Playbook zur Integration von NetSuite

 

                            

Datenfluss und Integrationspunkte

P2P (Purchase-to-Pay-Paket)

Kunden, die Netsuite haben und Coupa für ihren Rechnungsstellungsprozess verwenden, können das Coupa Netsuite P2P-Paket implementieren, das Stammdaten - Lieferanten, Kontosegmente und Transaktionsdaten - genehmigte Rechnungen, die von Coupa in NetSuite gehen, und Transaktionsdaten - Rechnungszahlungen, die von NetSuite in Coupa und Coupa kommen, enthält. Coupa Netsuite P2P-Paket enthält auch die Integration von Spesenabrechnungen in Netsuite.

Kunden, die Coupa Pay verwenden, können Virtual-Card-Gebühren für die Bezahlung von Coupa nach Netsuite als Kreditkartentransaktionen und Coupa-Rechnungszahlungen von Coupa nach Netsuite als Rechnungszahlungen von Lieferanten in Rechnung stellen. (rot hervorgehoben im Diagramm)

Ausgaben (Purchase-to-Pay-Paket)

Netsuite P2P + Ausgabenpaket-Skripte:

NetSuite-Anbieter für Coupa-Lieferanten

Diese Integration synchronisiert Lieferantendatensätze zwischen NetSuite und Coupa. NetSuite ist der Anbieter-Master und die Datensätze fließen von NetSuite in Coupa. Das Benutzerereignis-Suitescript wird verwendet, um die Ereignisse "Erstellen" und "Aktualisieren" zu erfassen, und dann wird basierend auf dem Ereignistyp entweder ein neuer Lieferant in Coupa erstellt oder ein vorhandener Lieferant in Coupa aktualisiert. Diese Integration erfolgt in Echtzeit, wenn der Coupa-API-Aufruf zum Erstellen/Aktualisieren des Lieferantendatensatzes aufgerufen wird, sobald das NetSuite-Benutzerereignis erfasst wird. Die Funktion nlapiLoadRecord('vendor', recordid) wird verwendet, um den NetSuite-Anbieterdatensatz zu lesen, und die Funktion nlapiRequestURL wird verwendet, um einen HTTP-POST/PUT auszuführen, um den Lieferantendatensatz in Coupa zu erstellen/zu aktualisieren.

NetSuite Filiale/Abteilung/Klasse/GL-Konto/Standort an Coupa-Kontosegmente

Diese Integration synchronisiert Kontocodesegmente zwischen NetSuite und Coupa. NetSuite ist der Master für die einzelnen Buchhaltungssegmente. Der Coupa-Kontenplan kann so konfiguriert werden, dass er über mehrere Kontosegmente verfügt, wobei jedes Segment einem einzelnen Objekt (Filiale/Abteilung/Klasse/GL-Konto) in NetSuite zugeordnet ist. Pro Tochtergesellschaft wurde ein Coupa-Kontenplan erstellt, der die Funktion "Dynamische Buchhaltung" nutzen sollte. Das Benutzerereignissuitescript wird verwendet, um die Ereignisse "Erstellen" und "Aktualisieren" zu erfassen, und dann werden basierend auf dem Ereignistyp entweder neue Kontosegmente erstellt oder vorhandene Kontosegmente in Coupa aktualisiert. Die Funktion nlapiLoadRecord('subsidiär/Konto/Klassifizierung/Abteilung/Standort', Datensatz) wird verwendet, um den NetSuite-Datensatz zu lesen, und die Funktion nlapiRequestURL wird verwendet, um einen HTTP-POST/PUT auszuführen, um die Kontokombination in Coupa zu erstellen/zu aktualisieren.

Coupa SIM an NetSuite-Anbieter

Diese Integration verwendet einen Coupa SIM-Datensatz, um einen Anbieter in NetSuite zu erstellen oder zu aktualisieren. Coupa SIM ermöglicht es Benutzern, Lieferanteninformationen mithilfe der benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche von Coupa besser zu verwalten. Sie können zusätzliche Lieferanteninformationen direkt in Coupa anfordern und dabei das ERP als Quelle der Wahrheit für Lieferantendaten behalten. Diese Integration ist ein geplantes Kode-Script. Etwa jede Stunde (abhängig von Ihrer Konfiguration) sucht die Integration nach allen SIM-Datensätzen in Coupa, die genehmigt sind und nicht exportiert wurden. Anschließend wird jeder SIM-Datensatz einzeln verarbeitet und der entsprechende Anbieter in NetSuite erstellt oder aktualisiert. Im Rahmen der SIM-Integration werden die folgenden Teildatensätze in NetSuite übernommen: Primärer Kontakt, Adressen und Bankzahlungsdatensätze. 

