Manuel d'intégration NetSuite

 

                            

Flux de données et points d’intégration

P2P (offre groupée achat-paiement)

Le client disposant de Netsuite et utilisant Coupa pour son processus de facturation peut mettre en oeuvre l'offre groupée P2P de Coupa Netsuite qui inclut des données de référence (fournisseurs, segments de compte et données de transaction), des factures approuvées allant de Coupa à NetSuite et des données de transaction (paiements de factures allant de NetSuite à Coupa et Coupa). L’offre groupée P2P de Coupa Netsuite contient également l’intégration des notes de frais à Netsuite.

Les clients qui utilisent Coupa Pay peuvent facturer des frais par carte virtuelle pour le paiement des bons de commande de Coupa à Netsuite en tant que transactions par carte de crédit et des paiements de factures Coupa de Coupa à Netsuite en tant que paiements de factures fournisseur. (surligné en rouge sur le diagramme)

Dépenses (offre groupée achat-paiement)

Netsuite P2P + Scripts de lot de dépenses :

Fournisseur NetSuite vers les fournisseurs Coupa

Cette intégration permet de synchroniser les enregistrements des fournisseurs entre NetSuite et Coupa. NetSuite est le fournisseur maître et les enregistrements passent de NetSuite à Coupa. User Event Suitescript est utilisé pour capturer les événements « create » et « update », puis en fonction du type d'événement, un nouveau fournisseur est créé dans Coupa ou un fournisseur existant dans Coupa est mis à jour. Cette intégration est en temps réel car l'appel de l'API Coupa pour créer/mettre à jour le dossier fournisseur est appelé dès que l'événement utilisateur NetSuite est capturé. La fonction nlapiLoadRecord('fournisseur', enregistré) est utilisée pour lire l'enregistrement fournisseur NetSuite et la fonction nlapiRequestURL est utilisée pour effectuer un POST/PUT HTTP pour créer/mettre à jour l'enregistrement fournisseur dans Coupa.

Filiale NetSuite/Département/Classe/Compte GL/Emplacement vers les segments de compte Coupa

Cette intégration synchronise les segments de code de compte entre NetSuite et Coupa. NetSuite est le maître des différents segments comptables. Le plan comptable Coupa peut être configuré pour avoir plusieurs segments de compte, chaque segment étant associé à un objet individuel (Filiale/Département/Classe/Compte GL) dans NetSuite. Il existe un plan comptable Coupa créé par filiale, qui doit tirer parti de la fonctionnalité de comptabilité dynamique. User Event Suitescript est utilisé pour capturer les événements « create » et « update », puis en fonction du type d'événement, soit de nouveaux segments de compte sont créés, soit des segments de compte existants dans Coupa sont mis à jour. La fonction nlapiLoadRecord('filiale/compte/classification/département/emplacement', enregistré) est utilisée pour lire l'enregistrement NetSuite et la fonction nlapiRequestURL est utilisée pour effectuer un HTTP POST/PUT afin de créer/mettre à jour la combinaison de comptes dans Coupa.

Fournisseur Coupa SIM vers NetSuite

Cette intégration prend un enregistrement Coupa SIM et l'utilise pour créer ou mettre à jour un fournisseur dans NetSuite. Coupa SIM permet aux utilisateurs de mieux gérer les informations fournisseur grâce à l’interface utilisateur conviviale de Coupa. Il vous permet de demander des informations supplémentaires directement dans Coupa, tout en gardant l'ERP comme source de vérité pour les données des fournisseurs. Cette intégration est un script de suite programmé. Toutes les heures environ (en fonction de votre configuration), l'intégration recherchera tous les enregistrements SIM dans Coupa qui sont approuvés et n'ont pas été exportés. Il traitera ensuite chaque enregistrement SIM un par un et créera ou mettra à jour le fournisseur correspondant dans NetSuite. Dans le cadre de l'intégration SIM, les sous-enregistrements suivants sont transférés vers NetSuite : Contact principal, Adresses et Enregistrements de paiement bancaire. 

Taux de change de NetSuite vers Coupa

Cette intégration prend un taux de change Netsuite et crée un taux de change dans Coupa.  

