Rechnungen anzeigen und verwalten

Klicken Sie im Hauptmenü auf die Registerkarte Rechnungen. Die Seite Rechnungen wird angezeigt.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Kunden auswählen in der oberen rechten Ecke den Kunden aus, dessen Rechnungen angezeigt werden sollen. 

Die Tabelle Rechnungen enthält die folgenden Informationen für alle Rechnungen, die Sie an den ausgewählten Kunden gesendet haben.

Spalte	Beschreibung
Rechnungs-Nr.	Von Coupa generierte Rechnungsnummer. Klicken Sie darauf, um die Rechnung anzuzeigen.
Erstellungsdatum	Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Status	Aktueller Status der Rechnung. Weitere Informationen finden Sie unten in der Liste der Rechnungsstatus.
Bestellung Nr.	Von Coupa generierte Bestellnummer für die Bestellung, auf der die Rechnung basiert. Klicken Sie darauf, um die Bestellung anzuzeigen.
Insgesamt	Gesamtbetrag der Rechnung. Wenn Ihre Kunden die länderkonforme Rechnungsstellung verwenden und die entsprechende Feldeinstellung aktiviert haben, wird auf rechtsgültigen Rechnungen (PDFs) auch der Abschnitt Gesamt mit Skonto mit diskontierten Gesamtbeträgen angezeigt.
Unbeantwortete Kommentare	Ihre Kommentare zur Rechnung für Ihren Kunden. Außerdem die Kommentare Ihres Kunden, auf die Sie antworten müssen. Sie können alle Kommentare Ihres Kunden einsehen oder Ihre Kommentare für den Kunden hinzufügen, wenn Sie die Rechnung öffnen.
Grund für Anfechtung	Der Grund Ihres Kunden für die Anfechtung der Rechnung.
Aktionen	Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten() oder Löschen (), um eine Rechnung zu bearbeiten oder zu löschen. Sie können nur Rechnungen im Status „Entwurf“ bearbeiten oder löschen.

 Rechnungen können die folgenden Status haben:

Oberhalb der Tabelle finden Sie Anweisungen des Kunden, die z. B. Richtlinien oder Best Practices angeben.

Sie können die Tabelle nach Spalten filtern, mithilfe der Suchleiste nach einem Suchbegriff filtern oder auf die Dropdown-Liste Anzeigen klicken, um eine erweiterte Filterung durchzuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten erstellen.Benutzerdefinierte Ansichten erstellen">

Sie können die Rechnungstabelle im CSV- oder Excel-Format exportieren.

Wenn Ihre Kunden die länderkonforme Rechnungsstellung verwenden, können Sie alle rechtsgültigen Rechnungsanhänge (normalerweise PDFs) auch in einem Massenvorgang in eine komprimierte Datei () exportieren, indem Sie in der Dropdown-Liste Export nach die Option Rechtlich gültige Rechnung (ZIP) auswählen..zip

In einer grünen Meldungsleiste werden Sie wie folgt informiert: „Die von Ihnen angefragten Daten werden Ihnen in Kürze per E-Mail zugestellt.“

Beim Export von rechtsgültigen Rechnungen gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Rechnungen oder die Dateigröße. Weitere Informationen finden Sie unter Was bewirkt die Schaltfläche „Export nach“? unter FAQ zum CSP/Rechnungen. 

Online- und E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert. Wenn Sie also Ihre Online-Benachrichtigung für denrechtsgültigen Rechnungsexport nicht deaktivierthaben, erhalten Sie auch eine Benachrichtigung im CSP.Weitere Informationen finden Sie unterBenachrichtigungen anzeigen und verwalten.Benachrichtigungen anzeigen und verwalten">

Wenn Sie in der E-Mail oder in der Benachrichtigung im CSP auf die SchaltflächeRechtlich gültige Rechnungenherunterladen klicken, wird die komprimierte Datei auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Rechnungen angefochten

Rechnungen mit dem Status „Angefochten“ sind Rechnungen mit Informationen, mit denen Ihr Kunde nicht einverstanden ist, die geklärt werden müssen oder die er als falsch einstuft.

Wenn sich der Status einer Rechnung in „Angefochten“ ändert, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Rechnungsnummer, dem Datum der Anfechtung, dem Grund der Anfechtung und optional weiteren Kommentaren. Ihr Kunde kann Kommentare zur Rechnung hinterlassen, während diese sich im Status „Angefochten“ befindet.

Klicken Sie in der Tabelle Rechnungen auf die Rechnungsnummer oder auf die Schaltfläche Auflösen in der Spalte Aktionen für die angefochtene Rechnung, die Sie beilegen möchten. 

Um eine Anfechtung beizulegen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche unten in der Rechnung. Je nach Rechnungsart haben Sie folgende Möglichkeiten:

Standardmäßige elektronische Rechnung

• Ungültig machen

  Wenn eine Rechnung doppelt ausgestellt oder bereits über eine frühere Rechnung bezahlt wurde, machen Sie sie ungültig.

• Rechnung korrigieren

  Wenn eine Rechnung falsche Informationen enthält, korrigieren Sie diese. Wenn Sie eine korrigierte Rechnung übermitteln, können Sie dieselbe Rechnungsnummer verwenden.

Länderkonforme elektronische Rechnung

• Rechnung stornieren

  Wenn eine Rechnung doppelt ausgestellt wurde, erstellen Sie eine Gutschrift, um sie zu stornieren.Rechnung erstellen oder bearbeiten">

  Wenn eine Rechnung falsche Informationen (außer Preis oder Menge) enthält, z. B. einen falschen Steuersatz oder eine falsche Artikelbeschreibung, erstellen Sie eine Gutschrift, um sie zu stornieren, und stellen Sie eine neue, korrigierte Rechnung aus.Rechnung erstellen oder bearbeiten"> Die ursprüngliche Rechnung verbleibt im Status „Angefochten“ und die korrigierte Rechnung wird zur Genehmigung übermittelt.

  Warnung

  Die korrigierte Rechnung muss eine neue Nummer haben.

• Anpassen

  Wenn der Preis und/oder die Menge für Rechnungszeilen in einer Rechnung nicht korrekt ist/sind, stellen Sie eine Ausgleichsgutschrift (Teilgutschrift) aus, um sie zu korrigieren.Rechnung erstellen oder bearbeiten"> Im Fall von zurückgegebenen Waren oder wenn eine Rechnung bereits bezahlt wurde, können Sie auch die Menge der Gutschriftposition anpassen.

Wenn Ihr Kunde eine Rechnung irrtümlich anficht oder Sie die Anfechtung nicht beilegen möchten, kann Ihr Kunde die Anfechtung der Rechnung zurückziehen und diese verarbeiten.