Wechselkurs von NetSuite zu Coupa

Diese Integration verwendet Netsuite-Wechselkurse und erstellt einen Wechselkurs in Coupa.  

Von Coupa genehmigte (OK-to-Pay) Rechnungen an NetSuite-Lieferantenrechnung

Durch diese Integration werden genehmigte Rechnungen von Coupa in NetSuite übernommen. Die Integration wird als zeitgesteuertes Codeskript auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach genehmigten, aber nicht exportierten Rechnungen ab und erstellt in NetSuite Lieferantenrechnungen. Sobald eine Rechnung in NetSuite erfolgreich erstellt wurde, wird sie in Coupa als exportiert markiert. Die Funktion nlapiRequestURL wird zum Abfragen von Coupa verwendet und die Funktion nlapiCreateRecord('vendorbill') wird zum Erstellen der Lieferantenrechnung in NetSuite verwendet. Für jede Rechnungsposition in Coupa wird eine Ausgabenposition in der NetSuite-Lieferantenrechnung erstellt. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt

NetSuite Vendor Rechnungszahlungen in Coupa

Diese Integration aktualisiert den Zahlungsstatus der Rechnung in Coupa, sobald die Zahlung der Lieferantenrechnung in NetSuite erfolgt ist. Die Integration wird als zeitgesteuertes Codeskript auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript NetSuite mithilfe der NetSuite-Suchfunktion nach Rechnungen aller Anbieter ab und aktualisiert dann den Zahlungsstatus auf den Coupa-Rechnungen. Die Funktion nlapiSearchRecord('vendorpayment', null, filters) wird verwendet, um NetSuite nach Lieferantenrechnungszahlungen zu durchsuchen, und die Funktion nlapiRequestURL wird verwendet, um eine HTTP-PUT für den Rechnungsdatensatz in Coupa auszuführen und den Zahlungsstatus auf der Rechnung zu aktualisieren.]

Dynamische Skontierung in CoupaPay (Coupa Pay)

Diese Integration setzt Netsuite Bill auf "Zahlung sperren", um sicherzustellen, dass Rechnungen nicht bezahlt werden können, während die Rechnung in Coupa unter Berücksichtigung des Betriebskapitals steht. Sobald der Skonto für frühzeitige Zahlung genehmigt wurde oder der Skonto in Coupa für die Rechnung abgelaufen ist, wendet die Integration die Zahlungsbedingung auf die Rechnung in Netsuite an, die mit dem genehmigten Skonto in Coupa übereinstimmt, und entfernt die Markierung "Zahlung anhalten". Die Integration erstellt Netsuite-Zahlungsbedingungen automatisch (wie "_DD_Terms_Percentage%_DueDays"), um diesen Prozess zu unterstützen.

Coupa Virtual Card belastet Netsuite-Kreditkartentransaktion (Coupa Pay)

Diese Integration bringt virtuelle Gebühren für Bestellzahlungen als Kreditkartentransaktionen in Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach neuen Gebühren im Zusammenhang mit Bestellzahlungen ab und erstellt eine Kreditkartentransaktion in NetSuite. Für jede Gebühr in Coupa wird in der NetSuite eine Kreditkartentransaktion erstellt. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt

Coupa Rechnungszahlungen an Netsuite Vendor Bill Payment (Coupa Pay)

Diese Integration bringt Coupa Invoice Payments als Lieferanten-Rechnungszahlungen zu Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach neuen Rechnungszahlungen ab und erstellt in NetSuite Rechnungen von Anbietern. Wenn dieses Skript verwendet wird, muss der Parameter "Coupa Pay aktiviert" für das Rechnungsskript "Genehmigte Rechnung (OkToPay) von Coupa auf "wahr" gesetzt werden, damit aus Coupa bezahlte Rechnungen in Netsuite als "Zahlung sperren" markiert werden. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt.