Factures approuvées par Coupa (OK pour paiement) vers la facture fournisseur NetSuite

Cette intégration transfère les factures approuvées de Coupa vers NetSuite. L’intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Pendant chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour toute facture approuvée mais non exportée et crée une ou plusieurs factures fournisseur dans NetSuite. Une fois qu'une facture a été créée avec succès dans NetSuite, elle est marquée comme exportée dans Coupa. La fonction nlapiRequestURL est utilisée pour interroger Coupa et la fonction nlapiCreateRecord('vendorbill') est utilisée pour créer la facture fournisseur dans NetSuite. Pour chaque ligne de facture dans Coupa, une ligne de dépense est créée dans la facture fournisseur NetSuite. Toutes les transformations de données sont intégrées au script

Paiements de factures fournisseur NetSuite dans Coupa

Cette intégration met à jour le statut de paiement de la facture dans Coupa une fois que le paiement des factures fournisseur est effectué dans NetSuite. L’intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Au cours de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge NetSuite pour tout paiement de factures fournisseur à l'aide de la fonctionnalité de recherche NetSuite, puis met à jour le statut de paiement sur les factures Coupa. La fonction nlapiSearchRecord( 'vendorpayment', null, filters) est utilisée pour rechercher dans NetSuite des paiements de factures fournisseur et la fonction nlapiRequestURL est utilisée pour effectuer un HTTP PUT sur l'enregistrement de facture dans Coupa et mettre à jour le statut de paiement sur la facture.]

Remise dynamique CoupaPay (Coupa Pay)

Cette intégration place Netsuite Bill en mode « En attente de paiement » pour garantir que la facture ne peut pas être payée tant que la facture dans Coupa est prise en compte dans le fonds de roulement. Une fois que la remise pour paiement anticipé a été approuvée ou que la remise pour paiement anticipé a expiré dans Coupa pour la facture, l'intégration applique les conditions de paiement sur la facture dans Netsuite correspondant à la remise pour paiement anticipé approuvée dans Coupa et supprime l'indicateur « Bloquer le paiement ». L'intégration crée automatiquement des conditions de paiement Netsuite (comme "_DD_Terms_percent%_DueDays") pour soutenir ce processus.

Imputation des frais de carte virtuelle Coupa à la transaction par carte de crédit Netsuite (Coupa Pay)

Cette intégration introduit les frais virtuels pour les paiements de BC dans Netsuite en tant que transactions par carte de crédit. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Au cours de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour tout nouveau frais lié aux paiements de BC et crée une transaction par carte de crédit dans NetSuite. Pour chaque charge dans Coupa, une transaction par carte de crédit est créée dans NetSuite. Toutes les transformations de données sont intégrées au script

Paiements de factures Coupa vers Netsuite Vendor Bill Payment (Coupa Pay)

Cette intégration transfère les paiements de factures Coupa vers Netsuite en tant que paiements de factures fournisseur. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Au cours de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour tout nouveau paiement de facture et crée Vendor Bill Payments dans NetSuite. Si ce script est utilisé, le paramètre du script de facture "Coupa Pay Enabled" doit être défini sur Vrai pour que les factures payées à partir de Coupa soient marquées comme "En attente de paiement" dans Netsuite. Toutes les transformations de données sont intégrées au script.

Notes de frais approuvées par Coupa (OK pour payer) vers Note de frais NetSuite

Cette intégration permet de transférer les notes de frais approuvées de Coupa vers NetSuite. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Pendant chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour toute note de frais approuvée mais non exportée et crée une ou plusieurs notes de frais dans NetSuite. Une fois qu'une note de frais a été créée avec succès dans NetSuite, elle est marquée comme exportée dans Coupa. Les notes de frais exigent que les utilisateurs Coupa Expenses soient configurés dans NetSuite en tant qu'employés et que les catégories de notes de frais correspondent à une correspondance univoque. La fonction nlapiRequestURL est utilisée pour interroger Coupa et la fonction nlapiCreateRecord(« rapport de dépenses ») est utilisée pour créer la facture fournisseur dans NetSuite. Pour chaque ligne de dépenses dans Coupa, une ligne de dépenses est créée dans la note de frais NetSuite. Toutes les transformations de données sont intégrées au script.

Coupa Expense Report Payments (Paiement ER2ER) vers Netsuite Expense Payment (Coupa Pay)

Ce script d'intégration transfère les paiements Coupa Expense Report (ER2ER) vers Netsuite en tant que paiements de dépenses. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Au cours de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour les paiements de notes de frais terminés et crée Paiement de notes de frais dans NetSuite. Si ce script est utilisé, le paramètre du script Coupa ER2ER « Coupa Pay Enabled » doit être défini sur Vrai pour que les notes de frais payées à partir de Coupa soient marquées comme non approuvées dans Netsuite pour éviter tout paiement dans Netsuite. Toutes les transformations de données sont intégrées au script.

Notes de frais approuvées par Coupa (OK pour payer) à NetSuite Vendor Bill

Cette intégration transfère les notes de frais approuvées de Coupa vers NetSuite en tant que factures fournisseur. Cette intégration est utile si les clients souhaitent payer leurs employés dans une devise autre que la "devise comptable" de la filiale de l'employé dans NetSuite. Il s'agit d'un script planifié. Pour utiliser cette solution, vous devez vous assurer que les utilisateurs Coupa Expense sont configurés en tant que fournisseurs dans NetSuite. L'intégration peut sauter les notes de frais créées à partir des intégrations de cartes de crédit, si nécessaire. 

