exceptions et mettre en place un processus pour les autogérer à l'avenir.

Considérations relatives à l'intégration

Généralement, nos clients interfacent des factures approuvées qui sont prêtes pour le traitement des paiements dans Oracle.

Purge des données d'interface

Si vous utilisez l'option pour interfacer des données avec les tables d'interface ouvertes et que vous purgez intentionnellement ou accidentellement des données d'interface, vous devrez intégrer un processus dans votre conception d'intégration pour réexporter ces factures à partir de Coupa. La raison en est qu'une fois que le middleware interface les données via un fichier plat, Coupa active l'indicateur Exporté sur les factures afin qu'elles ne soient pas incluses dans les exécutions de tâches ultérieures pour éviter la création d'enregistrements en double.

Rétroaction sur le traitement de l'interface d'Oracle à Coupa

En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir de créer un mécanisme de sorte que si l'importation de la facture échoue dans Oracle (pour toute configuration ou toute autre raison valable), vous pouvez choisir de créer une intégration de commentaires dans Oracle, en marquant l'enregistrement comme « Non exporté ». Ceci est avantageux car il vous permet de résoudre tous les problèmes fonctionnels/de configuration dans Oracle et d'avoir le processus intégré réexporter les factures dans l'extrait de données suivant. Vous pouvez également configurer des champs personnalisés dans Coupa et mettre à jour les champs personnalisés avec des messages d'échec spécifiques à partir de la sortie Oracle Open Interface.

Gestion des vides et autres statuts intérimaires

En fonction de vos besoins, si vous devez interfacer ces mises à jour de Coupa à Oracle, il y aura un plus grand effort pour construire et stabiliser l'intégration.

Alertes

Pour les clients ayant un grand volume de transactions, vous devrez envisager et mettre en place un processus robuste pour gérer les éventuelles exceptions lorsque les transactions échouent, pour des raisons fonctionnelles plutôt que pour des erreurs techniques.

Reçus

En règle générale, les reçus sont intégrés de Coupa à Oracle lors de l'utilisation de Coupa pour « l'approvisionnement à la commande » et la facturation est effectuée dans Oracle. Les reçus ainsi que les bons de commande sont envoyés à Oracle afin que la correspondance à trois voies sur la facture puisse se produire dans Oracle.

Options d'intégration

• Fichiers plats standard Coupa
• Coupa API