Coupa genehmigte (OK, um zu zahlen) Ausgabenberichte an NetSuite-Ausgabenbericht

Durch diese Integration werden genehmigte Ausgabenberichte von Coupa in NetSuite übernommen. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach genehmigten, aber nicht exportierten Ausgabenberichten ab und erstellt Ausgabenberichte in NetSuite. Sobald ein Ausgabenbericht in NetSuite erfolgreich erstellt wurde, wird er in Coupa als exportiert markiert. Die Ausgabenberichte erfordern, dass Coupa-Ausgabenbenutzer in NetSuite als Mitarbeiter eingerichtet werden und dass die Ausgabenkategorien eine 1:1-Übereinstimmung aufweisen. Die Funktion nlapiRequestURL wird verwendet, um Coupa abzufragen, und die Funktion nlapiCreateRecord("expenseReport") wird verwendet, um die Lieferantenrechnung in NetSuite zu erstellen. Für jede Ausgabenposition in Coupa wird im NetSuite-Ausgabenbericht eine Ausgabenposition erstellt. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt.

Coupa Expense Report Payments (ER2ER Payment) an Netsuite Expense Payment (Coupa Pay)

Dieses Integrationsskript bringt Coupa Expense Report (ER2ER)-Zahlungen als Ausgabenzahlungen an Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach abgeschlossenen Spesenabrechnungszahlungen ab und erstellt die Ausgabenzahlung in NetSuite. Wenn dieses Skript verwendet wird, muss der Coupa ER2ER-Skriptparameter "Coupa Pay aktiviert" auf "wahr" gesetzt werden, damit von Coupa bezahlte Ausgabenberichte in Netsuite als nicht genehmigt markiert werden, um eine Zahlung in Netsuite zu vermeiden. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt.

Coupa genehmigte (OK, um zu bezahlen) Ausgabenberichte an NetSuite-Lieferantenrechnung

Durch diese Integration werden genehmigte Ausgabenberichte von Coupa als Lieferantenrechnungen in NetSuite übernommen. Diese Integration ist nützlich, wenn Kunden ihre Mitarbeiter in einer anderen Währung als der "funktionalen Währung" der Tochtergesellschaft des Mitarbeiters in NetSuite bezahlen möchten. Es handelt sich um ein geplantes Koffer-Script. Um diese Lösung zu verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Coupa Expense-Benutzer als Anbieter in NetSuite eingerichtet sind. Die Integration kann auf Wunsch Ausgabenberichte überspringen, die aus Kreditkartenintegrationen erstellt wurden. 

Coupa Expense Report Payments (ER2VB Payment) an Netsuite Vendor Bill Payment (Coupa Pay)

Dieses Integrationsskript bringt Coupa Expense Report (ER2VB)-Zahlungen als Lieferanten-Rechnungszahlungen an Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach abgeschlossenen Spesenabrechnungszahlungen ab und erstellt in NetSuite die Zahlung der Lieferantenrechnung. Wenn dieses Skript verwendet wird, muss der Coupa ER2VB-Skriptparameter "Coupa Pay aktiviert" auf "wahr" gesetzt werden, damit Lieferantenrechnungen (erstellt für Coupa-Ausgabenberichte) in Netsuite als "Zahlung sperren" markiert werden, um Doppelzahlungen zu vermeiden. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt.

 

P2O (Purchase-to-Order-Paket)

Kunden, die Netsuite haben und Coupa für ihren Einkaufsprozess nutzen (aber die Rechnungsstellung in Netsuite), können das Coupa Netsuite P2O-Paket implementieren, das Stammdaten - Lieferanten, Kontosegmente und Transaktionsdaten - Bestellung und Wareneingang/Artikel - von Coupa bis Netsuite enthält.

Kunden, die Coupa Pay verwenden, können Virtual-Card-Gebühren für die Bezahlung von Coupa an Netsuite als Kreditkartentransaktionen in Rechnung stellen.