Coupa Expense Report Payments (ER2VB Payment) vers Netsuite Vendor Bill Payment (Coupa Pay)

Ce script d'intégration transfère les paiements Coupa Expense Report (ER2VB) vers Netsuite en tant que paiements de factures fournisseur. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Au cours de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour les paiements de notes de frais terminés et crée le paiement de factures fournisseur dans NetSuite. Si ce script est utilisé, le paramètre du script Coupa ER2VB « Coupa Pay Enabled » doit être défini sur Vrai pour que les factures fournisseur (créées pour les notes de frais Coupa) soient marquées comme « En attente de paiement » dans Netsuite pour éviter tout double paiement. Toutes les transformations de données sont intégrées au script.

 

P2O (offre groupée achat-commande)

Le client disposant de Netsuite et utilisant Coupa pour son processus d'achat (mais la facturation dans Netsuite) peut mettre en oeuvre l'offre groupée P2O de Coupa Netsuite qui inclut des données de base (fournisseurs, segments de compte et données de transaction - bon de commande et reçu/article) de Coupa à Netsuite.

Les clients utilisant Coupa Pay peuvent facturer des frais par carte virtuelle pour le paiement des bons de commande de Coupa à Netsuite en tant que transactions par carte de crédit.

Scripts de bundle P2O Netsuite :

Fournisseur NetSuite vers les fournisseurs Coupa

Cette intégration permet de synchroniser les enregistrements des fournisseurs entre NetSuite et Coupa. NetSuite est le fournisseur maître et les enregistrements passent de NetSuite à Coupa. User Event Suitescript est utilisé pour capturer les événements « create » et « update », puis en fonction du type d'événement, un nouveau fournisseur est créé dans Coupa ou un fournisseur existant dans Coupa est mis à jour. Cette intégration est en temps réel car l'appel de l'API Coupa pour créer/mettre à jour le dossier fournisseur est appelé dès que l'événement utilisateur NetSuite est capturé. La fonction nlapiLoadRecord('fournisseur', enregistré) est utilisée pour lire l'enregistrement fournisseur NetSuite et la fonction nlapiRequestURL est utilisée pour effectuer un POST/PUT HTTP pour créer/mettre à jour l'enregistrement fournisseur dans Coupa.

Filiale NetSuite/Département/Classe/Compte GL/Emplacement vers les segments de compte Coupa

Cette intégration synchronise les segments de code de compte entre NetSuite et Coupa. NetSuite est le maître des différents segments comptables. Le plan comptable Coupa peut être configuré pour avoir plusieurs segments de compte, chaque segment étant associé à un objet individuel (Filiale/Département/Classe/Compte GL) dans NetSuite. Il existe un plan comptable Coupa créé par filiale, qui doit tirer parti de la fonctionnalité de comptabilité dynamique. User Event Suitescript est utilisé pour capturer les événements « create » et « update », puis en fonction du type d'événement, soit de nouveaux segments de compte sont créés, soit des segments de compte existants dans Coupa sont mis à jour. La fonction nlapiLoadRecord('filiale/compte/classification/département/emplacement', enregistré) est utilisée pour lire l'enregistrement NetSuite et la fonction nlapiRequestURL est utilisée pour effectuer un HTTP POST/PUT afin de créer/mettre à jour la combinaison de comptes dans Coupa.

Fournisseur Coupa SIM vers NetSuite

Cette intégration prend un enregistrement Coupa SIM et l'utilise pour créer ou mettre à jour un fournisseur dans NetSuite. Coupa SIM permet aux utilisateurs de mieux gérer les informations fournisseur grâce à l’interface utilisateur conviviale de Coupa. Il vous permet de demander des informations supplémentaires directement dans Coupa, tout en gardant l'ERP comme source de vérité pour les données des fournisseurs. Cette intégration est un script de suite programmé. Toutes les heures environ (en fonction de votre configuration), l'intégration recherchera tous les enregistrements SIM dans Coupa qui sont approuvés et n'ont pas été exportés. Il traitera ensuite chaque enregistrement SIM un par un et créera ou mettra à jour le fournisseur correspondant dans NetSuite. Dans le cadre de l'intégration SIM, les sous-enregistrements suivants sont transférés vers NetSuite : Contact principal, Adresses et Enregistrements de paiement bancaire. 

Taux de change de NetSuite vers Coupa

Cette intégration prend un taux de change Netsuite et crée un taux de change dans Coupa.  

