Coupa zu Oracle-Integrationspunkten

Bestellungen und Überarbeitungen von Bestellungen

In der Regel werden Bestellungen von Coupa zu Oracle integriert, wenn Sie Coupa für "Procure to Order" verwenden und die Rechnungsstellung in Oracle erfolgt. Abhängig von Ihren Anforderungen können Sie eine unserer drei Integrationsoptionen verwenden, um Bestellungen von Coupa in Oracle zu integrieren.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Bei PO-Überarbeitungen ist es wichtig zu verstehen, dass Sie gleichzeitig oder mit derselben Überarbeitung Stornierungen von PO-Zeilen, neue PO-Zeilen und Bearbeitungen/Aktualisierungen bestehender PO-Zeilen erhalten können.

Coupa kann so konfiguriert werden, dass es mit einer Bestellnummer beginnt, die einem gültigen Nummernkreis in Oracle entspricht (z. B. 490000000), wodurch die Coupa-Bestellungs-ID und die Oracle-Bestellungsnummer identisch sind. Dies vereinfacht die Integration von Änderungsaufträgen, Belegen und Rechnungen erheblich.

Rechnungen (OK zum Bezahlen)

Die Mehrheit der Coupa-Kunden erledigt ihre Rechnungsbearbeitung in Coupa. Die Treiber für diese Entscheidung sind:

• Automatisierung mit Lieferantensystemen: Coupa erhält Rechnungen von Lieferanten über cXML, Coupa Supplier Portal usw., die zu Einsparungen im Zusammenhang mit den Kosten für die Kreditorenverwaltung führen.
• Automatisierung mit Scanning-/Rechnungslösungen von Drittanbietern
• Importoptionen: robustes Genehmigungsrouting, Halten/Überprüfen, Importoptionen für gescannte Bilder für PO-gestützte und nicht PO-gestützte Rechnungen.
• Einhaltung: durch Erleichterung des 2-Wege- und 3-Wege-Abgleichs der Rechnungen in Coupa für PO-gestützte Rechnungen.
• Sichtbarkeit: der Rechnungen an Endbenutzer mit Datensicherheitskontrolle, zusammen mit dem Zugriff auf Rechnungs-/Zahlungsinformationen an Lieferanten über das Coupa Supplier Network (CSN) (wodurch viele Anfragen an das Payables-Team entfallen).

Nachdem die Rechnungen genehmigt wurden, exportiert Coupa die genehmigten Rechnungen in sFTP/API, damit Oracle sie verwenden kann.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API

Unabhängig vom Ansatz werden die Daten von der offenen Schnittstelle der Kreditoren verarbeitet und erfordern, dass Sie die Ausgabe dieses Programms verwalten, wenn Ausnahmen auftreten. Während der Implementierungsphase und während der Stabilisierungsphase wird Coupa mit Ihnen zusammenarbeiten, um diese Ausnahmen zu verwalten und einen Prozess einzuführen, um diese in Zukunft selbst zu verwalten.

Integrationsüberlegungen

Im Allgemeinen haben unsere Kunden eine Schnittstelle zu genehmigten Rechnungen, die für die Zahlungsabwicklung in Oracle bereit sind.

Benutzeroberflächendaten löschen

Wenn Sie die Option verwenden, Daten mit den offenen Schnittstellentabellen zu verbinden, und Sie absichtlich oder versehentlich Schnittstellendaten bereinigen, müssen Sie einen Prozess in Ihr Integrationsdesign einbauen, um diese Rechnungen aus Coupa erneut zu exportieren. Der Grund dafür ist, dass Coupa, sobald die Middleware die Daten entweder über eine flache Datei verbindet, das Export-Flag auf den Rechnungen aktiviert, damit sie nicht in die nachfolgenden Auftragsdurchläufe einbezogen werden, um zu vermeiden, dass doppelte Datensätze erstellt werden.

Schnittstellen-Verarbeitungsfeedback von Oracle zu Coupa

Basierend auf Ihren Anforderungen können Sie einen Mechanismus erstellen, damit Sie bei einem Fehler beim Rechnungsimport in Oracle (aus einem beliebigen Setup oder aus anderen triftigen Gründen) eine Feedback-Integration in Oracle erstellen und den Datensatz als "Nicht exportiert" markieren können. Dies ist vorteilhaft, da es Ihnen ermöglicht, alle Funktions-/Setup-Probleme in Oracle zu beheben und den integrierten Prozess die Rechnungen im nächsten Datenextrakt erneut exportieren zu lassen. Sie können auch benutzerdefinierte Felder in Coupa einrichten und die benutzerdefinierten Felder mit bestimmten Fehlermeldungen aus der Oracle Open Interface-Ausgabe aktualisieren.

Verwalten von Stornos und anderen Zwischenstatus

Wenn Sie solche Updates von Coupa mit Oracle verbinden müssen, werden Sie je nach Ihren Anforderungen größere Anstrengungen unternehmen, um die Integration aufzubauen und zu stabilisieren.

Warnungen

Bei Kunden mit einem großen Transaktionsvolumen müssen Sie einen robusten Prozess berücksichtigen und aufbauen, um mögliche Ausnahmen zu verwalten, wenn Transaktionen aus funktionalen Gründen und nicht aus technischen Fehlern fehlschlagen.

Belege

In der Regel werden Quittungen von Coupa zu Oracle integriert, wenn Coupa für „Procure to Order“ verwendet wird, und die Rechnungsstellung erfolgt in Oracle. Belege werden zusammen mit Bestellungen an Oracle gesendet, damit ein 3-Wege-Abgleich auf der Rechnung in Oracle erfolgen kann.

Integrationsoptionen

• Coupa-Standard-Flachdateien
• Coupa-API