Netsuite P2O-Paket-Skripte:

NetSuite-Anbieter für Coupa-Lieferanten

Diese Integration synchronisiert Lieferantendatensätze zwischen NetSuite und Coupa. NetSuite ist der Anbieter-Master und die Datensätze fließen von NetSuite in Coupa. Das Benutzerereignis-Suitescript wird verwendet, um die Ereignisse "Erstellen" und "Aktualisieren" zu erfassen, und dann wird basierend auf dem Ereignistyp entweder ein neuer Lieferant in Coupa erstellt oder ein vorhandener Lieferant in Coupa aktualisiert. Diese Integration erfolgt in Echtzeit, wenn der Coupa-API-Aufruf zum Erstellen/Aktualisieren des Lieferantendatensatzes aufgerufen wird, sobald das NetSuite-Benutzerereignis erfasst wird. Die Funktion nlapiLoadRecord('vendor', recordid) wird verwendet, um den NetSuite-Anbieterdatensatz zu lesen, und die Funktion nlapiRequestURL wird verwendet, um einen HTTP-POST/PUT auszuführen, um den Lieferantendatensatz in Coupa zu erstellen/zu aktualisieren.

NetSuite Filiale/Abteilung/Klasse/GL-Konto/Standort an Coupa-Kontosegmente

Diese Integration synchronisiert Kontocodesegmente zwischen NetSuite und Coupa. NetSuite ist der Master für die einzelnen Buchhaltungssegmente. Der Coupa-Kontenplan kann so konfiguriert werden, dass er über mehrere Kontosegmente verfügt, wobei jedes Segment einem einzelnen Objekt (Filiale/Abteilung/Klasse/GL-Konto) in NetSuite zugeordnet ist. Pro Tochtergesellschaft wurde ein Coupa-Kontenplan erstellt, der die Funktion "Dynamische Buchhaltung" nutzen sollte. Das Benutzerereignissuitescript wird verwendet, um die Ereignisse "Erstellen" und "Aktualisieren" zu erfassen, und dann werden basierend auf dem Ereignistyp entweder neue Kontosegmente erstellt oder vorhandene Kontosegmente in Coupa aktualisiert. Die Funktion nlapiLoadRecord('subsidiär/Konto/Klassifizierung/Abteilung/Standort', Datensatz) wird verwendet, um den NetSuite-Datensatz zu lesen, und die Funktion nlapiRequestURL wird verwendet, um einen HTTP-POST/PUT auszuführen, um die Kontokombination in Coupa zu erstellen/zu aktualisieren.

Coupa SIM an NetSuite-Anbieter

Diese Integration verwendet einen Coupa SIM-Datensatz, um einen Anbieter in NetSuite zu erstellen oder zu aktualisieren. Coupa SIM ermöglicht es Benutzern, Lieferanteninformationen mithilfe der benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche von Coupa besser zu verwalten. Sie können zusätzliche Lieferanteninformationen direkt in Coupa anfordern und dabei das ERP als Quelle der Wahrheit für Lieferantendaten behalten. Diese Integration ist ein geplantes Kode-Script. Etwa jede Stunde (abhängig von Ihrer Konfiguration) sucht die Integration nach allen SIM-Datensätzen in Coupa, die genehmigt sind und nicht exportiert wurden. Anschließend wird jeder SIM-Datensatz einzeln verarbeitet und der entsprechende Anbieter in NetSuite erstellt oder aktualisiert. Im Rahmen der SIM-Integration werden die folgenden Teildatensätze in NetSuite übernommen: Primärer Kontakt, Adressen und Bankzahlungsdatensätze. 

Wechselkurs von NetSuite zu Coupa

Diese Integration verwendet Netsuite-Wechselkurse und erstellt einen Wechselkurs in Coupa.  

Coupa Virtual Card belastet Netsuite-Kreditkartentransaktion (Coupa Pay)

Diese Integration bringt virtuelle Gebühren für Bestellzahlungen als Kreditkartentransaktionen in Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach neuen Gebühren im Zusammenhang mit Bestellzahlungen ab und erstellt eine Kreditkartentransaktion in NetSuite. Für jede Gebühr in Coupa wird in der NetSuite eine Kreditkartentransaktion erstellt. Alle Datentransformationen werden im Skript erstellt

Coupa-Bestellungen an Netsuite 

Dieses Integrationsskript bringt Coupa Purchase Orders zu Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach Bestellungen mit dem Status "Neu/Geändert/Soft-Close/Geschlossen/Storniert" ab.

Coupa-Bestellbeleg an Netsuite 

Dieses Integrationsskript bringt Coupa PO Receipt zu Netsuite. Diese Integration wird auf der SuiteCloud-Plattform von NetSuite als zeitgesteuertes Skript ausgeführt. Während jeder geplanten Ausführung fragt das Integrationsskript (HTTP GET) Coupa nach Bestellbelegen mit neuen/ungültigen Status ab.