Imputation des frais de carte virtuelle Coupa à la transaction par carte de crédit Netsuite (Coupa Pay)

Cette intégration introduit les frais virtuels pour les paiements de BC dans Netsuite en tant que transactions par carte de crédit. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Au cours de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour tout nouveau frais lié aux paiements de BC et crée une transaction par carte de crédit dans NetSuite. Pour chaque charge dans Coupa, une transaction par carte de crédit est créée dans NetSuite. Toutes les transformations de données sont intégrées au script

Bons de commande Coupa vers Netsuite 

Ce script d’intégration introduit les bons de commande Coupa dans Netsuite. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Lors de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge (HTTP GET) Coupa pour le bon de commande dans les statuts nouveau/modifié/Clore provisoirement/Clôturé/Annulé.

Reçu de BC Coupa vers Netsuite 

Ce script d'intégration apporte le reçu de bon de commande Coupa à Netsuite. Cette intégration est exécutée en tant que script de suite programmé sur la plateforme SuiteCloud de NetSuite. Lors de chaque exécution planifiée, le script d'intégration interroge Coupa (HTTP GET) pour obtenir des reçus de BC dont le statut est nouveau/annulé.

 

Méthode d’intégration Netsuite Bundle

Coupa s’intègre de manière transparente à NetSuite à l’aide de l’API REST de Coupa et du Suitescript de NetSuite.

Coupa offre un accès riche et robuste pour lire, modifier ou intégrer des données via une API RESTful. Cette interface XML UTF-8 vous permet de créer, de mettre à jour et d'effectuer des actions sur des enregistrements individuels dans Coupa en effectuant un appel de demande HTTP.

Basé sur le JavaScript standard qui assure la portabilité et la productivité rapide des développeurs, SuiteScript offre des fonctionnalités complètes de script au niveau de l'application dans NetSuite. Suitescript fournit un ensemble complet de modèles de script flexibles pour répondre aux besoins de personnalisation, y compris des scripts basés sur des événements utilisateur et des scripts programmés.

Les intégrations Coupa NetSuite ont été conçues pour répondre et se conformer aux pratiques documentées en matière d'architecture, de développement, de confidentialité et de sécurité de la plateforme NetSuite Suite Cloud. Elles sont certifiées et approuvées par le programme « CONÇUESPOUR NETSUITE».

Le client ne doit pas modifier les scripts Coupa Netsuite Bundle. Les scripts modifiés ne seront pas pris en charge par le support Coupa.

 

 

Mappage de données groupées Netsuite

• Modèle_Mappages_de_données_NetSuite

Intégration et installation/mise à niveau/guide de configuration

Document sur l'intégration P2P de NetSuite v10.0.0.pdf(Dernière version du document 10.0.0 publiée le 22/08/2022)

Document sur l'intégration P2O de NetSuite v6.0.0.pdf(Dernière version du document 6.0.0, publié le 2022-08-22)

Note de version 

NetSuite+Bundle+Release+Notes_10.0.0.pdf(Dernière version du bundle Netsuite P2P 10.0.0, publiée le 07/09/2022)

Document sur l'intégration P2O de NetSuite v6.0.0.pdf(dernière version de l'offre combinée P2O de Netsuite 6.0.0, publiée le 07/09/2022)

Tableau de bord Netsuite Bundle

Les administrateurs NetSuite peuvent trouver l'onglet Centre Coupa ajouté à leur compte NetSuite. 

Netsuite Bundle Dashboard fournit

• Vue centralisée de la santé de tous les scripts de bundle Coupa Netsuite. Les administrateurs peuvent surveiller les erreurs et les avertir à un seul endroit sans accéder aux journaux de déploiement et d’exécution des scripts
• Rapports Coupa Built pour surveiller les transactions liées à l'offre groupée Netsuite.
• Surveillance de la version Netsuite

Manuel du tableau de bord Coupa NetSuite v 5.0.1.pdf

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Offre combinée P2P Netsuite 2022 - Plan de mise à jour

 

Package de test d’intégration Netsuite et étapes de passage à la production (MTP)

 

Les étapes suivantes doivent être exécutées pendant la mise en oeuvre de Coupa Netsuite Bundle

 

• TESTS - SANDBOX
  • Les scénarios de tests d'intégration des scripts pertinents doivent être exécutés pour garantir une configuration correcte de l'offre groupée Coupa Netsuite.  (Scénarios Coupa_NSBundle_P2P_Expenses_Integration_Testing_2.1.xlsx)

 

• MTP - MISE EN SERVICE DE LA PRODUCTION
  • Le ticket d'assistance Coupa doit être créé 2 semaines avant le lancement. Les cochés doivent inclure :
    • Validation UAT de l'intégration par le client par e-mail
    • Scénarios de test d'intégration complétés/remplis comme preuve de réussite de l'intégration UAT.  (Scénarios Coupa_NSBundle_P2P_Expenses_Integration_Testing_2.1.xlsx)
    • Capture d'écran de chaque paramètre de déploiement de scripts déployé