 

Netsuite-Paketintegrationsmethode

Coupa lässt sich nahtlos mit NetSuite integrieren, indem die Coupa REST-API und das SuiteScript von NetSuite verwendet werden.

Coupa bietet umfassenden, robusten Zugriff zum Lesen, Bearbeiten oder Integrieren von Daten über eine RESTful-API.  Diese UTF-8-XML-basierte Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, einzelne Datensätze in Coupa zu erstellen, zu aktualisieren und Aktionen für sie durchzuführen, indem Sie einen HTTP-Anforderungsaufruf durchführen.

SuiteScript basiert auf dem Branchenstandard JavaScript, der die Portabilität und schnelle Entwicklerproduktivität gewährleistet, und ermöglicht umfassende Skriptfunktionen auf Anwendungsebene in ganz NetSuite. Suitescript bietet eine vollständige Reihe von flexiblen Skriptmodellen, die Anpassungsanforderungen unterstützen, einschließlich benutzerereignisbasierter Skripts und geplanter Skripts.

Die Integrationen von Coupa NetSuite wurden entwickelt, um die dokumentierten Praktiken für Architektur, Entwicklung, Datenschutz und Sicherheit der NetSuite Suite Cloud-Plattform zu erfüllen und einzuhalten. Sie wurden vom Programm "BUILT FOR NETSUITE" zertifiziert und genehmigt.

Die Coupa Netsuite-Paket-Skripte sollten vom Kunden nicht geändert werden. Geänderte Skripte werden vom Coupa-Support nicht unterstützt.

 

 

NetSuite Bündeldatenzuordnung

• NetSuite_Data_Mappings_Template

Integrations- und Installations-/Upgrade-/Konfigurationshandbuch

NetSuite P2P-Integrationsdokument v10.0.0.pdf (neueste Version 10.0.0 veröffentlicht 2022-08-22)

NetSuite P2O-Integrationsdokument v6.0.0.pdf (Letztes Dokument Version 6.0.0, veröffentlicht 2022-08-22)

Versionshinweis 

NetSuite+Paket+Version+Notizen_10.0.0.pdf (Letztes Netsuite P2P-Paket Version 10.0.0 , veröffentlicht 2022-09-07)

NetSuite P2O-Integrationsdokument v6.0.0.pdf (Letztes Netsuite P2O-Paket Version 6.0.0, veröffentlicht 2022-09-07)

Netsuite Paket-Dashboard

NetSuite-Administratoren können die Registerkarte Coupa Center finden, die ihrem NetSuite-Konto hinzugefügt wurde. 

Netsuite Bundle-Dashboard bietet

• Zentralisierte Ansicht für alle Coupa Netsuite-Skriptpakete. Administratoren können Fehler und Warnungen an einem Ort überwachen, ohne jedes Skriptbereitstellungs- und Ausführungsprotokoll aufrufen zu müssen
• Coupa Built-Berichte zur Überwachung von Transaktionen im Zusammenhang mit dem Netsuite-Paket.
• NetSuite-Paketversion überwachen

Coupa NetSuite Dashboard-Handbuch v 5.0.1.pdf

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Release-Plan 2022 P2P Netsuite-Paket

 

NetSuite-Paket-Integrationstestpaket und Schritte zum Übergang zur Produktion (MTP)

 

Die folgenden Schritte müssen während der Implementierung des Coupa Netsuite-Pakets ausgeführt werden

 

• TESTEN - SANDBOX
  • Relevante Szenarien für Skriptintegrationstests müssen ausgeführt werden, um die richtige Konfiguration des Coupa Netsuite-Pakets sicherzustellen.  (  Coupa_NSBundle_P2P_Expenses_Integration_Testing Scenarios_2.1.xlsx )

 

• MTP - PRODUKTIONS-GO-LIVE
  • Das Coupa Support-Ticket muss 2 Wochen vor GO-LIVE erstellt werden. Markiert werden müssen:
    • Integration UAT-Unterzeichnung durch Kunden per E-Mail
    • Abgeschlossenes/ausgefülltes Integrationstestszenario-Dokument als Nachweis für eine erfolgreiche Integration von UAT.  ( Coupa_NSBundle_P2P_Expenses_Integration_Testing Scenarios_2.1.xlsx )
    • Screenshot der Bereitstellungsparameter der bereitgestellten Skripts